Cosa vuol dire mettere il cuore negli eventi?

Il settore dell’organizzazione di eventi, un po‘ come quello del calcio, è pieno di allenatori dilettanti che pensano di possedere la ricetta per vincere i Mondiali e la forma perfetta; ma  di là del bar sport è meglio che dei moduli e degli schemi si occupino i professionisti.

Come non condividere questa frase che ho trovato in un libretto acquistato un po’ di tempo fa e letto quest’estate. Chi organizza eventi conosce bene la frustrazione del chiacchiericcio che di falsi esperti che sanno sempre dove sbagli e come andrebbero fatte le cose, salvo poi scoprire che la loro visione è di superficie. Talvolta, lo confesso, capita anche a me: esprimo un parere a caldo, dico la mia, senza aver davvero raccolto un numero di informazioni tale da consentirmi un giudizio equilibrato. In fondo siamo un po’ tutti mister tuttologi.

Un libro sugli eventi

Il libretto in cui ho trovato questa frase si chiama “Organizzare eventi tra tecnica e cuore” e porta un sottotitolo ambizioso: manuale teorico pratico per ideare e realizzare ogni tipo di evento. Gli autori sono Pamela Tavalazzi e Paolo Regina.

Il sottotitolo è in effetti un po’ sfortunato. Questo libro non è un manuale. Basta scorrere l’indice per rendersi conto che affronta alcuni aspetti dell’organizzazione di eventi, ma non tutti (opera peraltro impossibile in una società contemporanea infestata di eventi dalla cultura allo sport, dalla promozione sociale al marketing aziendale).

Perché non comprare questo libro

Anche l’ordine dei temi non segue, almeno a me pare, una coerenza operativa: dalla scelta della “location” all’evento ecosostenibile, dal saper dire si o dire no ai partner, a come interpretare i segnali della comunicazione non verbale quando si incontra un committente, e poi, da facebook alla grafica del materiale promozionale c’è un po’ di tutto. Ecco direi che tutto ciò, anche nella lettura appare un po’ confuso. Un manuale dovrebbe guidarci dall’inizio alla fine, settore per settore. Esiste in questo senso un manuale che io adoro, ed è opera di australiani e affronta davvero tutti gli aspetti operativi e le diverse funzioni di un evento. Quello si è un signor manuale! (Lo trovate qui, nella mia biblioteca)

Dunque: se cercate una guida su come organizzare un evento, non comprate questo libro.

Perché comprare questo libro

Eppure, se organizzate eventi o ne volete organizzare, dovreste ciononostante comprarlo. Non è un paradosso, è che il sottotitolo svia, e forse sarebbe stato più esatto scrivere: consigli per realizzare ogni tipo di evento.

Il titolo è invece più efficace. E tuttavia, io l’ho comprato non per il titolo, ma perché tutto ciò che ha a che fare con la letteratura dell’organizzare eventi mi interessa e – confesso – un po’ di titubanza l’ho avuta per quella parola cuore, che oggi troppo sposso è vista come qualcosa di buonista, dove alla fine il bene e il buono prevalgono.

A scanso di equivoci: sono contenta di aver letto questo libro. Liberandomi dalla confusione che mi ha causato l’indice, alla fine rimane il cuore, l’anima, che mi piacere chiosare in questo modo: coerenza, onestà e etica.

Ulalà, se non è buonismo questo.

Per non essere stucchevole (non vorrei disorientare i miei lettori abituali), vi propongo  alcune frasi, che a mio avviso dicono molto di più di ciò che il titolo suggerisce.  Parlano di responsabilità verso sé stessi in quanto organizzatori, verso la committenza e verso il luogo che andiamo a invadere con la “festa”.

Il cuore del luogo, ovvero rispetto per il luogo.

La prima cosa da fare è andare sul luogo.

Vivere quel luogo, camminare per le sue strade, sentirlo nella testa e nel cuore, guardare la gente come si muove, come vive quel posto e poi osservare: ancora più semplicemente farsi permeare dal contesto …

L’importanza dei collaboratori

La forza e l’entusiasmo del team organizzativo si riflettono sull’evento e quindi sul risultato finale. Se la squadra è stanca o demotivata, il risultato è coerente con quel mood…

Ma attenzione, e questa nota è mia, non ha alcun senso organizzare incontri di motivazione. La motivazione è naturale se:

• Le responsabilità sono chiare
• La visione è condivisa
• I capi lavorano e non fanno i capi
• I singoli individui possono mettere dentro il lavoro di squadra le proprie qualità e vivere l’esperienza del lavoro e dell’evento imparando e crescendo

La responsabilità di lavorare fino alla fine

Quando accettiamo un lavoro portiamolo a termine – “fare il proprio dovere a costo di crepare” – scrive Enzo Bianchi – altrimenti non accettiamolo affatto. A volte si desiste solo se non siamo sicuri di essere in condizione di dar il meglio.

Può capitare di essere arruolati per organizzare un evento o coprirne un tassello. Prima di accettare, è bene valutare bene il contesto e la fattibilità. Meglio rifiutare se le condizioni non sono date, una volta accettata la sfida non si può tornare indietro. E capitato pure a me di aver accettato un incarico e la lusinga di essere chiamata in squadra ingenuamente mi ha fatto dire sì subito, senza condizioni. Poi mi sono trovata dentro una situazione molto complessa, difficilmente realizzabile e ho passato davvero notti insonne pensando che non ce l’avrei mai fatta. Alla fine ho tenuto duro, e ho letteralmente vinto. Ma l’esperienza mi ha insegnato che d’ora in avanti, prima di accettare un lavoro mi prenderò il tempo necessario per valutarne la fattibilità. Distruggersi per un evento, davvero, non ne vale la pena.

Le parole sono importanti

Non importa cosa organizziamo, un piccolo evento di provincia piuttosto che un grande evento, importa come facciamo il nostro lavoro e cosa comunichiamo, le parole che useremo.

Le parole non solo una bella confezione. Con le parole noi interagiamo con il mondo e dunque dal nome della manifestazione agli slogan a, non meno importante, il linguaggio che usiamo a livello di management, il nome che diamo alle funzioni deve essere chiaro. Per questo suggerisco di optare il più possibile per l’italiano, almeno siamo certi che ciò diciamo sarà compreso, senza fraintendimenti.

Ecco: questo libro, apparentemente leggero e delicato, andrebbe letto semplicemente per ricordarsi che se parliamo di cuore, parliamo di etica, di trasparenza, di onestà. Un evento è come una folata di vento che arriva e poi sparisce e affinché questo vento non sia un tornado distruttivo, ma una brezza nutriente, quello che Tavalazzi e Regina chiamano “cuore” non va mai sacrificato.

Altri consigli di lettura per l’organizzazione di eventi si trovano qui:

Sensbible Event Managenet – Biblioteca

 Immagine: http://www.pinterest.com/allthatjas/