Controllo di gestione. Report comprensibili e non episodici

La reportistica Aziendale, ovvero i documenti di sintesi delle attività o dei risultati di gestione periodica, sono un tormento sia per gli imprenditori che per i dirigenti.

Apparentemente semplice, il compito di redigere un report di sintesi delle attività è al contrario un esercizio notevolmente complesso.

Nella fattispecie della reportistica del controllo di gestione o dell’analisi dei costi, per prima cosa è necessario:

• disporre di dati esatti, non ripresi unicamente dalla contabilità;
• detenere una notevole capacità di sintesi;
• conoscere bene l’Azienda ed i suoi clienti;
• avere familiarità nell’utilizzo dei flow cart di elaborazione sintetica dei dati;
• saper scrivere in italiano (esercizio sempre meno diffuso);
• conoscere le necessità del management che li richiede;
• parlare e scrivere in diversi linguaggi in base al soggetto al quale sono rivolti.

Conosco imprenditori che si esprimono solo in dialetto e dispongono di pochissimi vocaboli in italiano ma che sono in grado di compiere analisi di bilancio correttissime ed articolate avendone letto solo alcune parti.

Ma conosco anche tantissimi imprenditori e manager che parlano lingue straniere sono appassionati di matematica e dispongono di titoli accademici elevati, ma che quando guardano una matrice di analisi dei costi non ne conoscono la sua generazione ne hanno mai discusso la sua importazione con i dipendenti.

Attivare una corretta reportistica interna

Una corretta reportistica interna colma molte di queste lacune e risolve spesso tanti problemi di comunicazione dei dati interni alle Aziende.

Attivarla non è un’esercizio inutile o una perdita di tempo, vanno solo rispettati alcuni parametri fondamentali.

Non devi fare bella figura ma farti capire! Spesso sono sufficienti solo tre dati per descrivere un fenomeno o evidenziare una tendenza.

Dietro ogni dato o valutazione vi deve essere una analisi capillare del processo.

Ricorda sempre che chi hai di fronte vorrà conoscere l’origine dei dati e i calcoli che vi sono dietro; se non lo fa sta per cambiare Azienda.

Il grafico aiuta, ma se è accompagnato da una tabella di riferimento facilita la comunicazione.

Anche nelle imprese più grandi l’uso dei grafici è ormai limitato alla comunicazione esterna o alle convention aziendali; nella pratica di gestione ordinaria la tabella ed un suo sintetico commento rendono migliore il lavoro di gestione.