Organizzare il giorno del matrimonio è come scrivere la sceneggiatura di un film dove tutti gli attori hanno un ruolo preciso e seguono il copione supportati dal regista : il wedding planner.
La wedding time line è dunque la scaletta del film scritta e diretta dall'organizzatore del matrimonio.
Come si crea una wedding time-line?Prima di procedere alla stesura della tabella definitiva occorre crearne altre due:
- Time-line fornitori;
- Time-line sposi;
- La tabella fornitori è l'elenco dettagliato di ogni singolo servizio fornito da professionisti e collaboratori completo di: nome del fornitore, luogo di esecuzione, tempo di realizzazione, orario di inizio e orario termine oltre il tempo di percorrenza dalla sede alla destinazione. Di seguito un esempio molto semplice di tabella fornitori.
Da questo esempio si desume che se la cerimonia ha inizio alle ore 11:00 il fiorista deve partire dalla sede alle ore 08:30 per arrivare in Chiesa alle 09:00 e terminare l'allestimento entro le 10:00.
Ogni scheda va rilasciata in copia al fornitore completa di:- tutti gli indirizzi di competenza ( casa sposa, chiesa, ricevimento....);- gli orari tassativi ( cerimonia, inizio buffet, consegna bouquet...);- nomi e contatti telefonici dei responsabili delle varie locations;- indicazioni stradali, parcheggi ed eventuali regole di carico, scarico...;Nella scheda vanno inseriti anche i collaboratori del proprio staff. 2. La tabella sposi è l'elenco in ordine cronologico di tutte le richieste degli sposi.Es: la cerimonia durerà un'ora e trenta perchè celebrata da un amico missionario con l'inserimento di molti canti e momenti di condivisione... ( mi è capitato davvero! :-) )
Compilate queste due schede, si procede con la stesura della vera Wedding Time-line che non è altro che la somma di entrambe le tabelle, disposta in ordine cronologico con il seguente schema:
- orario di riferimento ( inizio servizio o azione : allestimento fiori o arrivo sposa chiesa );
- nome del fornitore o attore ( sposo, sposa,testimone,staff,wp...);
- tipo di servizio ;
- luogo;
- note utili ( rif.ti, contatti, tassativi..);
Quali sono le tempistiche indispensabili da seguire ?
- i tempi di esecuzione dei lavori/servizi dei fornitori;
- la durata della cerimonia in base al tipo di rito celebrato;
- i tempi di preparazione della sposa: si stabiliscono con l'ausilio della parrucchiera e della truccatrice in base al tipo di lavoro scelto dalla sposa e se oltre ad essa si preparano anche amiche, mamma, sorelle... In ogni caso la sposa deve essere pronta almeno un'ora e mezza prima della cerimonia + tempo di percorrenza verso Chiesa/Comune. Es.cerimonia alle ore 11:00 e percorrenza 0:30 min. = la sposa deve essere pronta per le 09:00. A quell'ora arriverà il fotografo che alle 10:00 lascerà la casa della sposa per recarsi in Chiesa;
- orario di inizio buffet calcolato con il responsabile del catering tenendo conto di: durata cerimonia + mezz'ora per firme + mezz'ora per saluti e foto di rito + tempi di percorenza dalla cerimonia al ricevimento;
- i tempi di percorrenza da un luogo all'altro: da casa della sposa alla chiesa; dalla chiesa al ristorante....;
Con la time line in cartellina o nel tablet potrai svolgere un wedding day coordinator con efficenza e puntualità; ricordati pero' che un ottimo regista sa trasformare i tempi vuoti in opportunità e risolvere i contrattempi con soluzioni istantanee. La capacità di problem solving, tipica di un wedding planner l'acquisisci con la pratica e l'esperienza ma devi soprattutto migliorala con lo studio e la tecnica.Ho preparato per te una scheda Time-Line completa che puoi scaricare, copiare personalizzare ed integrare come preferisci ; se desideri riceverla scrivimi a online@graceevent.net o dal FORM CONTATTIPer ogni altra informazione scrivimi o commenta questo post, sarò lieta di risponderti e organizzare insieme un Sì Straordinario! :-)Mariagrazia Tarantinowedding planneronline@graceevent.net