La fiera è uno dei momenti più importanti nella comunicazione di un’azienda, è un luogo di contatto privilegiato tra chi espone e il suo target. È quindi uno strumento prezioso in quanto chi vi partecipa ha scelto di stare in prima linea e di lanciare un messaggio ben preciso alla propria clientela.
A volte l’azienda partecipa in una fiera come espositore, ancor prima di aver identificato a grandi linee il prodotto da promuovere o la comunicazione giusta da usare. Risultato: possiamo ritrovarci nella fiera errata perché semplicemente non c’è richiesta per il nostro prodotto. E’ necessario, quindi domandarci prima di tutto “qual è la manifestazione che può aiutarmi a raggiungere i miei obiettivi?”
Un primo obiettivo che si può perseguire è quello dell’accrescimento della corporate identity (immagine aziedale). La comunicazione si attua in primo luogo attraverso l’allestimento dello spazio espositivo. In tal senso, lo stand è il “biglietto da visita” con cui ci presentiamo al visitatore, il primo elemento di contatto che trasmette informazioni su di noi.
La promozione della presenza in fiera andrà anch’essa programmata sia per la fase pre-fiera, con l’obiettivo di indurre alla visita o alla partecipazione, sia per la fase in-fiera, per comunicare in-time quello che sta accadendo, in particolare attraverso l’ufficio stampa, sia in fase post-fiera, per rendicontare e sedimentare i risultati ottenuti.
Le attività delle 3 fasi fieristiche
- La fase pre-fiera
- Preparare il programma di formazione per lo staff in fiera.
- Raccogliere e creare il materiale di comunicazione da distribuire in fiera (brochure, scheda registrazione contatti, offerte e promozioni)
- Impacchettare e spedire il materiale visivo
Dal punto di vista organizzativo, i responsabili della comunicazione vanno posti in prima linea nell’organizzazione e progettazione dello spazio espositivo e di tutto il materiale pubblicitario. Un valido prodotto pubblicitario rappresenta quel qualcosa in più che ci differenzia dagli altri espositori nel caos del padiglione fieristico.
- La fase in-fiera
- Verificare l’allestimento dello stand (tutto deve funzionare)
- Distribuire in sala stampa il proprio materiale
- Quotidianamente verificare l’avanzamento verso gli obiettivi stabiliti ed eventualmente produrre i cambiamenti necessari
- Ritagliarsi il tempo per osservare ciò che i concorrenti stanno facendo
- A chiusura fare il back up dell’elenco dei contatti registrati in fiera
Non perdiamo l’occasione di osservare gli altri, di visitare la manifestazione, di partecipare agli eventi. Solo in questo modo potremo raccogliere gli elementi utili alla valutazione di una nostra eventuale presenza all’edizione successiva.
- La fase post-fiera
- Organizzare una riunione di valutazione
- Raccogliere e analizzare le informazioni sui contatti avuti durante la fiera
- Avviare e monitorare le attività di follow-up sui contatti
- Stilare le raccomandazioni per migliorare alla prossima partecipazione
La partecipazione in una fiera ha successo solo quando, oltre al contatto immediato, l’azienda registra nel tempo l’incremento della visibilità del proprio marchio.