Sempre di più, e sempre più in fretta, la tecnologia entra nelle nostre vite... fino a invaderle, in qualche caso: "Ogni mio conoscente", sostiene il curatore delle conferenze TED Chris Anderson, "sta affogando in un mare di e-mail".
E così ha aperto il sito emailcharter.org, con un vero e proprio decalogo, scritto collettivamente, per il buon uso di questo altrimenti straordinario strumento.
Di seguito trovate la traduzione del testo in homepage.
Buona lettura!
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1. Rispetta il tempo del destinatario
Questa è la regola fondamentale. In qualità di mittente, sei TU a dover minimizzare il tempo di risposta del lettore. Anche se questo implica che tu investa più tempo, prima di inviare.
2. Breve, o lento, non significa rude
Stabiliamo di vivere e lasciar vivere. Col carico di e-mail che ciascuno di noi deve gestire, non deve essere un dramma se le risposte si fanno attendere un po', e se l'altro non risponde in modo dettagliato ad ogni tua domanda. Nessuno vuole passare per maleducato, quindi non prendiamola così. Vogliamo solo riprenderci le nostre vite!
3. Onora la chiarezza
Inizia con un soggetto che metta bene in chiaro l'argomento, e che magari lo classifichi, come [Info], [Urgente], [Azione]. Usa frasi nette, prive di ambiguità. Se l'e-mail deve essere più lunga di cinque frasi, assicurati che la prima metta in chiaro la principale ragione per cui scrivi. Evita inoltre font e colori insoliti.
4. Evita le domande aperte
Mandare un'e-mail con quattro lunghi paragrafi di testo "denso", seguito da "Opinioni in proposito?" significa pretendere molto da chi legge. Anche richieste benevole ma vaghe come "In che modo posso aiutarti?" potrebbero in realtà non aiutare molto. L'e-mail "generosa" contiene domande che semplificano la vita, e a cui è facile rispondere. Esempio: "Ti aiuto di più a) chiamando al telefono; b) andando a far visita o c) tenendomene fuori?
5. Evita le cc inutili
Le copie carbone sono come i conigli in amore. Per ogni destinatario aggiuntivo, il tempo totale di risposta aumenta considerevolmente. Non inviarle a cuor leggero! Quando ci sono più destinatari, non cliccare automaticamente su "Rispondi a tutti". Forse devi rispondere solo ad un paio di persone. O a nessuna.
6. Accorcia le discussioni
Alcune email traggono il loro significato dal contesto. Quindi di solito ha senso includere la discussione in cui si interviene. Ma è raro che una discussione debba estendersi a più di 3 e-mail. Prima di inviare, taglia le parti irrilevanti. Oppure chiediti se non è meglio fare una telefonata.
7. Niente allegati inutili
Non usare file grafici, come loghi o firme, che appaiono come allegati. Il destinatario dovrà perdere tempo a capire se c'è qualcosa da aprire. È ancora peggio inviare del testo in allegato quando si sarebbe potuto incorporarlo nel messaggio dell'e-mail.
8. Due regali per chi legge: EOM e NNTR
Se il tuo messaggio può essere espresso in 5/6 parole, scrivile nel campo del soggetto, seguite da EOM (=End of Message). Questo risparmia al destinatario la briga di aprire il messaggio. Terminare un messaggio con "No need to respond", o NNTR, è uno straordinario atto di generosità. Molti acronimi creano tanti problemi quanti ne risolvono, ma questi due sono di grande aiuto e meritano il più diffuso impiego possibile.
9. Evita le risposte superflue
Non è necessario rispondere ad ogni email, soprattutto a quelle che costituiscono di per sé risposte chiare. A un'e-mail con scritto: "Grazie del tuo appunto. Ci sarò." non serve rispondere "Grandioso." Questo costa al destinatario altri 30 secondi del suo tempo.
10. Disconnettiti!
Se tutti decidessimo di passare meno tempo a scrivere e-mail, tutti riceverebbero meno e-mail! Potremmo quindi mettere in calendario delle mezze giornate in cui restare offline. O impegnarci a "liberare" i weekend dalle e-mail . O programmare una risposta automatica con un link a questo decalogo. E non dimenticarti di annusare le rose!
Si ringrazia Gianluca Finocchiaro, traduttore volontario TED, per la cortese revisione.
Ci scusiamo inoltre di ogni eventuale errore, e vi invitiamo a segnalarcelo.