Pochi minuti fa una persona mi ha guardato come se fossi un alieno e mi ha chiesto… “Come fai a fare tutta queste cose contemporaneamente? Non ti va in tilt il cervello?”
In effetti in queste settimane sto sviluppando alcuni progetti per dei clienti, sto creando un format formativo per i dentisti, un format interaziendale sulla formazione di vendita, un progetto ad Hong Kong, il lancio di una divisione aziendale all’estero, la ristrutturazione dell’offering di una delle nostre società, un progetto per raddoppiare i fatturati nel prossimo triennio di un’altra nostra divisione, un magazine, un corso sullo sviluppo dei business, un… giusto per citarne alcuni!
E quindi quali sono i segreti del multitasking?
Prima di tutto una cosa che credo profondamente:
non siamo programmati per il multitasking!
Neanche se sei una donna e la tua mente è decisamente superiore alla mia!
Non puoi FARE più di progetto contemporaneamente, ma puoi GESTIRE più di un progetto contemporaneamente!
Il segreto? Più di uno… ma ecco le cose che ho scoperto essere fondamentali in questi anni nei quali (più per volontà che per dovere) sono sempre stato ingaggiato da tanti fronti contemporaneamente…
Sono alcuni dei segreti che mi permettono, prima di tutto, di mantenere la lucidità mentale, il focus sul risultato, ed evitare che il cervello vada in tilt:
Segreto #1 Pianifica, sempre!
Prenditi il tempo per fare un piano strategico per ogni progetto importante che ti trovi a gestire.
Eisenhower diceva: “I piani sono inutili, ma la pianificazione è fondamentale!”.
Lo credo senza ombra di dubbio. Nel 99% dei casi mi trovo a ritarare un piano d’azione in corso d’opera, ma la pianificazione che lo ha preceduto è stata cruciale per chiarirmi cosa è fondamentale per il risultato e renderlo cmq fattibile.
Segreto #2 Pianifica, partendo dalla fine!
Proiettati con la mente al risultato ottenuto e chiediti: “cosa devo aver fatto, immediatamente prima di ciò?”. Una volta chiarito chiediti ancora: “e subito prima?”, e così via fino ad arrivare a dove sei ora.
Questo sistema, seppur semplice, è magico nel permettere di chiarire cosa occorre fare e mettere in relazione le scadenze tra di loro.
Spesso ci dimentichiamo dei pezzi fondamentali, ce ne accorgiamo troppo tardi e non c’è più tempo per rimediare (o rispettare la scadenza pianificata)
Questo sistema è poi fondamentale anche per poter definire con criterio le scadenze degli obiettivi intermedi
Segreto #3 Metti i progetti in relazione tra di loro!
Le attività di ogni progetto determinano delle implicazioni. Queste implicazioni possono essere degli ostacoli alla realizzazione di attività di altri progetti.
Abituati quindi ad analizzare e visualizzare i tuoi progetti in relazione, cerca un punto di vista d’insieme. Pianificarli con estrema cura senza pensare alle implicazioni degli altri è una potenziale grande causa di fallimento.
Segreto #4 Dotati di uno strumento di pianificazione!
Ovviamente l’agenda (io uso solo strumenti elettronici) è un MUST. Ma non parlo solo di questo, serve uno strumento di pianificazione.
Ci sono diversi strumenti di project management sul mercato. Attento a quelli troppo complessi. Deve essere un valido strumento per gestire le complessità, non tanto uno strumento complesso!
Tante volte basta Excel. Penso ad esempio allo strumento che come Ekis abbiamo creato e diamo agli allievi durante i corsi di Pianificazione Strategica
Segreto #5 Rendi le tue ToDoList degli strumenti multicanale!
Ormai siamo nell’era dell’elettronica. Fai in modo di sincronizzare tutti i tuoi dispositivi per permetterti di aggiornare le cose che devi fare in automatico e avere la certezza di non lasciare mai indietro nulla. Io posso tenere sotto controllo i progetti e le ToDo con l’iPhone, l’iPad, il portatile, dall’ufficio, da casa…
Segreto #6 Monitora, Ritara, Monitora, Ritara,… !
Fissa dei momenti di monitoraggio periodico. Io lo faccio ogni 2 settimane. Verifica l’allineamento dei risultati al piano che hai fatto ed eventualmente ritara pianificando delle azioni correttive.
Segreto #7 Se lavori in team condividi!
Fai in modo che gli strumenti di pianificazione e monitoraggio siano sempre a disposizione e aggiornati a tutto il team. Verifica che siano chiari gli obiettivi e soprattutto gli scopi di ogni fase. Fornisci sempre la visione d’insieme. Diversamente è impossibile che le cose filino come dovrebbero e ti troverai sempre a “combattere” con scadenze non rispettate…
Segreto #8 Il Multitasking non funziona!
Fai sempre una cosa alla volta e limita le distrazioni.
Un esempio? Controlla le mail solo in determinati momenti della giornata. Fai la stessa cosa con il telefono. Con i momenti in cui ricevi i tuoi collaboratori. Stacca tutti i sistemi di Instant Messaging (occhio che le preview dei messaggi su alcuni cellulari sono una trappola pericolosa!),…
Segreto #9 Disciplina! Sempre!
E qui credo non valga la pena spendere neanche una parola…
Sperimentali e fammi sapere cosa ne pensi.
Anzi, se ti va di aggiungere punti di vista fallo qui sotto, questo è un argomento che mi sta molto a cuore!
Buon lavoro.
Pacman
Nostradamus
Magical Cat Adventure
Snake