Apparentemente semplice, il compito di redigere un report di sintesi delle attività è al contrario un esercizio notevolmente complesso.
Nella fattispecie della reportistica del controllo di gestione o dell’analisi dei costi, per prima cosa è necessario:
- disporre di dati esatti, non ripresi unicamente dalla contabilità;
- detenere una notevole capacità di sintesi;
- conoscere bene l’Azienda ed i suoi clienti;
- avere familiarità nell’utilizzo dei flow cart di elaborazione sintetica dei dati;
- saper scrivere in italiano (esercizio sempre meno diffuso);
- conoscere le necessità del management che li richiede;
- parlare e scrivere in diversi linguaggi in base al soggetto al quale sono rivolti.
Conosco imprenditori che si esprimono solo in dialetto e dispongono di pochissimi vocaboli in italiano ma che sono in grado di compiere analisi di bilancio correttissime ed articolate avendone letto solo alcune parti.
Ma conosco anche tantissimi imprenditori e manager che parlano lingue straniere sono appassionati di matematica e dispongono di titoli accademici elevati, ma che quando guardano una matrice di analisi dei costi non ne conoscono la sua generazione ne hanno mai discusso la sua importazione con i dipendenti.
Attivare una corretta reportistica interna
Una corretta reportistica interna colma molte di queste lacune e risolve spesso tanti problemi di comunicazione dei dati interni alle Aziende.
Attivarla non è un’esercizio inutile o una perdita di tempo, vanno solo rispettati alcuni parametri fondamentali.
Non devi fare bella figura ma farti capire! Spesso sono sufficienti solo tre dati per descrivere un fenomeno o evidenziare una tendenza.
Dietro ogni dato o valutazione vi deve essere una analisi capillare del processo.
Ricorda sempre che chi hai di fronte vorrà conoscere l’origine dei dati e i calcoli che vi sono dietro; se non lo fa sta per cambiare Azienda.
Il grafico aiuta, ma se è accompagnato da una tabella di riferimento facilita la comunicazione.
Anche nelle imprese più grandi l’uso dei grafici è ormai limitato alla comunicazione esterna o alle convention aziendali; nella pratica di gestione ordinaria la tabella ed un suo sintetico commento rendono migliore il lavoro di gestione.