Leggi L’introduzione di Massimo Maugeri e Simona Lo Iacono
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IL DOCUMENTO DIGITALE
Che cos’è un documento digitale?
L’intero concetto di Amministrazione Digitale ruota intorno a quella che viene chiamata “rappresentazione informatica” e che può essere definita come il risultato della trasformazione in bit, e successiva memorizzazione di quegli atti, fatti o dati che possano avere rilevanza giuridica.
La disciplina del documento informatico e della sua validità giuridica hanno rappresentato il primo tassello per consentire l’applicazione analogica delle norme preesistenti alle nuove tecnologie: l’obiettivo del legislatore era consentire di conferire piena validità giuridica all’attività contrattuale e amministrativa svolta con l’ausilio degli strumenti informatici.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale fornisce gli strumenti per la gestione integralmente telematica dell’attività amministrativa e negoziale delle PPAA, in considerazione degli obblighi che impongono di abbandonare le tradizionali modalità analogiche.
La dematerializzazione dei documenti è il processo attraverso cui il documento giuridico viene formato (e conservato) utilizzando supporti di natura telematica o, più in generale, informatica. Il documento “dematerializzato” nel rispetto della normativa vigente ha il medesimo valore legale e probatorio del documento cartaceo (o analogico in genere). La trasformazione del documento in un elemento informatico genera una stringa digitale in grado di soddisfare i requisiti tecnici e legali previsti per ciascun tipo di documento elettronico.
L’art. 1, comma 1, lett. p) del CAD definisce il documento informatico come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, mentre il successivo punto p-bis) offre la definizione di documento analogico inteso come la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Il processo di dematerializzazione dei documenti, quindi, segna il passaggio dalla netta prevalenza del documento analogico ad un generale utilizzo del documento informatico.
La dematerializzazione, così come disciplinata dal Codice, investe sia i documenti che vengono creati direttamente in formato digitale sia le conversioni analogico/digitale (es. documenti originariamente creati in formato cartaceo e, solo successivamente, trasformati in documenti informatici) e riguarderà tutti i documenti, inclusi quelli contabili, di cui la legge impone la conservazione.
Sembra opportuno sottolineare come la disciplina in materia di documenti informatici e firme elettroniche, pur essendo contenuta all’interno del CAD (quindi di un atto normativo destinato in massima parte alla disciplina dell’azione della PA), trova diretta applicazione anche nei rapporti tra privati.
Sul piano generale, infatti, il Codice sancisce la validità e la rilevanza agli effetti di legge del documento informatico da chiunque formato, della sua memorizzazione su supporto informatico e della trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche.
Una volta rispettate le regole tecniche, il documento informatico, realizzato, memorizzato e trasmesso con strumenti telematici ha identica validità, ad ogni effetto di legge, del documento cartaceo e deve essere accettato da qualsiasi soggetto pubblico o privato. La legge riconosce validità giuridica all’attestazione di data e ora apposte in conformità alle specifiche regole tecniche.
In particolare, il Codice prevede che:
−Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
− Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, fa piena prova fino a querela di falso. L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.
− gli atti di cui all’articolo 1350 del Codice Civile, primo comma, numeri da 1 a 12 (atti che costituiscono, modificano o trasferiscono la proprietà o diritti reali su beni immobili o mobili registrati, locazioni ultranovenali, costituzione di società, ecc.) se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale. Gli atti di cui all’articolo 1350, numero 13) del Codice Civile soddisfano comunque il requisito della forma scritta se sottoscritti con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.
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