Premessa
Al giorno d’oggi tutto il business ruota attorno ad orari di lavoro molto particolari, si tende a far tardi la sera e si lavora nei weekend. In questo post citeremo gmail-delay-send, un potente script di Google Apps per lo scheduling futuro dei messaggi. Vediamo come utilizzarlo da veri professionisti!
Disclaimer
Questo articolo è fornito così com’è (“As is”), a scopo puramente informativo e didattico. L’autore e il sito che ospita questo articolo non potranno essere ritenuti responsabili per le conseguenze in termini di danni materiali e responsabilità legali che scaturiranno dall’utilizzo delle informazioni in esso contenute. L’unico responsabile di ogni conseguenza delle tue azioni sei Tu: se continui nella lettura dichiari di aver compreso ed accettare queste condizioni.
Procedura
Quando le aziende spostano il classico utilizzo del client email verso Gmail, una delle ipotesi più plausibili è il lavoro notturno; bisogna anche considerare, però, che non è molto professionale rispondere o spedire email alle due di notte, ecco perché è importante la possibilità di schedulare l’invio di mail. Inoltre possiamo usare questo strumento come promemoria per noi stessi oppure per recapitare ad un cliente una mail in un orario più consono al suo business.
Poiché Google non supporta nativamente questa funzionalità per Gmail, è sconsigliabile utilizzare applicazioni di terze parti come Boomerang per Gmail poiché verrebbero messi in discussioni concetti importanti come la sicurezza e la privacy. Poiché infatti alla base di tale meccanismo sono presenti le API di Google, siamo obbligati a concedere l’accesso alle nostre mail, contenuto incluso. Nonostante ci fidiamo della buona fede dei fornitori di terze parti, è sempre presente un alto rischio.
L’alternativa gratis e sicura è proprio Gmail-delay-send, un progetto open source. Oltre ad essere gratuito, il codice può essere rivisto per verificare l’attendibilità dei flussi informativi e quindi di sicurezza. E’ un semplice script di Google Apps che può essere configurato per partire sul nostro Google Drive senza richiedere app di terze parti.
Abbiamo a disposizione due metodi per installare Gmail-Delay-Send:
- installazione dall’instance ospitata sul server dell’autore del progetto
- avvio dell’instance del codice dal nostro Google Drive e relativa installazione
Opzione 1
Installare dal server dell’autore del progetto è rischioso ma anche proficuo, poiché siamo sicuri dell’ultima versione del codice a disposizione ma allo stesso tempo è come se ricorressimo ad una app di terze parti. Comunque sia le istruzioni sono le seguenti:
- Andare su questo link
- Cliccare sul pulsante Authorize
- Selezionare Enable -> On
- Cliccare sul bottone Save preferences
Opzione 2
Il chiaro vantaggio di questa soluzione è che possiamo scaricare “fai-da-noi” il codice e avviarlo dal nostro account di Google Drive. Il risultato finale è che la sicurezza è garantita al 100% poiché tutto avviene sui nostri account. Lo svantaggio è che l’installazione è un po’ più complessa poiché richiede dei passaggi manuali da compiere, ma niente paura, ecco cosa fare:
- Fare una copia (File -> Crea una copia…) di questo progetto Google Script sul nostro Google Drive
- Aprire la copia del progetto che è ora su Google Drive
- Pubblica -> Distribuisci come applicazione web…
- Eseguire l’app come “L’utente accede all’appicazione web”
- Chi ha accesso all’app: scegliamo noi
- Copiare l’url path in cima alla finestra
- Aggiorna
- Aprire l’URL precedentemente copiato da “Distribuisci come applicazione web…” e usiamo “Gmail Delay Send” come normalmente faremmo
Utilizzo
Usare lo script è molto semplice. Ma vediamo passo a passo come fare:
- Quando scriviamo un messaggio sulla prima linea potremo specificare la data e l’orario in cui vogliamo inviare il messaggio preceduti dal simbolo “@” (ad esempio “@05/03/2015 9:15). Sono supportati un grande numero di formati per le date, quindi sia la formattazione americana che quella italiana, e l’ora si può impostare sia nel formato am/pm che in quello 24h (ad es. @2:20pm è equivalente a @14:20).
- Una volta terminata la scrittura del messaggio,impostiamo l’etichetta: clicca sul pulsante Altre Opzioni
in basso a destra -> Etichetta -> GmailDelaySend/ToSend - Infine, fondamentale, chiudiamo il messaggio email senza premere il tasto Invia, usando, quindi, il pulsante
.
Il messaggio verrà salvato nelle Bozze ed inviato nell’orario e data specificati.
Il Video
Un buon video tutorial può sempre essere d’aiuto per sciogliere qualche piccolo dubbio o per colmare qualche lacuna della procedura sopra descritta, quindi vediamoci la video guida ufficiale:
Conclusioni
Se siamo felici utilizzatori di Gmail, sarete sicuramente d’accordo nel proclamare Gmail-Delay-Send come uno script fondamentale per l’utilizzo quotidiano. Fatene buon uso!
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