Come scegliere i metodi di comunicazione più idonei al nostro progetto

Dall’analisi degli stakeholder analizzata nell’articolo precedente sulla Comunicazione, si è evidenziato come sia di fondamentale importanza identificare i bisogni e le aspettative di tutte le parti interessate. Di particolare importanza ai fini del buon successo di un progetto, sono i bisogni e le aspettative di comunicazione che, come si può facilmente intuire, non sono gli stessi per tutte le parti interessate.

Ogni ricerca giunge alla conclusione che la comunicazione è il problema più ricorrente in un progetto tanto è vero che il Project Manager impiega fino all’ 80% del proprio tempo per comunicare!

Gli esperti utilizzano una formula per identificare il numero di canali di comunicazione complessivo tra gli stakeholder coinvolti nel progetto:

N*(N-1)/2

Anche per progetti piccoli che coinvolgono pochi stakeholder (per esempio: 8), il Project Manager deve considerare tutti i canali comunicativi (nell’esempio: 28 canali)!

Con un numero elevato di canali si può facilmente intuire il traffico e la confusione che si generano quando le informazione non vengono veicolate nel modo corretto e con il mezzo di comunicazione più idoneo allo stakeholder cui l’informazione deve pervenire. Una cattiva o errata comunicazione può far fallire il progetto!

La scelta dei metodi/mezzi più idonei per comunicare è fondamentale per il successo del progetto.
Il canale e il metodo di comunicazione sono importanti quanto il messaggio se non di più. Infatti, i mezzi di comunicazione spesso hanno una maggiore influenza sulle persone rispetto alle informazioni che trasportano

Come illustrato nella figura seguente gli elementi della comunicazione sono:

• Filtro: esperienza personale, percezione realtà, ecc.
• Codifica: tradurre pensieri in un linguaggio comprensibile (che cosa si intende).
• Messaggio: output della codifica.
• Canale: utilizzato per trasmettere il messaggio.
• Rumore: evento esterno che interferisce con la trasmissione del messaggio (es. distanza).
• Decodifica: reinterpretare il messaggio in idee e pensieri (cosa capisco).

È inoltre di fondamentale importanza assicurarsi che l’informazione da trasmettere sia correttamente recepita dal ricevente (riscontro/feedback).

Ma come procedere?

In primo luogo, il Project Manager insieme al team di progetto, identifica i metodi e i mezzi di comunicazione già esistenti. In secondo luogo è buona norma considerare nuovi metodi e mezzi di comunicazione che risultino efficaci per la comunicazione di progetto.

L’obiettivo è quello di far corrispondere i messaggi e le parti interessate utilizzando i metodi e i mezzi più efficaci.
Una lista di esempi standard di mezzi di comunicazione comprende: pubblicazioni, email, incontri programmati, reports, siti web, cruscotti, etc. Il trucco è quello di combinare nel modo più appropriato i metodi, i mezzi, i messaggi e le parti interessate.

Le seguenti domande sono di aiuto al Project Manager per determinare il metodo più appropriato da utilizzare per le comunicazioni.

• Quale metodo o mezzo farà in modo che l’informazione da comunicare raggiunga in maniera efficace lo stakeholder interessato?
• Quale metodo o mezzo aumenta la probabilità che il messaggio venga effettivamente ricevuto e compreso?
• Quante informazioni includere e a quale livello di dettaglio?
• Quale è il metodo più appropriato per il tipo di messaggio da inviare?
• Quale metodo non è preferito dallo stakeholder da informare?

L’efficacia di un messaggio dipende solamente in minima parte dal significato letterale.

Il modo in cui questo messaggio viene percepito è influenzato pesantemente dai fattori di comunicazione non verbale. La comunicazione si basa, infatti, su tre modalità:

Soltanto la prima è un patrimonio che appartiene esclusivamente all’uomo, è codificata nella lingua parlata e formalmente strutturata con regole grammaticali, sintattiche e semantiche. L’uomo è tuttavia, in possesso anche delle altre modalità come quella non verbale e paraverbale. Anzi, la modalità verbale, secondo lo studioso Albert Mehrabian, è impegnata minimamente: 7% nella comunicazione; al contrario quella non verbale al 55% e quella paraverbale al 38%.

Un messaggio è credibile se tutti e tre i livelli sono coerenti!

Nella tabella seguente sono illustrati alcuni dei metodi / mezzi più usati per le comunicazioni di progetto a seconda del tipo di stakeholder e di messaggio da trasmettere.

Maria Grazia Verardi