L’evento è uno degli strumenti di comunicazione più utili nell’era multimediale. Esso soddisfa le esigenze dell’azienda che vuole comunicare i suoi prodotti e, più in generale, la sua filosofia d’azione.
Le piccole aziende iniziano ad organizzare eventi con sempre maggior frequenza : grazie a questo strumento,infatti, possono conversare face to face con un pubblico ampio e differenziato.
L’evento è l’unico strumento di comunicazione che può essere usato in N situazioni distinte e sempre con la stessa efficacia. Un evento,infatti, prevede attività diverse e personalizzate attraverso le quali ciascun target riceve uno o più messaggi mirati. La comunicazione è, pertanto, efficace e può essere realizzata anche a budget contenuto.
La guida che voglio proporvi riguarda una particolare tipologia di eventi : i convegni. I convegni sono particolarmente utili alle aziende per scopi promozionali e di comunicazione.
La guida, scritta in maniera chiara e dettagliata affinchè anche i meno esperti possano comprenderla, insegna a sfruttare i convegni ai fini della performance aziendale.
Vi consiglio la lettura, soprattutto se siete interessati a non uscire dal mercato.
Sommario degli Argomenti trattati
PROGETTARE UNEVENTO
L’analisi dello scenario
Individuazione degli obiettivi
Fasi
Fase preliminare
Il budget
L’individuazione della sede
L’individuazione della data
L’individuazione dei tempi di realizzazione dell’evento: la tabella di marcia
Aspetti organizzativi
Il tempo libero e l’intrattenimento degli eventuali accompagnatori
La costituzione dello staff organizzativo
I trasporti
I patrocini
Fase intermedia
Stesura del programma dei contenuti
Individuazione dei relatori
Elaborazione mailing invitati
Ideazione di una linea grafica
Gli inviti
La fase esecutiva
La spedizione degli inviti
L’arredo della sede
I servizi
L’organizzazione logistica per i relatori
Il cerimoniale
La preparazione dei materiali informativi per il kit da consegnare ai convenuti
La copertura assicurativa
Pubblicizzare l’evento
Varie
La fase conclusiva
COMUNICARE L’EVENTO
Definizione e obiettivi
Ruoli e funzioni
Media
Mezzi e strumenti
La mailing list
I comunicati stampa
Cartella stampa
La pubblicità
Il materiale promozionale
L’informazione attraverso il Web
I sondaggi: uno strumento di informazione in più
APPENDICE
La gestione contabile degli eventi
Aspetti legali
L’informativa sulla tutela della privacy Il diritto d’autore 18
Contratti
Numeri utili
Lettera agli iscritti
IN SINTESI Guida realizzata da AGESCI SICILIA – Centro Studi e Documentazione
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Piero Iacono