Vorrei riportare un libero estratto dell’audiovisivo in quanto si ritiene dia ottimi spunti al lettore per una privata riflessione per quanto riguarda il proprio l’inquadramento aziendale, quale essa sia l’azienda, e le relazioni del proprio ruolo o funzione in essa con quelle a lui adiacenti.
Emerge che le organizzazioni hanno un’ossatura, un’equilibrio, pur conservando una certa libertà e flessibilità nel raggiungere gli scopi prefissi. Quello che segue è in massima parte frutto delle lezioni pubblicate, sia pure con minima cura per un adattamento a questo nostro contesto.
Le organizzazioni sono ovunque e condizionano profondamente la nostra vita
Le organizzazioni sono delle creature che condizionano molta parte della nostra vita, sia essa pubblica, professionale o privata. Per fare un esempio pensate alle organizzazione quando vi muovete per raggiungere con i mezzi pubblici il centro della città, quando prendete il treno, o vi spostate in aereo preferendo una o l’altra compagnia. Ma anche da tutti i servizi pubblici comunali o nazionali, servizi per lo studio o per i servizi sanitari nazionali. Tutto questo è affidato alla buona o cattiva organizzazione imprenditoriale privata o pubblica che sia. Siamo in qualche modo sempre fortemente dipendenti dalle organizzazioni lavorative, sono queste che ci doneranno serenità e soddisfazione per la qualità dei loro servizi: pensate alla qualità organizzativa del tour operator.
Per poter vivere con queste organizzazioni, fruire dei loro servizi o lavorare in essere, ed anche per fare carriera è quindi importante capire come funzionano e come sono strutturate. Comprenderle quindi per disporre di competenze organizzative con le quali realizzare i vostri progetti professionali, creando organizzazioni funzionali, efficienti e creative.
Divisione del Lavoro e Coordinamento
Mi sono posto più volte domande su cosa sia il coordinamento, o meglio come esso sia implementato nelle organizzazioni. Sinteticamente si può dire che può attuarsi in cinque modi diversi. Eccoli brevemente.
- L’adattamento reciproco consegue l’adattamento secondo la comunicazione informale. Intercorre generalmente tra persone che rivestono un pari livello. Per esempio un’uscita tra amici. Dialogando sui processi, sui fatti, sui flussi di lavoro in un flusso continuo di accadimenti che coinvolge le persone e gli ambienti.
- Supervisione diretta, una persona si assume la responsabilità del lavoro di altri dando loro ordini e controllando le loro azioni, come per esempio nelle orchestre in cui la divisione del lavoro è molto sviluppata (archi, fiati, tamburi, ) ed in cui è difficile che i musicisti siano in grado da soli di adattarsi gli uni agli altri, per cui diviene fondamentale un direttore di orchestra. Per queste ragioni questa forma di coordinamento è molto utilizzata nelle organizzazioni aziendali.
- La standardizzazione dei processi di lavoro – Si specificano o programmano i contenuti del lavoro stesso. Un esempio classico è certamente la catena di montaggio, in cui ogni singolo lavoratore sa cosa deve fare, con quali mezzi ed in quanto tempo. Non ha bisogno di fare riferimento a supervisori o a colleghi per portare a termine il suo compito. Altro esempio è il piano di evacuazione da seguire in un Ente in caso di incidente previsto e codificato parcellizzando i compiti di tutte le persone presenti.
- La standardizzazione delle capacità - Si ha quando un’organizzazione ha necessità di competenze precise standard. Un esempio classico è la camera operatoria in cui il medito, paramedico, infermiere, anestesista, portantino ecc. sa perfettamente cosa deve fare e cosa devono fare gli altri vicino a lui. Nella standardizzazione delle capacità non vi è necessità di supervisione o mettersi d’accordo sulle procedure da seguire.
- Le standardizzazione degli output – in questo caso l’azienda non ha bisogno spiegare le attività e dividere i compiti ne chiede competenze specifiche standard ma si limita a fissare gli output, ovvero a definire gli obiettivi. Un esempio classico è rappresentato dalla caccia al tesoro in cui vi è una lista delle cose da fare, la squadra si organizza in sottogruppo assegnando ad ognuno compiti specifici per cercare di far prima delle altre squadre.
Ma vediamo anche come si compone un’organizzazione.
Le parti dell’organizzazione
Si tratta di un diagramma di base che descrive l’organizzazione stessa e per mostrare i diversi fatti che accadono o descrivere le forme che assume (Minzberg)
- Il nucleo operativo – E’ formato dalle persone che erogano i servizi e i prodotti fondamentali. Per esempio i consulenti ed i docenti in un’agenzia formativa commerciale. Costoro, in quanto pari, per coordinare le attività, possono far uso dell’adattamento reciproco.
- Il vertice strategico – E’ formato da persone che hanno le responsabilità globale dell’organizzazione, delineano la strategia e gestiscono i rapporti tra organizzazione ed ambiente in cui si colloca. Per esempio nell’Università è rappresentato dal Rettore, Senato Accademico e dal consiglio d’amministrazione. Qui il Rettore esercita la Supervisione diretta per coordinare le attività.
- La linea intermedia – Ha il compito di collegamento tra il nucleo organizzativo ed il vertice strategico, ovvero è rappresentato dalla catena dei manager che detengono il potere formale aziendale. Più grande è l’azienda più lunga è la catena.
- La tecnostruttura – Contribuiscono all’attività organizzativa influenzando l’attività degli altri elaborando piani di attività, budget, programmi e procedure. Ma non hanno potere gerarchico sulle persone limitandosi a definire i piani ed i programmi. Il compito per il controllo è infatti affidato ai manager della linea intermedia.
- lo staff di supporto – Si tratta di consulenti esterni che forniscono all’organizzazione articolata nel nucleo operativo, vertice strategico e linea intermedia un supporto esterno al flusso di lavoro. Per esempio, nelle scuole sono rappresentati dagli uffici amministrativi dai laboratori, dalle biblioteche, dalle sale multimediali, dalla segreteria, ecc.. Cioè che non partecipano direttamente alla erogazione del servizio didattico ma dal cui funzionamento dipende l’efficienza ed efficacia del servizio stesso.
Aver consapevolezza che le organizzazioni hanno configurazioni proprie, ma che sono visibili tratti comune pone il lavoratore in una condizione professionale più incisiva, tanto da poter, se si ritiene, potenziare il proprio compito, indirizzando meglio le proprie energie.
Antonio Conte