Gestione del Tempo, come usare l’agenda [Moleskine]

Cari amici lemattiani,
oggi torniamo a parlare di Gestione del Tempo, argomento assai importante per migliorare la vita di tutti i giorni.

In particolar modo, dopo aver parlato dell’effetto Zeigarnik nel precedente articolo su iDoneThis, oggi torniamo a parlare di liste e di strumenti utili. In particolar modo vi parlo della mia cara amica agenda Moleskine, che mi aiuta a mantenere l’attenzione sugli obiettivi, perché: mente ordinata = mente organizzata.

Ma andiamo a vedere nel dettaglio in che modo, usare un’agenda (e delle liste) aiuta a raggiungere gli obiettivi.

1. Che cosa sono le “liste” e come vanno fatte

Niente di più semplice: hai presente quando vai a fare la spesa? Ecco, una lista è… come una lista della spesa: un elenco di cose.

Di norma le liste che si stilano quando si parla di Gestione del Tempo, sono liste di cose da fare (things to do).

Fare una lista di cose da fare è semplice: ti metti lì, prendi 5 minuti, una penna ed un foglio di carta e cominci a scrivere.
Facile… ma poi capita che ti dimentichi un sacco di cose. Difatti, fare una buona lista, è una cosuccia un po’ più complessa.

Keep Kalm: ho detto “complessa”, non complicata.

Un buon modo, semplice, divertente ed intuitivo, di fare una buona lista, è quello di selezionare i nostri ambienti comportamentali.
Che cosa sono? Tutti gli ambienti con i quali (meglio “nei quali”) ti ritrovi ad interagire o agire: lavoro, casa, tempo libero, famiglia, amici…
Selezionando questi ambienti, puoi star sicuro che, mettendo giù una lista di cose da fare per ognuno di loro, dimenticherai molte meno cose.
E le tue liste saranno ben più vaste (ahimé!

Puoi provare anche subito, se vuoi… (prima di procedere con la lettura, intendo)

2. Vision e Mission

Forse il miglior modo di fare LA lista delle cose da fare è proprio quella di metterci tutto, tranne l’inutile e passare dall’efficienza all’efficacia: “Efficienza significa: fare le cose nel modo giusto. Efficacia significa: fare le cose giuste!” - P. Drucker.

Probabilmente esistono un milione di modi di farlo, ma io, personalmente, preferisco “centrarmi”: una volta ogni 3 mesi rifaccio il lavoro su Vision e Mission (che preferisco chiamare Sogno e Responsabilità), in questo modo, oriento il timone ed evito un sacco di cose che mi attraggono, ma non mi interessano veramente e che, soprattutto, non mi portano nella direzione che voglio.

Che cosa significa, praticamente? E’ molto semplice e te lo dico col paragone del viaggio.
Immagina che devi andare da Ancona a Torino, che chiameremo A e T. Per strada incontrerai sicuramente i paesi B, C, D, etc… ognuno di questi riserva per te delle immense possibilità: persone da conoscere, networking da creare, bellezze da visitare, sapori da assaggiare.
Fermarsi può essere bello, costruttivo ed anche intelligente, ma di sicuro ti rallenta: per arrivare a T ti occorrerà più tempo.

Il suggerimento che ti do è proprio quello di fare al contrario: prima arriva là, alla tua destinazione, poi gira quanto vuoi.

Ti godrai di più i paesaggi, i sapori e tutte le esperienze, perché non avrai la solita fretta di chiederti: “Che ore sono?” per scoprire che è sempre tardi.

In prestito da uno dei grandi della Gestione del Tempo e degli Obiettivi (ed anche di LifeStyle), Stephen Covey, prendiamo la tecnica dello scalatore.
Io non ho mai scalato, ma ho una naturale predisposizione a cominciare dalla fine, dall’immaginare la piena realizzazione del mio successo e chiedermi:

quale sarebbe la tappa naturalmente precedente a questa?
Se voglio costruire un EcoVillaggio (e lo voglio fare), la mia penultima tappa prima di iniziare con i cantieri, sarà quella di aver sistemato tutte le questioni burocratiche: progetto, allacci, permessi, etc… e prima di questa?

