“ Ora dirò con quali strumenti si lavora la terra. Alcuni dividono questi strumenti in 2 categorie : le persone e gli strumenti senza i quali non potrebbero lavorare”. La frase è del letterato romano Marco Terenzio Varrone. Essa ci fa capire quanto siano importanti gli strumenti ai fini del nostro lavoro ( nei campi ma anche altrove ).
Senza gli strumenti fondamentali, il piano di marketing non potrebbe essere realizzato ( che tradotto liberamente da Varrone potrebbe essere “ senza la zappa, l’uomo non può zappare ” ).
Vediamo, allora, quali sono gli strumenti fondamentali per costruire il nostro progetto.
Penne, matite, block notes
Costituiscono il kit per prendere appunti. Se li rendiamo disponibili, facciamo intendere che la riunione debba cominciare immediatamente.
Cartellini segnaposto
Servono per assegnare i posti disponibili nella sala riunione. Vanno posizionati con il nome rivolto all’interno della sala e difronte ad ogni poltroncina.
Giocattoli ( sembra strano ? )
Possono essere: palline antistress,palloncini,soldatini,giochi a molla … Essi sviluppano inventiva ed immaginazione, suggerendo, così, una prospettiva di divertimento che aiuta a vivere meglio la fatica.
Cibi e Bevande
Non devono mai mancare ( proprio come diceva la mamma ). Offriamo per tutta la durata della riunione caffè ed acqua. Per la prima colazione, serviamo carboidrati in abbondanza ( aiutano ad affrontare la prima e tragica fase della giornata ). Per il pranzo organizziamo un buffet ricco di pietanze gustose. A metà mattino e metà pomeriggio proponiamo degli snack ( in particolare, ma non solo, a metà pomeriggio sono sempre graditi i dolci ). Chiediamo ai partecipanti – il giorno prima della riunione – cosa desiderano mangiare : sicuramente ne ricaveranno una ottima impressione.
Programma
E’ una guida per il leader. Esso consente di dare una scansione temporale ai contenuti che verranno discussi. Siccome,come già ricordato, non deve essere rivelato ai partecipanti, è essenziale portarne solo 2 copie : una per il leader ed una per il suo collaboratore.
Lavagna a fogli mobili
Sulla lavagna vengono annotati tutti gli elementi del programma fino al momento esaminati.Il gruppo di partecipanti viene articolato in sottogruppi da 3-4 persone. Ogni sottogruppo deve avere in dotazione, nella sua area di lavoro dedicata, una lavagna a fogli mobili. I fogli, che a mano a mano vengono numerati e compilati, devono essere appiccicati alle pareti. Essi,inoltre, devono essere semplici da spostare quando il piano evolve e sono necessarie modifiche ( aggiunte, cancellature … ). Ogni foglio diventa una pagina per la presentazione del piano di marketing.
Computer
Deve essere dotato del programma power-point. Uno scrivano metodico, infatti, deve riportare accuratamente sulle slide del programma tutto quello che è scritto sulla lavagna a fogli mobili.
Cartoncini e fogli adesivi
Servono ai partecipanti affinchè possano : rispondere alle domande, inserire commenti e aggiungere descrizioni aggiuntive alla stesura del piano.
Direi che, grazie al suggerimento di Varrone, ora siamo pronti a lavorare.
Piero Iacono