“Must Have” is a book you … must have!

È possibile riportare i mega eventi a una dimensione umana? Mi riferisco a quelli sportivi, che sempre di più trascinano con sé polemiche (e cattedrali nel deserto) di ogni genere. È un tema che ho affrontato più volte dentro questo blog. Oggi mi sento confortata dal fatto di non essere sola nel pensare che sì, è possibile mettere in scena grandi eventi sportivi, senza per questo fare disastri. Anzi, che proprio lo sport possa diventare un motore per attivare dinamiche sociali, culturali, economiche che siano una vera crescita per la comunità ospitante. E quando parlo di crescita, la intendo secondo le parole di Florence Nouville.

Must Have. Nice To Have è un libro che mi è giunto per posta (ma si trova anche in versione ebook su amazon). Un dono molto gradito. Uno degli autori è un mio compare di passate avventure in ambito di eventi sportivi, Egon Theiner, giornalista, editore, ma soprattutto esperto di media ai mega eventi.

Il valore dello stare in campo

Mi piace, di Egon, la sua visione equilibrata: il business è un valore, ma affinché lo sia davvero devono essere soddisfatte alcune condizioni non negoziabili. Mi piace, in questo libro, il suo lato umano e concreto. L’altro autore è Filippo Bazzanella, specialista di eventi sportivi internazionali, ma soprattutto un professionista che ha contribuito a qualcosa di straordinario: organizzare le Universiadi invernali 2013 in un solo anno, quando in genere lo si fa in un quinquennio. Cioè: questo libro lo hanno scritto due tipi che in genere stanno al fronte dei mega eventi e che da lì godono di un punto di osservazione privilegiato. La loro capacita è stata quella di raccontare la possibilità di mettere in scena qualcosa di grandioso da prospettive differenti. Un lavoro non facile: si tratta di osservare anche sé stessi da fuori, individuare le crepe, e suggerire soluzioni.

Conditio sine qua non nel prisma dell’evento

Il titolo lo dice subito: qui si va oltre meri suggerimenti. Must have significa che vi sono alcuni compiti e alcuni strumenti non negoziabili quando si organizza un evento sportivo. Nice to have ci dice invece che altre cose sarebbe bello averle, perché renderebbero l’evento quasi prefetto.

Il volume si divide in tre parti.

All’inizio offre una serie di interviste a personaggi autorevoli del mondo dello sport nazionale e internazionale. Emerge in tutti loro la consapevolezza che il valore economico dello sport sia indiscutibile, ma che allo stesso tempo questo valore non dovrebbe contaminare l’intero sistema. C’è come un bisogno sempre più impellente di riportare tutto a una dimensione umana. Abbiamo strafatto, abbiamo esagerato, ci siamo dimenticati delle misure. Tornare indietro non solo è possibile, e necessario, ma è un’occasione per ridare un senso allo sport usando la sua energia per portare valore, per farci crescere e progredire anche da un punto di vista culturale.

Ci sono esempi pratici che lo dimostrano: questa non è fantascienza. Nella seconda parte il libro, infatti, illustra due mega eventi, che hanno visto Egon Theiner e Filippo Bazzanella in pole position da un punto di vista operativo. La sintesi che mi viene da fare è che incredibilmente è possibile mettere in scena qualcosa di grandioso con budget limitati. E che prima di tutto è una questione di responsabilità e di obiettivi.

Un caleidoscopio ordinato

La parte che tuttavia a me affascina di più (essendo io una patita del management) è la guida che ci propongono.

160 pagine che possono davvero essere una specie di vademecum master per ogni evento. 160 pagine che in modo davvero generoso mettono a disposizione una checklist completa intersecando tutti i settori operativi. 160 pagine che offrono istruzioni affinché un evento – direi davvero non solo sportivo – abbia successo portando valore – non solo monetario – al territorio che coinvolge.

La struttura: è il primo punto da cui partire. “I primi passi di un progetto evento sportivo  – ci dicono Theiner e Bazzanella – e cioè la preparazione della struttura e dell’organizzazione, sono cruciali per il successo di un evento. Il fallimento spesso deriva proprio da una riflessione poco approfondita su questo aspetto”.

La vision: questa è parola che io prendo sempre con molta diffidenza, ma qui mi sento di sposarla per la semplicità e la chiarezza disarmanti con cui gli autori la propongono.

La vision – scrivono – dovrebbe illustrare cosa vuole divenire in futuro l’organizzazione sportiva.

La vision, cioè, va oltre l’evento e si chiede cosa vogliamo essere dopo.

160 pagine in cui ogni singolo ambito/aspetto/ servizio/ funzione di un evento sportivo vengono illustrati e integrati dai momenti di verifica.

Organizzate eventi? Bene provate a scorrere i loro must have e vi accorgerete che nella vostra organizzazioni ci sono falle. Le ho trovare pure io e ne sono consapevole. Volete raggiungere il meglio? Una volta risolti i must have concentratevi sui nice to have.

Organizzazione, vision, mission, membri fondatori, comitato operativo, management, compiti, organigramma, masterplan e budget, sostenibilità, amministrazione e finanze, cash flow, assicurazione, risorse umane, volontari, sede del comitato organizzatore, sicurezza sul posto di lavoro, arredamento degli uffici e ancora project management (da leggere assolutamente perché vi aiuterà a lavorare con efficacia), energia, amministrazione pubblica, IT e  reti, progetti speciali, media e comunicazione, marketing e sponsorship, look dell’evento, merchandising e poi, lo sport (i siti, il cronometraggio, il piano di  gara, etc.) …

È la carta geografica completa di un evento sportivo. Il caleidoscopio messo a sistema.

Gli eventi non possono crescere all’infinito e questo libro ci dice che se si lavora in modo serio, trasparente, responsabile, con le persone giuste, avvalendosi sia di passione sia di professionisti, è possibile.