Dimmi quante volte vai alla toilette e ti dirò come migliorare il tuo lavoro!

Nervosismo davanti al computer? Svogliatezza? Frustrazione? Serenità post vacanziera giá annullata? Vomito di mail che vi terrorizza? Il telefono squilla all’impazzata? Whatsapp segna la sua presenza come una goccia di un lavandino che perde? Bentornati al lavoro, mi verrebbe da dire, bentornati in ufficio!

Ma ecco: in genere, a settembre siamo tutti pieni di buoni propositi. Palestra, letture, cibo sano. E allora colgo l’occasione al balzo per raccontarvi la mia esperienza. Chissá  che magari non la vogliate mettere dentro il vostro programma dei buoni propositi post-estate. Ecco si, vi invito a cogliere lo spirito post vacanziero per fare un piccolo gioco con voi stessi e migliorare il vostro umore in ufficio.

Posso solo dire che non vendo oro, ma offro metodo e disciplina. Parole repellenti, ma credetemi: il processo è semplice, pure divertente e funziona. Io ne sono la prova vivente.

Ovviamente questo metodo non l’ho inventato. Mi è stato insegnato alla scuola di Management di Malik, e io l’ho semplicemente preso, adattato a me, e reso operativo. Oggi, raramente ho l’ansia di cose da fare. Raramente mi trovo travolta da mail, sms, telefono e visite in ufficio. Raramente. Cioè capita talvolta perché sono umana e umane sono le persone intorno a me, eppure oggi posso dire di essere davvero bene organizzata. E non lo dico con presunzione. Lo dico con gioia per un risultato raggiunto.

E per raggiungerlo, ho davvero dovuto anche contare quante volte al giorno andavo alla toilette!

Ecco perché:

Fase 1: osservarsi con una tabella

Prima d tutto, per migliorare la qualità del lavoro, bisogna capire come si gestisce di fatto il proprio tempo. Il modo più efficace, un po’ svizzero, è quello di compilare una tabella per 7 giorni lavorativi, ogni giorno, con – appunto – disciplina, riportando le seguenti informazioni.

• Ora di inizio attività
• Ora di fine attività
• Tipo di attività

Qui va messo dentro tutto, ogni volta che cambiamo azione, oggetto, attività, come avessimo un sensore che lo registra in automatico, noi lo dobbiamo scrivere.

Prendo un caffè? Lo scrivo.

Passa un collega e faccio un minuto di saluti? Lo scrivo

Vado su internet a vedere che tempo fa domani? Lo scrivo.

Vado alla toilette? Lo scrivo (ecco, appunto …)

Esempio di tabella per auto analizzare l’uso del proprio tempo in ufficio – fase 1: compilazione

Ogni cambio attività, sempre e tutto. Per sette giorni.

Pare una cosa mostruosa, ma credetemi, io mi sono divertita perché è come se mi fossi messa una mia telecamera e con occhio esterno avessi controllato cosa faccio dal momento in cui entro in ufficio.  Mi sono estraniata e mi sono osservata

E ho scoperto un sacco di cose. Ho scoperto che costantemente arrivava gente che io ascoltavo, che ogni volta che spostavo la testa, sbirciavo nella casella di posta elettronica, che indugiavo prima di mettermi a lavorare sul serio e intervallavo con piccole cose, cosi che ogni volta ci mettevo un po’ a ritrovare la concentrazione. E alla fine, pur essendo stata tutto il giorno in ufficio, ero distrutta, ma non avevo fatto altro che cosine, non di certo lavoro.

Tutto questo è stato chiaro quando ho analizzato la tabella, che costituisce  il passaggio successivo.

Fase 2: ogni attivitá appartiene a una categoria (e a un colore)

Una quarta colonna infatti l’ho compilata in fase di analisi e vi ho catalogato le attività:

• Job: cioè attività che rispondono al mio assignement e alla mia job description
• Attività: attività minori, diverse dal progetto, ma comunque da fare, riunioni, mail di lavoro
• Disturbo: telefonate in ricezione, sms, visite non in agenda
• Pausa: pranzo, caffè, toilette (si, anche la toilette!)

Esempio di tabella per auto analizzare l’uso del proprio tempo in ufficio – fase 2: categorizzazione

Fase 3: conteggio dei minuti e analisi del tempo

A ognuna di queste ho assegnato un colore, perché mi aiutano a visualizzare meglio. Poi ho fatto la somma dei minuti dedicati alle diverse categorie.

Esempio di tabella per auto analizzare l’uso del proprio tempo in ufficio – fase 3: conteggio del tempo

Sarà una sorpresa anche per voi, come lo è stato per me?

Risultato

In, diciamo 8 ore di lavoro, avevo circa un 40% di elementi di disturbo e un 30% di attività varie. Ciò significa che dedicavo meno del 30% (perché c‘è anche la pausa) al lavoro per cui sono pagata!

Gli elementi di disturbo sono quelli che nemmeno li noti, nemmeno te ne accorgi. Che vuoi che siano due chiacchiere con un collega apparso all’improvviso o la telefonata di un’amica o pure di un collega per questioni per nulla urgenti?

Facendo con rigore per 7 giorni questo screening ho scoperto che mi lasciavo disturbare di continuo, che il trillo del cellulare aveva il sopravvento su tutto, che destinavo lo spazio per il “job” ai buchi tra mail e telefono, visite e attività varie. E uscivo esasperata e frustrata dall’ufficio.

È stata questa tabella il mio punto di partenza per migliorare la qualità del mio lavoro e il mio grado di soddisfazione.

Oggi, il mio piano mensile e la mia agenda settimanale tengono conto di tutto ciò. Ma non basta. Mi sono dovuta educare e ho dovuto sensibilizzare chi mi sta intorno. Ma questo, come l’ho fatto, ve lo racconto nella prossima puntata.

Per ora, vi invito a auto-osservarvi. Vi meraviglerete di voi stessi! Se avete dei dubbi, scrivetemi. Sono ben lieta di aiutarvi a stare meglio al lavoro.