La saggezza delle nonne soleva ripetere che, a piccoli passi, si compiono lunghi cammini. Il contenuto, espresso con concetti più o meno analoghi, vale anche per il fund rising, perché se è vero che trovare i fondi necessari a soddisfare l’intero fabbisogno economico di un’associazione no profit è impresa difficile, è altrettanto certo che, con diverse raccolte, anche contenute, a conti fatti si possono raggiungere grandi risultati. In questo senso, le iniziative più indicate sono quelle che prevedono l’organizzazione di piccoli eventi che consentano il raggiungimento delle diverse finalità.
FINALITÀ
Il primo concetto da tenere bene in mente è che la raccolta fondi non è l’obiettivo primario di un evento: questo, infatti, deve mirare prima di tutto a coinvolgere le persone, a interessarle e, quindi, a farle partecipare. Solo dopo arriverà il momento di “riscuotere”, anche economicamente, la soddisfazione per la buona riuscita dell’evento.
Fondamentale, quindi, è la pubblicità che si crea intorno alla propria iniziativa. Le organizzazioni più grandi possono puntare al coinvolgimento mediatico, cosa non sempre facile per le realtà più piccole. Il consiglio, però, è quello di provarci sempre: a volte non si pensa che le redazioni stesse dei giornali, soprattutto quelli locali, sono alla ricerca di notizie inerenti il territorio e, quindi, se messe a conoscenza dell’iniziativa, potrebbero rivelarsi degli alleati formidabili.
Oltre alla stampa, però, la pubblicità migliore, per una realtà no profit, arriva dalle stesse persone coinvolte: il passaparola è fondamentale e la buona riuscita di una iniziativa consente di innescare un circolo virtuoso capace di generare una comunicazione positiva intorno alle iniziative create dalla stessa realtà.
A CHI RIVOLGERSI
L’evento, per definizione, è qualcosa di “speciale”, non abituale e, quindi, deve rivolgersi proprio a un pubblico non convenzionale per l’organizzazione che lo pianifica: questi momenti sono fatti per raccogliere fondi dalle persone che normalmente, altrimenti, non li donerebbero, non dalla “solita cerchia” che potrebbe fare donazioni in maniera più diretta e immediata.
Le persone abitualmente coinvolte nel giro dell’organizzazione possono essere sfruttate, in questi casi, per ampliare il giro di conoscenze, così da raggiungere un numero di persone estremamente alto.
Una buona idea, soprattutto per le realtà più piccole e che, magari, non possono ancora contare su un grosso giro di conoscenze, è quello di unire le forze con un’altra realtà analoga: scegliendo bene, è un modo per garantire il coinvolgimento di persone interessate che possono possono partecipare e contribuire. Attenzione, però, i campi di interesse delle eventuali realtà coinvolte devono essere vicini: cercare di unire persone con interessi diversi e finalità distanti, non porta mai alcun vantaggio.
L’ORGANIZZAZIONE
Che si sia deciso di procedere da soli o insieme a qualche altra realtà, il passo successivo da compiere è quello di focalizzare l’attenzione il più possibile sul pubblico da coinvolgere, cercando di far leva su quelli che possono essere individuati come gli interessi principali su cui puntare. Questo passaggio è fondamentale per organizzare le iniziative che più possono andare incontro ai gusti del pubblico che si vuole coinvolgere, ma, scendendo più sul piano pratico, è anche importante per decidere il giorno in cui fare la propria iniziativa, il luogo, l’orario… Tutti dettagli da non trascurare e che possono essere pianificati al meglio solo conoscendo bene coloro ai quali ci si rivolge. È sempre utile anche fare una stima di quante persone si pensa di poter coinvolgere e di quanto si ipotizza di ricavare, così da stabilire fondi e risorse necessari.
Questo, probabilmente, è il passaggio più difficile, in particolare per chi non ha troppa dimestichezza con preventivi e bilanci. È, però, indispensabile, perché senza un’ipotesi di partecipazione non si potrà pianificare la spesa per l’evento e diventerà difficile anche pensare a un prezzo da proporre per la partecipazione all’evento stesso.
Va da sé, comunque, che senza investimenti non ci sono ricavi e, quindi, le risorse per pianificare e organizzare l’evento devono essere già presenti nelle casse dell’associazione.
COSTI SOTTO CONTROLLO
Ciò detto, è palese che le voci di spesa devono essere strettamente controllate: la cosa migliore è che a occuparsene siano poche persone in stretto contatto tra loro. È fondamentale che gli incaricati stilino una lista di tutto ciò che occorre e delle spese che le singole attività prevedono. In questo modo, si creerà un budget di spesa che servirà da cartina di tornasole per la reale riuscita dell’evento: le prime volte si può mettere in conto che le spese reali si discostino parecchio da quanto preventivato, tante sono, infatti, le possibili spese impreviste che persone meno esperte inizialmente non hanno pensato di includere nel budget. Con il tempo, però, le capacità si affineranno e il budget sarà sempre più corrispondente alle spese reali, permettendo un maggiore ritorno economico grazie a una previsione più dettagliata.
Analogamente alle uscite, anche per quanto riguarda le entrate deve essere fatto un budget preventivo, così da capire se, almeno in teoria, esistono le possibilità di copertura delle spese e di successivo guadagno.
Confrontando i reali risultati con il budget precedente, sarà anche possibile capire quali sono le aree che hanno permesso il maggior guadagno e sulle quali, in futuro, si potrà pensare di investire di più e meglio le proprie risorse.
Una volta individuate le voci di spesa e le varie attività, si possono distribuire i compiti tra tutte le persone coinvolte nell’organizzazione, stabilendo un calendario di tempi e scadenze da rispettare per arrivare preparati e senza ritardi al giorno dell’evento.