Prima di ogni cosa, bisogna individuare il target a cui rivolgersi. Individuato ciò, bisogna cercare di ottenere delle informazioni riguardo le aziende, al loro modo di comunicare e alle persone a cui rivolgersi. La prima cosa da evitare è cadere nella tentazione di auto refenziarsi, ma bisogna trovare una maniera originale di redigerla, in modo da distinguersi dagli altri.
La lettera commerciale deve essere breve e sintetica, perché il tempo, quando si lavora, è prezioso. La sintesi è d’obbligo se si vuole esprimere un concetto in poco tempo. Mai usare un tono amichevole, ma mantenendo un tono formale: bisogna risultare professionali, credibili e rispettosi. Attenzione all’ortografia, perché non va bene redigere una lettera di questo tipo con anche un solo errore ortografico, se il lettore è un tipo preciso, può fare una brutta impressione. Sarebbe perdonabile in era pre-informatica, quando le segretarie scrivevano con le macchine da scrivere; in tempi moderni, ormai tutti i programmi di scrittura hanno un correttore ortografico. Mai stampare le lettere commerciali in carta colorata, considerata poco professionale: è permesso solamente il logo della società o l’azienda, se si tratta di un’azione di marketing.
Rileggere quanto scritto porta molti vantaggi, in quanto, oltre a scovare degli errori sfuggiti anche al controllo ortografico, può aiutare chi la scrive a rendersi conto del risultato. Non esistono regole di scrittura fisse, ma il consiglio è quello di suddividere il testo in più paragrafi e utilizzare moderatamente il grassetto e il corsivo, per rendere la lettura più scorrevole e per sottolineare i concetti chiave.
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