Una Check List è uno strumento fondamentale per fare in modo che nessun particolare - relativo alla Organizzazione del nostro Evento - possa sfuggirci. Spesso, infatti, la fretta e la necessità di gestire troppe cose ci fa dimenticare qualche passaggio importante: tutto questo si traduce nella difficoltà di raggiungere gli obiettivi
Grazie alla Check List riusciremo a limitare notevolmente i rischi organizzativi
Ecco un esempio di Check List che possiamo impiegare a pochi giorni dal nostro Evento
DOCUMENTAZIONE
OK
DA FARE
Allestimenti e Cartellonistica
Materiali Marketing e loro Diffusione
Modalità di Distribuzione
Gadget
Ritiro Documentazione alla fine dell’Evento
ALLESTIMENTI
OK
DA FARE
Video Proiettori
Pc, Trasporto In&Out, Magazzino
Riprese Video e Foto
Impianti Audio
Traduzione, Interpreti e Numero Cuffie
Linee Telefoniche dedicate
RECEPTION
OK
DA FARE
Numero Postazioni per raccogliere Iscritti
Area Stampa
Distribuzione del Materiale e Ritiro Post-Evento del Modulo di Valutazione
Documenti della Segreteria
Kit Cancelleria
LISTE PARTECIPANTI
OK
DA FARE
Liste Partecipanti Finali
Controllo delle Liste
RISTORAZIONE
OK
DA FARE
Rispetto degli Orari previsti in Agenda
Ristorazione Assicurata in al Totale degli Iscritti
SALA
OK
DA FARE
Tavola per Relatori, Sedie, Podio, Microfoni
Prese Elettriche
Linea Telefonica per Internet
Posti Riservati
Numero Posti per Invitati + 10 % Extra
TRASPORTI
OK
DA FARE
Verifica Orari rispetto all’Agenda
Numero Navette e Valutazione Posti Totali
Accoglienza in Loco