Email per cercare nuovi clienti: etiquette

Quando si entra in contatto con qualcuno, telefonicamente o di persona (o come vedremo via email), tutti noi tendiamo a seguire delle regole di buona creanza e di galateo, che vanno dal semplice buongiorno/buonasera a tutta una serie di convenevoli, al tono della nostra voce e via discorrendo. Con l’evolvere della tecnologia, l’interazione diretta tra due persone è però cambiata, passando da un confronto diretto (di persona o telefonica) a un confronto indiretto, via e-mail o chat. Questo cambio di approccio ha portato anche ad un cambio nella percezione del modo di porci, ovvero nel galateo: troppe volte, scrivendo una mail, dimentichiamo le buone maniere e ci relazioniamo anche con estranei in maniera spesso troppo diretta. In poche parole, non applichiamo alcuna etiquette.

Se in alcuni casi si può sorvolare o chiudere un occhio sul modo di presentarci via e-mail, nel caso della fotografia è fondamentale saper scrivere una e-mail, è vitale sapersi presentare seguendo tutta una serie di regole che permetteranno a chi riceve la mail di farsi un’opinione positiva del mittente, soprattutto se si tratta di un potenziale cliente. Facciamo un esempio: se mi mandate una mail che comincia “Ciao Beppe, come stai?”, state tranquilli che mi limiterò a leggere solo questo rigo prima di cestinare la mail stessa.

By: kimubert – CC BY 2.0

Contatto email diretto

Un modo sicuro per aumentare la probabilità di ottenere una risposta alla vostra email è quello inviare una mail ad una persona piuttosto che alla mail generica, per esempio di una casa editrice. Quando visitate, ad esempio, il sito web si un qualsiasi editore, studio di modelle, sito di fotografia o qualunque altra categoria, troverete tra i contatti la mail generica (del tipo info@sitoweb) ed un numero di telefono. Molte persone prendono quell’indirizzo email generico e mandano le loro email: ma sarete uno di tanti, di tantissimi a farlo. E le probabilità di essere ignorati saranno molto alte. Al contrario, ciò che andrebbe fatto è prendere il numero di telefono, comporlo e parlare con la persona all’altro capo del “filo”: chiedete quindi dettagli sulla persona da contattare per un particolare argomento (probabilmente, se vi interessa vendere delle fotografie ad un giornale, ci sarà una persona preposta all’analisi delle immagini, chiedete quindi il suo recapito email). Mandate quindi una mail personalizzata a quest’indirizzo: avrete molte più probabilità di essere letti e di ricevere una risposta.

Ovviamente, prima di chiamare, pianificate ciò che volete dire (magari scrivetevi una serie di frasi su un foglio di carta) a chi vi risponderà e siate molto precisi nel chiedere le informazioni di contatto che vi servono (evitate di dire: “esiste qualcuno che valuta le foto..:”, ma dite: “Potrei cortesemente avere il riferimento di…”).

Sappiate con chi state dialogando

Fare un po’ di ricerca sulla persona con cui avrete a che fare: è una tecnica molto utile per valutare il carattere della persona con cui andrete a parlare/scrivere. LinkedIn è uno dei siti più utili per conoscere il vostro interlocutore:  in pochi click è possibile visualizzare il titolo di lavoro, quanto tempo ha lavorato per l’azienda, l’esperienza pregressa e, probabilmente anche una foto. La presenza di una foto è particolarmente importante in quanto è possibile determinare il tipo di approccio: se l’interlocutore ha più o meno la nostra età, possiamo impostare la conversazione su di un tono più o meno colloquiale, cosa che può essere importante per rompere il ghiaccio. Se al contrario c’è una bella differenza di età o se l’interlocutore ricopre una carica molto alta nell’azienda, una email formale è la soluzione.

Tenere Tutti nel Loop

L’uso del CC (ovvero della copia carbone) è qualcosa che spesso non viene usata. Se ricevete una risposta e in copia c’è un ulteriore indirizzo, non fate l’errore enorme di rispondere esclusivamente a chi vi ha scritto ma rispondete a tutti. Se il vostro interlocutore ha messo in copia qualcun altro, allora questi vuole che quel qualcun altro partecipi alla discussione. Eliminarlo di vostra iniziativa significa darvi la zappa sui piedi. E’ una pratica comune che in una discussione email compaiano più figure: vuoi che sia il capo della persona contatta o il rappresentante delle pubbliche relazioni, agenti, produttori, stilisti, truccatori, sono tutte figure fondamentali che possono o non possono decretare il successo del vostro contatto.

