Perché scrivere un diario fa bene al lavoro e al lavoratore.

Il mio primissimo diario lo iniziai alle elementari. Ricordo che mio fratello mi aveva regalato un quaderno cinese, tutto bordato con fili d’oro e le pagine all’interno erano colorate di un rosa tenue. Ricordo che, emulando bambine, trovate forse in qualche libro, avevo iniziato proprio con il classico incipit: “caro diario …”. Non riuscii mai a completare quelle pagine e nel corso degli anni tanti nuovi quaderni divennero il luogo privato in cui scrivere di me, dei miei dubbi, ma anche delle mie gioie. È curioso, rileggendo recentemente quelli dell’adolescenza, vi ho ritrovato la me stessa adulta. Sebbene formulati con minore consapevolezza, le mie aspirazioni e i miei bisogni stavano giá tutte lì.

La parola chiave è proprio consapevolezza. Oggi scrivo meno in un diario privato. Forse perché molti bisogni nel frattempo hanno trovato un loro spazio nella mia vita. Recupero un vecchio taccuino solo quando mi trovo di fronte a dubbi. Scrivere mi aiuta a fare ordine. È invece pressoché continuativa la mia pratica di curare una specie di diario professionale.

Anni fa, quando avevo seguito un corso estivo di management in Svizzera alla Malik Management Summer School mi aveva ispirato l’idea del diario che lì ci era stata imposta come must in ogni lavoro. La forma che ci avevano consigliato, essendo quella una scuola svizzera di management, non poteva che essere una tabella, rigorosa, ma di grande aiuto.

Il diario insomma, che in genere è visto come spazio privato, come luogo di intimità, in quel corso era divenuto uno degli strumenti per tenere sotto controllo il proprio lavoro, ma anche per riconoscere i punti deboli.

Alcuni giorni fa ho letto questo post in cui si auspica la costanza nell’appuntare in un diario il lavoro svolto e di farlo ogni venerdì. Lo scopo, si dice in questo post, è registrare le cose fatte e utilizzarle quando si parla con i capi o si chiede una promozione, ma anche per sentirsi meglio. Si guarda la lista e si dice: “Ammazza quante cose ho fatto questa settimana!”.

Un diario di lavoro, però, non andrebbe considerato solo in funzione di una prova provata delle cose fatte. Per me è soprattutto un’occasione di analisi del lavoro svolto e un misuratore delle emozioni, se così si può dire.

È importante riuscire a vedersi dall’esterno. Ciò aiuta a migliorare, a vivere i problemi con minore sofferenza, a scorgere le proprie fragilità, a distanziarsi per un attimo e uscire dal bicchiere d’acqua in cui ci si potrebbe perdere. Duccio Demetrio, autore di un bellissimo libro “Raccontarsi. L’autobiografia come cura di sé” dice in un’intervista.

“Quando ripensiamo a ciò che abbiamo vissuto, creiamo un altro da noi. Lo vediamo agire, sbagliare, amare, soffrire, godere, mentire, ammalarsi e gioire: ci sdoppiamo, ci bilochiamo, ci moltiplichiamo. Assistiamo allo spettacolo della nostra vita come spettatori: talora indulgenti, talaltra severi e carichi di sensi di colpa, oppure, sazi di quel poco che abbiamo cercato di vivere fino in fondo.”

Ovviamente, una vostra obiezione ragionevole può essere che la giornata è giá fin troppo piena e se bisogna mettersi pure a psicoanalizzarsi non si finisce più …

Il mio consiglio è quello di provarci comunque. I benefici sono davvero imprevedibili.

Io per esempio uso, a tempi alterni, due doversi modelli.

Metodo tradizionale: la tabella

Ho creato una tabella excell che compilo, soprattutto quando sono in fase calda pre-evento. Mi serve per l’anno successivo e mi serve dopo l’evento per capire in quale fase ho svolto certi compiti. Mi aiuta però anche a capire cosa non va. La tabella, infatti, prevede le seguenti colonne:

COLONNA DEL DIARIO SCOPO

Giorno

Utile per l’anno successivo: quando ho fatto quella data cosa l’anno scorso?

Ora entrata e ora uscita

Mi serve per tenermi sotto controllo. Talvolta sono dentro quello che gli psicologi chiamano il “flusso” e perdo la cognizione di tempo, tanta è la concentrazione. Il problema è che il giorno dopo sono uno straccio e dunque cerco di porre dei limiti alle ore in ufficio. Sul necessario risparmio energetico dell’event management ne ho parlato qui.

Attività macro

Qui distinguo riunioni, sopralluoghi, lavoro amministrativo o gestione di progetti …

Settore

In quanto direttrice generale devo coordinare tante diverse funzioni; qui semplicemente le indico e ciò mi consente anche di vedere quali settori sono più deboli in termini di autonomia operativa.

Dettaglio Specifico cosa ho fatto

Soddisfazione 1-5

Qui prendo le distanze da me e mi osservo. Se per troppi giorni consecutivi i numeri sono bassi c’è un problema che va affrontato con urgenza!

Note

Questo è diario puro: descrivo come mi sento, perché sono soddisfatta o insoddisfatta. Queste note, in fase di analisi post evento sono oro colato. Preziosissime!

Molti potrebbero dire che è inutile che io insista, tanto anche solo per questa tabella il tempo non c’è. Il punto è: io uso un mio linguaggio (il diario è mio) con parole chiave, sintesi, abbreviazioni che danno un senso a ciò che scrivo. Ci metto pochi secondi. L’ultima colonna può avere anche solo un: “coord. perf.” (che sta per coordinamento perfetto) o “stress a mille, inceppamenti procedure, cambiare sistema prox anno”. Quanto ci si mette a scrivere questo? Non ci si mette di più a rodersi il fegato perché le cose non vanno? Scrivetelo e vi liberate del negativo!

Ma soprattutto: questo È lavoro. È il canovaccio fondamentale su cui lavorare per migliorare sé stessi e la gestione del proprio mestiere.

Metodo innovativo: Trello

Ho giá raccontato il mio entusiasmo per Trello alcune settimane fa. Ecco, il fatto di poter spostare facilmente le cose da fare in una lavagna dal titolo “fatto” mi consente in tempi rapidissimi di archiviare le attività eseguite e vederle tutte elencate. Non solo: volendo potrei anche inserire delle note (il livello di soddisfazione ad esempio potrebbe essere segnato con un colore) anche se per questo aspetto, tuttavia, io preferisco la tabella.

La mia regola personale è:

• sotto evento: tabella
• fase di progettazione: Trello

Non importa dove, importa farlo!

Il diario è una pratica privata, anche se è un diario da lavoro. Il mio consiglio non è tanto come tenerlo (un quaderno, computer, tabella, applicazioni …) quanto il fatto di abituarsi a tenerlo.

In fondo è come liberarsi di qualcosa. Fare ordine. Mollare zavorra. E come diceva Mastroianni (in un’intervista che non sono riuscita a ritrovare): un attore deve fare attenzione a non confondersi con il personaggio, e dovrebbe osservarsi sempre con un occhio esterno.

Spostando questo suo consiglio in un ufficio, potrei dire: un essere umano deve fare attenzione a non confondersi con il ruolo professionale. Il diario è l’occhio esterno che ci aiuta a rimanere noi stessi e crescere, sia in quanto umani, sia in quanto “personaggi” nel teatro del lavoro.