E’ possibile aumentare la produttività della giornata potenziando la scrittura (non intesa come gesto grafico, ma come sistema) ? Certo. Si tratta di lavorare su un’organizzazione mentale efficiente ed apprendere alcune tecniche che, in maniera facile ed efficiente, aiutano a tenere traccia di progetti, liste, pianificazioni in diversi settori.
Oggi ti voglio parlare del Bullet Journal. Non so se lo conosci o ne hai mai sentito parlare. Io, te lo confesso, prima di entrare nel magico mondo delle agende e dei setup (guardo ore e ore di tutorial su YouTube e tutte le volte scopro cose nuove) non sapevo assolutamente dell’esistenza di questa strategia.
Bene. Entriamo nel merito e vediamo come funziona.
Il bullet journal: i fondamenti
Prima di tutto, occorre dotarsi di un’agenda con fogli a quadretti. Ho notato che i quadretti agevolano la scrittura delle liste, se non altro perchè è facile incasellare i simboli (anche detti bullet; da qui la nascita del nome). Io ho la mia Midori Traveller’s Notebook regular size, fatta per me su commissione (pure il nome nella cover, un capolavoro di Ray Blake), che sto settando piano piano con vari metodi. Uno di questi è stato appunto il Bullet Journal.
Il principio di base è il giorno. Sì. Proprio l’arco temporale produttivo della giornata. L’obiettivo è scrivere liste dei tasks che devi esaurire nell’arco temporale delle tue 8-10 ore (perchè vuoi anche mangiare e dormire, giusto?) e tenere traccia dell’avanzamento dei lavori. Se esaurisci il task nella giornata di oggi, puoi considerarlo compiuto. Diversamente, lo vai riversare nella programmazione di domani.
Un sistema di pianificazione efficace deve poterti mettere in grado di esaurire l’azione entro la giornata. Alla sera, sei in grado di svuotare la “dashboard” dai tasks e cominciare quelli nuovi per la giornata successiva.
Per fare questo, si usano i seguenti simboli:
Ognuno trova i suoi, in base alla frequenza di utilizzo e alle necessità personali. Potresti, per esempio, inserire il segno del dollaro di zio Paperone per indicare un’entrata o un’uscita di denaro. Comodo, no?
Come scrivere liste nel bullet journal
- Nel foglio a quadretti, traccia due linee (come da figura) per separare i bullet dalla descrizione del task.
- Passa alla scrittura della lista, ponendo accanto ad ogni descrizione il simbolo che indica la categoria in cui va collocata l’azione: cose da fare, progetti, idee, appuntamenti…
- Le azioni da compiere sono (oltre – naturalmente – quello che devi fare):
- Se il task è in progress e non è stato esaurito nella giornata, colora il bullet per metà
- Se il task è stato esaurito, colora il bullet completamente
- Nel caso in cui l’azione sia stata cancellata, poni una sbarra orizzontale oppure una X sul bullet
- Nel caso in cui l’azione sia rimandata, metti accanto al bullet una freccia.
C’è poi la definizione della scadenza temporale:
- la freccia indica (come detto) un’azione da rimandare
- il punto esclamativo indica un’azione che non può assolutamente essere rimandata, quindi va esaurita nella giornata
- un asterisco indica che il task è piuttosto importante, quindi va esaurito in fretta (se non oggi, domani)
Ecco come si presenta una lista completa di bullet:
Molto visivo e pratico. La pianificazione viene davvero potenziata. Ti puoi rendere conto se sei in grado o meno di compiere tutti i task che inserisci nella lista. E a stabilire delle priorità.
Come scrivere le liste potenzia la tua creatività e la tua organizzazione
Un sistema come il Bullet Journal ti permette di tenere traccia di ogni cosa e di pianificare la singola azione suddividendola in sottotask e in priorità. Così puoi capire se la tua modalità di programmazione ha un senso o se tendi a voler fare troppe cose in troppo poco tempo.
Se vuoi sapere di più, il sistema è stato creato da Ryder Carroll, un art director americano che cercava un efficace sistema di pianificazione. E guardati questo video illuminante di Idy, che spiega benissimo tutto il sistema.