L’irresistibile leggerezza del document management mobile

Una volta c’erano i computer. Ora c’è il mobile. E niente sarà più come prima. È solo questione di tempo, ma prima o poi dal vostro smartphone personale o dal tablet, gentilmente offertovi dall’azienda, comincerete a gestire documenti, autorizzare ferie e permessi, visionare fatture, avanzare task di processi e il tutto seduti in poltrona da casa. Vi sembra uno scenario fantascientifico? Siete tra coloro che avviano la modalità ON solo quando sono seduti alla propria postazione di lavoro in ufficio? Rassegnatevi, la rivoluzione del mobile è appena cominciata e non potrete che essere contagiati dalla sua irresistibile leggerezza.

Il trend positivo di diffusione dei dispositivi mobile anche nelle aziende italiane è confermato da uno studio dell’Osservatorio Mobile Device & Business App della School of Management del Politecnico di Milano, secondo cui il 57% delle grandi aziende italiane ha già introdotto tablet per il top management e la forza commerciale e il 35% utilizza business app per i device mobile. Percentuali che, secondo l’Osservatorio, sono destinate a crescere non solo per le grandi aziende ma anche per le PMI. Sebbene le piccole e medie imprese italiane non considerino il mobile un investimento di breve periodo, sono proprio loro ad incentivare la pratica del BYOD, che indica l’utilizzo di dispositivi privati ai fini lavorativi.

Sempre secondo lo studio dell’Osservatorio, il 56% delle PMI italiane consente infatti ai suoi dipendenti l’utilizzo dei propri dispositivi e, al contrario di quanto avviene nella grandi imprese, in molti casi (circa il 70%) sono state introdotte policy per regolare questo fenomeno.

Un trend confermato anche da una ricerca realizzata da Yougove per Citrix, secondo cui, sebbene le PMI europee non abbiano ancora registrato i benefici in efficienza dell’introduzione del mobile workstyle, rispetto alle corrispettive statunitensi o australiane, il Vecchio Continente è in testa nella creazione di regole di governance per dispositivi personalizzati utilizzati per scopi commerciali. Nonostante le continue preoccupazioni globali sulla sicurezza delle reti, quasi un terzo (32%) delle piccole imprese europee nel campione ha messo in atto processi e sistemi per gestire i dispositivi personali dei dipendenti, rispetto a solo il 26% negli Stati Uniti, Canada e Australia.

Mobilità, dunque, ma con la dovuta attenzione alla sicurezza dei dati e delle informazioni aziendali.

Ed è a questo che ha pensato ARXivar, realizzando la suite ARX-Mobile, la soluzione per il document e process management in mobilità che consente di gestire documenti e processi aziendali come dal computer remoto. ARX-Mobile, infatti, permette di accedere dal proprio smartphone o tablet a tutti i documenti conservati nell’archivio aziendale posto in-house o in cloud (ARX-Cloud). Per gestire un documento non sarà più necessario farsene inviare una copia tramite email, ma si potrà accedere direttamente con ARX-Mobile, consultarlo, modificarlo e conservarlo nuovamente in ARXivar. Il documento potrà essere consultato contemporaneamente da più persone, che potranno apportare modifiche senza effettuare copie di copie. Il documento non si sarà mai mosso da ARX-Cloud ma sarà stato modificato e aggiornato in tempo reale.

Gestione documentale a portata di click ma soprattutto gestione dei processi. Per approvare una richiesta di ferie o firmare le fatture del nuovo ordine sarà necessario solo una connessione. Grazie all’integrazione con la firma grafometrica, inoltre, sarà possibile apporre la propria firma in calce alle fatture e inviarle automaticamente tramite PEC. Dite addio alla vostra scrivania e al computer, totem della vostra postazione di lavoro. Da oggi non potrete fare a meno di una soluzione di document e process management in mobilità.

GUEST CONTRIBUTOR

Laura Di Rubbo, responsabile Comunicazione, ARXivar