Sappiamo bene che, per goderci appieno una vacanza, la cosa ideale è disporre di una casa per la villeggiatura. Il problema, però, sta nel fatto che quanto più essa è spaziosa,confortevole,luminosa,accessibile e vicina ai negozi tanto più ci verrà richiesto per il fitto. Questo avviene perchè la location è in grado di migliorare la nostra esperienza.
Per la stesura di un Piano di Comunicazione avviene la stessa cosa. La location accresce la qualità del risultato, concentra energie e focalizza il pensiero.
Le strutture in cui tenere una riunione possono essere diverse:
- alberghi
- uffici
- villaggi turistici
- sale convegno
- …
Ciò che è importante, però, è che queste strutture siano :
- confortevoli
- accessibili
- spaziose
- dotate delle necessarie infrastrutture
L’obiettivo principale che dobbiamo porci è quello di isolare il gruppo dei partecipanti dalla operatività quotidiana : vogliamo che l’impegno sia massimo e non vi siano distrazioni.
La scelta della location in cui tenere la riunione dipende da 4 fattori :
- Lo Spazio : è essenziale che ci sia uno spazio proporzionato al numero dei partecipanti. Le persone devono esser messe nella condizione di potersi guardare in faccia ( per questo è meglio prediligere dei tavoli rettangolari ) e di potersi muovere liberamente all’interno della stanza. Lo spazio è importante affinchè l’intimità e l’informalità della riunione vengano rispettate.
- L’Organizzazione dello Spazio : è ideale organizzare piccoli gruppi di lavoro costituiti da 3-4 persone. Per questo dobbiamo realizzare angoli ad hoc all’interno della stanza o, meglio, allestire un ambiente di lavoro più isolato in un altra stanza.
- Le Pareti : il piano di comunicazione si annota sulle lavagne a fogli mobili. Le pareti ampie e bianche servono ad accogliere le pagine, numerate e piene di informazioni, che riportano lo stato di avanzamento dei lavori.
- Area Pausa : l’area pausa accoglie i partecipanti in modo tale che essi possano riunirsi e conversare agevolmente. Si può allestire un’area per il pranzo ed un’area per gli snack. In ogni caso, il ristoro – in particolare acqua e caffè - non deve mai mancare.
La riunione per decidere il Piano di Comunicazione non è una vacanza, ma grazie a questi accorgimenti potrete renderla sicuramente più godibile.