Ricordate infine che esiste anche il campo BCC, ovvero copia nascosta. In questo campo possono essere inserite persone che ricevono copia della mail ma che non sono visibili nell’elenco delle persone a cui la mail è stata mandata: evitate di scrivere qualcosa di compromettente, in quanto non potete mai essere sicuri di chi o quanti riceveranno la vostra mail (a parte il fatto che una mail può sempre essere inoltrata…).

Evitare di essere negativi

Focus sugli aspetti positivi, evitate i negativi. Sempre e senza eccezioni, soprattutto con qualcuno che non conoscete personalmente. Il vostro intento è vendere qualcosa o voi stessi. Ed un compratore ha bisogno di fidarvi di voi, di poter contare su di voi. Se nella mail infilate parole come ad esempio “purtroppo” o “Ho paura”, allora darete un’impressione negativa di voi stessi, giocandovi non poche possibilità (ma perché dovete instillare dubbi nella mente del vostro interlocutore?).

Al contrario, essere umili è qualcosa che funziona. Gli arroganti, i troppo sicuri di se non piacciono. Evitate quindi di esagerare, non ergetevi al miglior fotografo che si possa trovare sulla pizza ma mirate al vostro obiettivo, sapendo che c’è e vi sarà una certa competizione con fotografi alla vostra stregua o anche più bravi. Essere arroganti è una cosa, evidenziare i vostri punti di forza è un’altra: se il primo approccio è sbagliato, il secondo è corretto, senza ovviamente esagerare.

Manipolazione degli allegati

Comprimere comprimere comprimere. Quando allegate una foto, considerate l’utilizzo di software o siti che possano comprimervi immagini o allegati PDF. Soluzioni online gratuite quali SmallPdf o JPEG Compress, ad esempio,  vi permettono di spendere zero euro per il software ma guadagnare parecchi Kbyte o MegaByte sugli allegati che volete spedire. Email con allegati grandi vengono eliminate con una maggiore frequenza, proprio per fare spazio nella casella di posta elettronica o sul proprio computer.

Ove possibile, inviate dei link invece che degli allegati: link al proprio sito web, alla propria galleria, alla propria raccolta di immagini. Se dovete inviare delle immagini al cliente per una revisione, piuttosto che allegarle (visto che saranno sicuramente importanti in termini di dimensioni) usate dei sistemi di file sharing quali DropBox o WeTransfer: in questo modo farete un piacere al destinatario della vostra mail.

Utilizzare una firma

Firmate sempre le  e-mail. E’ solo una piccola aggiunta, da farsi una volta e che poi sarà automaticamente impiegata per tutti i vostri messaggi ed è fondamentale per farvi conoscere. Nella firma, oltre ai vostri contatti, inserite il vostro sito web, i vostri social media e altre informazioni importanti. Non esagerate ovviamente, limitate la firma a poche righe, chiare e senza fronzoli.

La presenza di una firma permette al destinatario di trovare a colpo d’occhio (ed in tutte le email) i vostri riferimenti, semplificandogli non poco la vita se ha intenzione di contattarvi.

Altri suggerimenti

Controllate sempre la vostra casella di posta, soprattutto la cartella spam. Alle volte succede che alcuni messaggi importanti finiscano per errore in quella casella. Un controllo a volo per vedere chi sono i mittenti è sicuramente un impegno minimo che però può dare i suoi frutti.

Impegnatevi con la persona con cui state dialogando e non abbiate paura nel mostrare un po’ di personalità, se ve ne è bisogno. Non c’è nulla di male nell’adottare differenti stili di scrittura in funzione dei differenti clienti. Adattate il vostro modo di dialogare e presentarvi in funzione di chi è dall’altra parte, non usate sempre lo stesso stile, magari impersonale, per tutti. Un esempio semplicissimo: nel mondo della moda si saluta spesso inserendo un “baci” prima del nome, cosa che invece non va fatto nel caso in cui si contatti una casa editrice. Conoscete il vostro cliente e scrivete di conseguenza.

Evitate chiacchiere inutili, soprattutto nella prima mail: è quella che lascia la prima impressione di noi e non vogliamo essere etichettati nel modo sbagliato. Siate sempre professionali e rileggete più e più volte la mail. Ovviamente evitate anche errori grammaticali, sarebbero alquanto deleteri. Evitate anche parole troppo forbite o complesse: cercate di essere “normali” nel vostro comunicare.

Essere un fotografo di successo va al di là di essere in grado di scattare grandi fotografie. Un fotografo di successo è colui in grado di gestire il proprio business, padroneggiare l’arte del trattare con i clienti, essere un campione nell’ambito sociale. Ed il saper mandare una mail è quanto di più importante si possa fare, soprattutto nell’essere capaci di procacciarsi nuovi clienti.

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