Le riunioni sono fondamentali per una discussione sulle strategie riguardanti uno specifico progetto.
Molto spesso, però, capita di partecipare a riunioni dove si spreca soltanto il proprio tempo, non si è coinvolti e per questo non se ne trae alcun beneficio
L’unico modo per ottimizzare le riunioni è quello di gestirle correttamente al fine di sprecare molto meno tempo ed avere vantaggi in termini di risultati.
Vediamo un metodo utile a tale scopo impostato su 7 semplici passi
Anzitutto va definito il contenuto ( al massimo uno o due argomenti su cui discutere ) e l’obiettivo della riunione al fine di comprendere cosa si intende raggiungere con quell’incontro
Il secondo passo è rappresentato dagli inviti : devi accertarti, cioè, che tutti i tuoi invitati siano interessati al tema proposto e che la partecipazione alla riunione non stravolga la scaletta dei loro impegni ( a tal fine è importante fissare la data in anticipo )
Il terzo passo consiste nella capacità di dare alla riunione la forza di produrre un risultato. Se, in altri termini, il tuo obiettivo è quello di prendere delle decisioni sarà molto importante riservare l’incontro a poche persone che abbiano competenza e potere decisionale
Il quarto passo consiste nello stabilire una scaletta dei temi da trattare, da un lato per avere uno schema da cui partire e dall’altro per permettere ai partecipanti di prepararsi anticipatamente
Il quinto passo è quello di stabilire un inizio ed una fine dell’appuntamento : dal momento che gli impegni sono molteplici, cioè, non dovrai sforare il tempo a tua disposizione. Questo, tra l’altro, ti agevolerà notevolmente il lavoro
Il sesto passo consiste nel produrre la documentazione di quanto emerso dalla riunione : cosa è stato discusso e cosa è stato deciso, quali compiti sono stati attribuiti. In genere conduce questa operazione colui il quale ha indetto la riunione
Il settimo ed ultimo passo è quello più importante e può riassumersi nella parola verifica. Il coordinatore, cioè, deve tenersi aggiornato su quanto succede in seguito a quanto deciso e mettere tutti al corrente sull’andamento delle iniziative