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Convegno
Cos’è: è un evento su un tema di interesse sul quale dibattono personaggi riconosciuti dall’opinione pubblica. E’ caratterizzato da argomenti divulgativi a cui si attribuisce un senso di professionalità.
Obiettivo: la diffusione attraverso incontri aperti al pubblico di conoscenze,fatti ed opinioni riguardanti temi di particolare rilievo.
Pubblico: non appartiene ad una categoria specifica. E’ accomunato dall’interesse verso il tema dibattuto per ragioni personali e professionali.
Tempo: sono organizzati a discrezione dell’ente che li promuove.
Durata: di rado supera la giornata intera. Molto utilizzata è la formula della mezza giornata.
Relatori: devono essere autorevoli ed esperti del tema trattato. Le loro opinioni devono essere d’interesse per il pubblico. Devono essere capaci di illustrare brillantemente un aspetto della tematica.
Moderatore: orchestra gli interventi,introduce i vari relatori, mantiene le file della discussione, riconduce il dibattito al cuore dell’argomento e trae le conclusioni. Inoltre, ha la funzione di smistare le domande degli interlocutori. Deve essere competente nell’ambito e neutro rispetto a qualsiasi posizione venga discussa.
Come si svolge: in genere, si tratta di un incontro di una sola giornata. Si aprono i lavori con l’introduzione di un moderatore a cui seguono una serie di interventi che offrono prospettive e spunti diversi sul tema. Agli interventi segue una conclusione che sintetizza quanto esposto. L’agenda prevede,poi, una sessione di domande e risposte riservate al pubblico.
Piano di Comunicazione: invito cartaceo ed in formato elettronico a mailing list, promozioni su internet attraverso banner e link su siti coerenti al target, invii di materiali presso radio e tv.
Misurazione Risultati: Avviene attraverso Moduli di Valutazione, Questionari agli Ospiti nella fase di commiato. E’ bene che il modulo di valutazione sia inviato in allegato all’email di ringraziamento per essere intervenuti. Un documento di analisi generale deve tirare le conclusioni, segnalare le aree di criticità ed essere archiviato.
Suggerimenti : è meglio evitare interventi troppo lunghi ( non devono durare più di 20 minuti consecutivi ).E’ utile che gli organizzatori preparino alcune domande pilotate che servano per aprire il dibattito nel caso in cui il pubblico stenti a rompere il ghiaccio.