Gestione Documentale: dall’archivio di DigitPA (ora AgID) alcune interessanti risposte a domande frequenti – Part 2

Ben ritrovati a tutti ! :)

Con questo post, concludo il “percorso” di ri-elaborazione del documento redatto dal vecchio DigitPA (ora AgID – Agenzia per l’Italia Digitale) ovvero la guida “Quesiti Frequenti Afferenti la Gestione Documentale” presente nell’archivio dell’Agenzia e che potete scaricare qui.

Questa volta le domande riguardano un progetto di implementazione del sistema di gestione elettronica documentale

DOMANDE RELATIVE A UN PROGETTO DI GESTIONE DOCUMENTALE

Come procedere all’attuazione del progetto di gestione elettronica documentale?

È necessario creare un apposito gruppo interno di lavoro e che possibilmente coinvolga i vertici dell’organizzazione, affinché possa realmente decidere e sostenere le trasformazioni organizzative che il progetto comporta. Il gruppo deve essere composto da esperti nelle diverse materie afferenti al progetto, nonché dai responsabili delle principali Aree organizzative omogenee coinvolte; eventualmente possono essere invitati a partecipare anche consulenti esterni, nel caso in cui manchino le specifiche competenze all’interno dell’Organizzazione.

Può essere utile prevedere un “decollo” uniforme, al fine di tracciare un percorso di riferimento, in seguito liberamente personalizzabile da ciascuna AOO nell’ambito della propria analisi specifica. Allo scopo si può predisporre un primo gruppo di lavoro, di altissimo livello e trasversale a tutte le AOO, che individui le linee guida generali dell’assetto organizzativo-documentale auspicato

Da dove iniziare l’analisi dei flussi documentali?

Non è importante da dove si parte (documenti in entrata, o in uscita, o ad esclusiva rilevanza interna), quanto piuttosto che non si tralasci alcun tipo di iter documentale.

Quali tipologie di documenti prendere in considerazione nell’analisi dei flussi documentali ?

Tale scelta dipende della tipologia di intervento che si intende attuare. A livello generale, è comunque opportuno prendere in considerazione tutti i documenti, anche quelli informali, inparticolare tutti quelli che concorrono a determinare gli iter di processo, in quanto non solo garantiscono la trasparenza dell’azione amministrativa, ma costituiscono per l’Amministrazione un preciso know-how di cui fare patrimonio.

Quando e come coinvolgere gli esperti (consulenti/archivisti)?

Gli archivisti devono essere coinvolti dall’inizio, come partecipanti al gruppo di progetto. Nella fase di rilevazione, essi dovranno analizzare lo stato pregresso del sistema di gestione dei documenti dell’ente e valutare le esigenze degli utenti interni; nella fase di riprogettazione organizzativa, dovranno definire i nuovi piani di classificazione e conservazione dei documenti e gestire tutte le problematiche connesse

Quando e come coinvolgere gli esperti (informatici)?

Gli informatici devono essere coinvolti dall’inizio, come partecipanti al gruppo di progetto. Nella fase di rilevazione, essi avranno il compito di censire il parco tecnologico; nella fase di analisi e riprogettazione, dovranno individuare le criticità e proporre le relative soluzioni tecnologiche; nella fase di realizzazione del progetto informatico, infine, lavoreranno pressoché in autonomia, coerentemente con gli indirizzi espressi nello studio di fattibilità.

Come scegliere le unità pilota del progetto di informatizzazione?

Nell’individuazione delle unità pilota possono essere scelte strutture che si candidano autonomamente, oppure quelle a più elevato tasso di informatizzazione, o ancora quelle di dimensioni più ridotte: tale scelta ha il vantaggio di conseguire l’operatività del prototipo in tempi brevi, ma non risolve l’incognita dei tempi e dei costi necessari alla diffusione generalizzata. Al contrario, la scelta di una struttura caratterizzata da numerose problematiche allunga certo i tempi di prima attuazione, ma assicura tempi e costi contenuti per la completa diffusione, in quanto l’analisi necessariamente più complessa permette di capitalizzare sul know-how acquisito a vantaggio delle altre unità organizzative.

Come condurre la fase di rilevazione e a chi fare le interviste?

Le informazioni devono essere raccolte e strutturate secondo una griglia comune, capace di rilevare le maggiori criticità ed opportunità. In linea di massima devono essere sentiti tutti i responsabili delle unità organizzative, fino ad un ragionevole livello di dettaglio, coerentemente con l’esigenza di disegnare un quadro sufficientemente chiaro dei processi documentali

Quali sono gli obblighi di carattere generale per realizzare la gestione informatica dei documenti ?

Ciascuna organizzazione deve:

– definire un adeguato piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati

– individuare le aree organizzative omogenee (AOO) e i relativi uffici

– individuare i servizi connessi alla gestione digitale dei flussi documentali e degli archivi (es: scansione, registrazione a sistema, organizzazione in fascicoli o pratiche digitali ecc.)

– nominare i responsabili di tali servizi

– redigere e adottare della documentazione – come guida per il  corretto uso del sistema documentale

– introdurre un sistema informatico per la gestione digitale dei flussi documentali a partire dal cosiddetto nucleo minimo del protocollo informatico quale entry point del flusso documentale

Cosa si intende per nucleo minimo del protocollo informatico?

La componente applicativa che realizza le funzioni di registrazione di protocollo, segnatura e classificazione dei documenti ricevuti/inviati.