A volte si rende necessario saper scrivere in modo corretto una lettera da inviare a destinatari particolari, a cui si vuole dare impressione di massima professionalità.
Come scrivere una lettera formale impeccabile?
Prima di passare alla stesura è fondamentale comprendere gli standard linguistici formali, ma soprattutto, capire quando va impiegata la corrispondenza formale:
- Lettere destinate al mondo lavorativo, al mondo commerciale (rapporto fornitori - clienti)
- Lettere indirizzate ad enti statali
- Lettere destinate a fornitori domestici (Acea, Enel, Gestori telefonici)
- Tutte le comunicazioni in cui non si conosca di persona il destinatario
Di quali parte è composta una lettera formale?
Prima di tutto è importante capire che c'è struttura tecnica e formale ma che osservarla può non essere sufficiente, se il contenuto non viene sviluppato in modo corretto e chiaro, quindi occhio alla qualità dei contenuti che vi accingete a scrivere (corpo del testo), e in particolare, attenzione agli errori ortografici!
Ciascuna zona della lettera deve essere utilizzata per lo scopo in cui è stata penata, dall'intestazione alla zona di firma.
Vediamo quali sono le aree e il loro perimetro all'interno di una lettera.
Va detto che queste zone devono essere ben spaziate e separate per dare subito leggibilità massima al primo colpo d'occhio permettendo al destinatario di trovare subito ciò che cerca (come nella scrittura dei curriculum Vitae).
Vediamo insieme di quali aree è composta una lettera formale:
Mittente
Il mittente è costituito dal nome di chi sta inviando la lettera. In alcuni casi può essere rappresentato dal nome dell'azienda rappresentata, in altri casi il nome della persona per conto dell'azienda (esempio: "Mario Rossi per conto di Enel S.p.A."). In alcuni casi vi trova spazio anche il logo dell'azienda mittente. Non sempre invece vi sono riportati i contatti dell'azienda, che spesso vengono aggiunti in fondo a tutta la lettera, su carta intestata preformata, che contiene una riga di dati sociali e contatti societari in fondo a tutto. La buona norma, qualora non si trattasse di troppi dati, vorrebbe che Nome e Cognome, Azienda, E-mail, Numero di telefono, fossero inseriti in questa zona in alto a sinistra della lettera formale.
Luogo e data
Il luogo è quello di scrittura della lettera, così come la data di scrittura. Attenzione perché non si tratta mai né di luogo da cui parte la missiva (spedizione), né della data di spedizione. Queste due informazioni sono invece la data di scrittura e il luogo in cui viene scritta la lettera. La locazione corretta, come mostrato dalla foto, è in alto a destra, anche se è a volte inserita anche in alto a sinistra, a seguito del nome. Le due informazioni vengono sempre poste nella stessa riga. Il formato della data può essere sia quello standard in informatica gg/mm/aaaa (esempio "11/09/2008") oppure nel formato 11 settembre 2008 (per assicurare la certa comprensione di quale sia il mese e quale il giorno. Nel formato americano infatti scrivere 11/09/2008 significa dire nove novembre 2008, quindi nelle lettere formali in lingua inglese, conviene sempre specificare il formato del mese in testo esteso.
Destinatario
Il destinatario rappresenta ovviamente il nome o nome e azienda a cui è destinata la lettera formale. Questi dati possono essere scritti in alto a destra, immediatamente a seguire la riga della data e luogo di scrittura. In alcuni casi, si può anteporre al nome del destinatario l'acronimo CA (cortese attenzione), anche se per meglio assicurarci che venga compreso tale termine, qualora vi sia spazio a sufficienza, si può scrivere in maniera estesa "Alla cortese attenzione di", seguito dal nome del destinatario.
Riferimenti
Alcuni template di lettere formali che si trovano in rete, inserisco questa voce come zona separata, indicando di utilizzarla per agganciare il testo della lettera formale a eventuali precedenti comunicazioni. E' quindi un riferimento a precedenti lettere o argomenti, a cui la presente lettera da seguito. La cosa migliore non è citare i riferimenti in una zona apposita, ma introdurli nel testo della lettera, per semplificare il layout della missiva e per fare in modo che eventuali più riferimenti, e commenti agli stessi, trovino il giusto spazio nel testo della lettera. Per meglio intenderci, la lettera contenente i riferimenti potrebbe essere ad esempio la seguente:
"Gentile Dott. Bianchi,
in riferimento alla Vostra precedente del 12/08/2008, in cui mi informava della presenza di possibili problemi ecc..."
Oggetto
L'oggetto, come nelle e-mail, ha lo scopo di riassumere il contenuto della lettera formale. Va inserito in alto a sinistra, prima del corpo della lettera formale. Qualora si stesse scrivendo la lettera al computer, conviene utilizzare il font grassetto per dare risalto a questa parte della lettera, che rappresenta una zona estremamente importante della comunicazione L'oggetto è quello che una volta letto ci fa proseguire o meno nel leggere il resto. Probabilmente non perdereste tempo a leggere una lettera ricevuta nella vostra cassetta postale che abbia per oggetto "Vuoi i capelli viola? Compra lo Spray PinkHair!".
Formula di apertura
La formula di apertura è l'inizio della missiva e va scritta subito sotto all'oggetto e allineata a sinistra. La tradizionale formula più impiegata è rappresentata da "Gentile", seguito dal nome del destinatario, che nella maggior parte dei casi viene scritto con il titolo e il cognome ("Dott. Bianchi"). Qualora si fosse inserito precedentemente nell'area del destinatario il testo "Alla cortese attenzione di", si può evitare di ripetere la formula di apertura, in quanto il nome e cognome della persona con cui si vuole dialogare è stata già specificata in precedenza.
Corpo della lettera formale
Siamo giunti al contenuto vero e proprio della lettera formale, che se scritta con il computer deve essere sviluppata con allineamento giustificato e con tutte le buone norme della scrittura di un testo, quindi introduzioni, paragrafi, spaziature interlinea tra paragrafi e conclusioni (ovviamente il contenuto può essere di qualsiasi genere e non necessariamente deve seguire uno standard predefinito).
Formula di chiusura
In questa parte di lettera formale si possono scrivere ringraziamenti e i saluti di fine lettera. L'espressione usata, che può essere scelta dalla lista seguente, deve essere seguita dal punto.
Esempi per la chiusura della lettera formale.
- Cordiali saluti.
- Cordialità.
- Distinti saluti.
- In attesa di un Suo (cortese, gentile, puntuale) riscontro, Le invio i miei più cordiali saluti.
- Nel ringraziarLa per la cortese attenzione Le invio i miei più cordiali saluti.
Firma
Da apporre nella zona in basso a destra ben distanziata dal corpo del testo. In questa area è possibile aggiungere dati di contatto come numero di telefono, e-mail di chi invia la lettera formale e indirizzo. Tali informazioni aggiuntive rispetto alla firma semplice sono chiamate "antefirma".
Allegati
Qualora la lettera avesse riferimenti ad altri documenti allegati, la lista degli allegati menzionati nella lettera, ed utili alla completa comprensione dell'argomento trattato, va indicata in fondo alla lettera formale, come mostrato nell'immagine sopra riportata.
Con queste poche e semplici regole potrete sviluppare una lettera formale completa e professionale, comprensibile a tutti e conforme agli standard di comunicazione formale.
Fonte originale: Informazione e news.