Il Budget è l’aspetto più importante per la definizione di un Evento
La maggior parte delle persone – comprese gli addetti ai lavori – crede che un evento di successo si possa realizzare soltanto predisponendo alti investimenti
Purtroppo per loro, non considerano che c’è anche e soprattutto la Creatività come elemento chiave in grado di fronteggiare la ristrettezza di risorse
Detto questo, quando si deve definire il budget necessario ad un certo evento, la prima cosa da fare è valutare le voci di spesa. Solo dopo si può indicare una cifra massima da allocare in base alle voci di spesa individuate
Per ogni attività che costituisce l’organizzazione – dalla progettazione alla misurazione – devono essere correttamente allocate risorse in maniera tale da non trovarsi poi nella condizione di dover richiedere degli aggiornamenti in corso d’opera
Vediamo un esempio di Budget articolato in macro-voci che sottolineano tutti gli aspetti di una gestione professionale di un Evento, riducendone al minimo il rischio di errore
ATTIVITA’
PREZZO PER UNITA’
NUMERO DI PERSONE
COSTO TOTALE
Per la Sede
Sale : convegni,seminari, esposizioni
Allestimento /Disallestimento
Abbellimenti
Aree per la Ristorazione
Scenografia
Effetti Speciali
Arredi
Segnaletica
Per la Ristorazione
Welcome Coffee
Pranzo/Cena/Aperitivo
Coffee break
Per l’Allestimento Tecnico
Servizio Audio
Servizio Video
Altro ( Traduzioni Simultanee, Video Conferenze ... )
Trasporti
Navette
Parcheggio
Materiali
Brochure / Cartelline
Inviti e Invii
Documentazione
Atti del Convegno
Poster, Locandine
Block Notes/Cancelleria
Gadgets
Comunicazione
Ideazione Grafica
Acquisto delle Liste
Sito Online e Attività Correlate
Pubblicità
Video e Presentazioni
Ufficio Stampa
Segreteria Organizzativa
Reception
Ospiti Esterni
Moderatore
Relatori
Intrattenimento
Regia Artistica
Attività di Valutazione
Realizzazione Questionari
Indagine Qualità
Indagine Quantitativa
Profili Anagrafici dei Partecipanti
Personale Esterno
Hostess
Facchini
Tecnici / Regia
Imprevisti / Altre Spese ( in genere il 10% dell’Investimento Totale )
Agenzia Organizzazione
TOTALI COSTI
RICAVI
Sponsor
Espositori ( interessati a contattare lo stesso target )
Quota di Partecipazione ( per Eventi a Pagamento )
Adattamento da Cocco R.