Conservazione dei documenti: le anticipazioni sulle nuove Regole Tecniche.
Curiosando nel web ho trovato (finalmente) su ForumPA un interessante articolo, riguradrante le novità apportate dal Consiglio dei Ministri lo scorso 3 dicembre 2013 circa le regole tecniche sulla conservazione sostitutiva. Variazioni molto significative, che delineano le basi per una progressiva distinzione tra le attività legate alla gestione documentale (sempre più di necessaria competenza dell’organizzazione/impresa) e quelle legate alla archiviazione/conservazione sostitutiva dei documenti (per le quali la normativa crea le condizioni per facilitare la gestione in outsourcing, ovvero mediante strutture esterne).
Particolarmente interessante è il nuovo concetto di “pacchetto di versamento“: questo documento informatico è una novità assoluta rispetto alle attuali norme, ed attesta il passaggio di un documento informatico dal sistema della gestione documentale (ove previsto) a quello della conservazione sostitutiva. Si arriva quindi in questo modo, soprattutto nelle PA, a definire in modo puntuale dove termina l’attività del Responsabile della Gestione Documentale e dove inizia quella del Responsabile della Conservazione Sostitutiva. Parimenti, se il pacchetto di versamento non dovesse essere conforme alle specifiche previste dal sistema di conservazione, si deve produrre una ricevuta di scarto;
Personalmente ritengo che le modifiche apportate al CAD qui descritte siano molto significative ed importanti, non solo perché forniscono un importante supporto alla digitalizzazione dell’amministrazione pubblica che, pur adottando da tempo gli strumenti informatici, non ha ancora adeguato i suoi processi a modelli in grado di sfruttare in pieno le potenzialità dei nuovi mezzi. I benefici principali di questi provvedimenti si avranno soprattutto dalla distinzione tra governo della gestione documentale e governo della conservazione sostitutiva; da questa “scissione” ritengo che potrà esserci un forte impulso alla digitalizzazione dei processi documentali non solo in ambito PA, ma anche nelle imprese. Il macro-argomento “gestione deocumentale e conservazione sostitutiva” stava diventando così complesso da non consentire una adozione snella ed efficace, e pertanto, diffusa su tutto il territorio.