3 – Aprire una casa editrice: la scelta del gestionale

In una casa editrice, così come in una libreria o in qualsiasi altro luogo presso il quale si professa (almeno in teoria) il culto della cultura, parlare di soldi sembra quasi un’improponibile eresia. Sembra quasi che una casa editrice possa sopravvivere a suon di complimenti (“...ma quanto mi piace il vostro catalogo...”) e pacche sulle spalle (“...vi stimo perché bisogna essere dei pazzi per investire in editoria oggi...”). Purtroppo non è così e al pari di qualsiasi azienda anche l’editore, a fine anno, deve confrontarsi con rendicontazioni, stime e inventari.
Mi rivolgo a chi ricoprirà il ruolo di Responsabile amministrativo: a meno che tu non voglia commettere l’errore che hanno commesso la maggior parte dei tuoi colleghi (me compreso), non pubblicare neanche un volantino senza prima aver individuato il gestionale che fa per te. Perché un gestionale? Perché quando (si spera) il volume d’affari supererà certi livelli e i libri cominceranno a essere parecchi, sia in termini di titoli che quantitativi, è indispensabile un supporto informatico che permetta di essere costantemente aggiornati, ad esempio, su scadenze contabili e giacenze in magazzino, offrendoci inoltre la possibilità di fare previsioni mediante l’analisi dello storico.
Ecco a mio avviso le caratteristiche base di un gestionale adatto a una casa editrice:

• Assistenza tecnica e garanzia d’intervento entro 48 ore (vi servirà sicuramente i primi tempi).
• Anagrafica clienti/fornitori con supporto per indirizzi e referenti multipli.
• Gestione dei documenti: ordini cliente, DDT, fatture, fatture accompagnatorie, fatture d'acconto, note di credito/debito, ritenuta d'acconto...
• Analisi vendite tramite grafici e tabelle riassuntive.
• Gestione magazzino con carico/scarico tramite documenti di acquisto (gestione di più magazzini).
• Prima nota (tenendo distinte cassa, c/c bancario, carta di credito, ecc.).

Se avete intenzione di fare come tante case editrici che non dispongono di alcun gestionale e si affidano a tabelle “domestiche” realizzate su Excel, fate pure ma preparatevi a passare le ore davanti al pc qualora i conti non dovessero tornare. Ne vale la pena? Al contrario, vale la pena dare un’occhiata ai moltissimi gestionali in circolazione, con varie peculiarità e costi diversi, dei quali ne consiglio un paio:

• Danea EasyFatt. Possiede tutte le caratteristiche elencate precedentemente e il suo punto di forza è senza dubbio la gestione del magazzino, a dir poco eccellente (inutile stare a sottolineare l’importanza di sapere che fine fanno i libri per una casa editrice). Il suo unico difetto è che alla data odierna non esiste una versione per Mac.
• SimplyFatt 2. Interfaccia minimalista e intuitiva. Sebbene disponga di meno funzioni e accortezze, non ha nulla da invidiare a EF. Gira anche su Mac e iPad ma il suo vero punto di forza è la competenza e la rapidità del centro assistenza che offre soluzioni ai quesiti in tempi incredibilmente brevi (spesso anche in tempo reale).

In questa materia vige un solo dogma: sul gestionale non si risparmia. Non affidatevi ad applicativi gratuiti o realizzati da amici perché rischiate di fare doppio lavoro. Armatevi invece di pazienza e cominciate a dragare internet alla ricerca di un software professionale ma semplice nell’utilizzo, che si adatti il più possibile al vostro modo di lavorare e alle esigenze della casa editrice.