Un Evento è una occasione di incontro. Esso viene progettato, pianificato, organizzato e reso noto allo scopo di coinvolgere un preciso pubblico di riferimento trasmettendogli un messaggio preciso e suscitandone l’interesse attorno al tema
Da ciò si evince che l’Evento debba avere un carattere razionale e rigoroso e debba essere supportato da una precisa suddivisione delle responsabilità
Nel momento in cui si organizza un Evento è dunque essenziale suddividere i compiti all’interno del Team di Lavoro, così da procedere con l’esecuzione delle attività mantenendone costantemente il controllo
Vediamo i principali Ruoli Strategici degli Attori degli Eventi :
Il Coordinatore Generale
E’ colui da cui dipende la buona riuscita generale dell’Evento. Il Coordinatore infatti decide : se l’Evento debba essere o meno utilizzato come Strumento di Comunicazione, come debba inserirsi nella strategia globale dell’azienda, quali sono gli obiettivi da raggiungere e i contenuti da trasmettere a coloro che partecipano, la progettazione dettagliata del briefing iniziale, il controllo del budget e la valutazione del programma dell’Evento
Tuttavia è sempre fondamentale che le decisioni più importanti siano prese assieme al team di coordinamento dell’Evento
Team per la Definizione dei Contenuti
Il Team designato deve avere una conoscenza approfondita del tema dell’Evento e deve essere in grado di : identificare i temi che verranno presentati durante l’evento, studiare la programmazione della giornata di lavoro, suggerire la scaletta degli interventi, scegliere il tipo di documenti da distribuire ( in modo che siano coerenti col messaggio da comunicare, interessanti ed utili ad accrescere la conoscenza dei partecipanti in relazione al tema trattato )
Il Responsabile dell’Organizzazione
E’ la persona che si preoccupa della logistica e della gestione delle emergenze durante la manifestazione. Il responsabile dell’organizzazione – che può essere scelto internamente o esternamente all’azienda – deve prendere decisioni di concerto consultando, pertanto, in maniera diretta il Team per la Definizione dei Contenuti e il Coordinatore Generale
Il Responsabile della Fornitura
Il Responsabile dei Fornitori ha il compito di coordinare i collaboratori coinvolti nella logistica. Può essere anche delegato alla scelta dei fornitori esterni stabilendo dei criteri di valutazione sulla scorta dei risultati raggiunti
Passiamo infine rapidamente in rassegna i Ruoli Tattici ed Operativi degli Attori degli Eventi :
Il Personale del Team Creativo
La Gestione della Segreteria dell’Organizzazione
Gli Scenografi
La Regia Artistica
Gli Accompagnatori ( per la definizione del programma di intrattenimento degli ospiti )
I Fotografi e gli Operatori Professionali ( fondamentali per la produzione di materiale disponibile per i media e per la gestione dell’archivio )