Le riunioni in azienda o in genere, sul posto di lavoro, rappresentano uno strumento per condividere informazioni e prendere decisioni, ebbene, molto spesso, non è così, degenerano in discussioni senza fine senza prendere decisioni.Vediamo gli errori più ricorrenti che non fanno altro che far perdere tempo, contribuiscono a rallentare il lavoro e provocano ulteriore indecisione e vediamo anche cosa fare per rendere la riunione un momento costruttivo e strategico per la propria attività.
Cosa non fare:
- Manca l'obiettivo: molto spesso la riunione viene convocata e non viene specificato l'obiettivo da raggiungere.
- Mancano le persone giuste: spesso le riunioni vengono svolte in assenza di persone-chiave ai fini dell'obiettivo finale.
- Le riunioni vengono programmate a priori: l'importante è fare la riunione, il perchè rimane sconosciuto!
Cosa fare:
- fissiamo con precisione l’obiettivo della riunione, sforzandoci di renderlo comprensibile, valutabile e motivante per tutti (esempio: "come aumentare i risultati commerciali in Area 3 grazie ad un miglior utilizzo degli strumenti del CRM" è preferibile a "miglioramento dell’utilizzo degli strumenti del CRM aziendale";
- evitiamo brusii o scambi di battute sottovoce tra i partecipanti: diamo importanza all'argomento che stiamo trattando e a chi sta parlando;
- definiamo e comunichiamo in anticipo l’ordine del giorno;
- focalizziamoci su di esso, interrompendo abilmente le possibili divagazioni che, se interessanti, verranno prese in considerazione in altro momento (esempio:"..parleremo di questo durante la riunione relativa al budget …");
- illustriamo con chiarezza le conclusioni della riunione e sintetizziamone i passaggi principali; definiamo tempi di svolgimento delle azioni concordate e gli argomenti della riunione successiva. Se per qualsiasi motivo non possiamo farlo, comunichiamo ai partecipanti entro quale data e da chi riceveranno notizie su questo.
- concentriamo le riunioni in un sol giorno della settimana
- le riunioni devono avere una durata non superiore alla mezz'ora
- il numero di riunioni settimanali non deve essere superiore a 5
- durante la riunione, telefoni e computer non sono ammessi; solo una penna ed un foglio
- le riunioni inferiori alla mezz'ora di tempo devono svolgersi in piedi.