Come avrai ben capito, dal 100% della realizzazione del tuo progetto, si torna indietro fino allo stato attuale delle cose, inserendo tutte le voci da tenere sotto controllo, da verificare, realizzare, per le quali è necessario studiare, mettere in moto altri processi, chiedere aiuto e via dicendo.
> ps: di norma lo faccio disegnando una grande freccia su un foglio A3 e riempiendolo di post-it, ma… ad ognuno il suo!

3. Moleskine

Bene. In base a quanto abbiamo detto finora, per avere una mente ordinata ed organizzata, è necessario mettere su carta i propri pensieri, le idee, gli obiettivi, la lista delle cose da fare, quella della spesa, l’aforisma che ti piace tanto, il link da andare a rivedere, il numero di telefono da richiamare e via dicendo.
Ecco alcuni dei motivi per cui ti consiglio vivamente di avere sempre un’agenda con te (e non il telefono!):

Non puoi dimenticarti niente!
“Se puoi farlo in meno di 2 minuti, allora fallo subito” - David Allen; con questo assioma ti invito a portarti dietro sempre la tua Moleskine (o agenda) e segnarci subito le cose da fare che ti vengono in mente. Subito, ok?
C’è spazio per tutto!
Personalmente ho scelto un’agenda con le pagine bianche (così posso farci anche le Mappe Mentali) e con i fogli in A5, ma l’ho riempita di post-it e di altri fogli stampati (come un esempio di calendario compatto –> scaricalo da qui);
Il piacere passa dai sensi
Fattore da non dimenticare: con il telefono non c’è un gran piacere tattile, mentre con una bella agenda, con quella bella carta liscia (a volte anche profumata)… l’esperienza diventa quasi eros;
La sanno usare tutti!
Indiscutibile (a meno che non siano analfabeti, ma a quel punto ci sono i disegni), ma sulla tua agenda possono scrivere tutti: il bambino, l’amico, il cliente, l’anziano. Chiunque. Col telefono è un po’ più difficile… e capita di dover farsi scrivere un indirizzo mail importante, il cui spelling è impossibile…
Fa fico
Beh, devo dire altro? Certo un iPhone forse fa più fico, ma oggi ce l’hanno tutti (me escluso, preferisco Samsung). Mente quei pochi che hanno l’agenda… dai, fa fico!

Ma quello espresso qui sopra lo fanno tutte le agende. Per cui, ora, fatti dire perché io scelgo Moleskine:

Moleskine, quanto costa?
In genere si pensa che un oggetto di marca costi tanto di più del rispettivo, non di marca. Ma quando spendi 1,50€ in più per una cosa che ti dura un anno, ed hai una Moleskine, hai fatto comunque un affare;
Moleskine, un mondo di gadget!
Ho scoperto recentemente che non puoi sbagliarti: con Moleskine trovi tutti i tipi possibili di agenda ed anche tutti i gadget utili. Ci sono agende con righe, a quadretti, bianche, con planning giornaliero, settimanale, mensile, Moleskin per le ricette, i film, i libri, ne trovi di più piccole e di più grandi, colorate, monocromatiche e via dicendo. E ci sono anche i kit penne da attaccare alla copertina, per averle sempre al loro posto;
Moleskine, fa fico molto di più!
Che non mi interessa un granché, ma… che dire, sarà quel non so che che si prova a tenerla in mano, non so… chiamala sensazione, chiamalo brand.

E tu, che scelta fai?

[PS: vuoi ricevere altri consigli sulla Gestione del Tempo e degli Obiettivi? Fallo iscrivendoti a GTO-21 giorni!]

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