PFD/A, Nuovo standard per i vostri File

L’ufficio e le esigenze dell’Archiviazione dei documenti. Il PFD/A quale standard della conservazione di lunga durata. In Italia la Quarta Conferenza Internazione sul Formato PDF/A Articolo di Antonio Conte Ormai tutti sappiamo che cosa è un PDF, ed anzi ne riceviamo parecchi e spesso, ce li scambiamo via e-mail o li scarichiamo da ogni parte. Contengono testi, immagini, grafici. Possono contenere clip, movie, elementi interattivi. Un formato evoluto può contenere anche altri pdf, Acrobat Writer Pro dalla versione 9 crea infatti dei ‘portfolio’ molto comodi. Si tratta di un prodotto Adobe che in modo neanche molto discreto si sta affermando trasversalmente ad ogni professione. Nella grafica, nella fotografia, nell’archiviazione di lunga durata. Per quest’ultima sarebbe meglio se si spendessero due altre parole. Ma intanto, è da notare che, se da una parte, come fruitori lo conosciamo bene perché abbiamo tutti  scaricato ed installato AcrobatReader, dall’altra molti non sanno come creare un file PFD, ne tanto meno un PDF/A. Ma vedremo come più avanti.
Il prima si crea con Acrobat appunto ma con la versione professionale, il Writer, inoltre con tutti gli applicativi di Adobe. Ultimamente anche con Microsoft Office 2007, ma va scaricato dopo l’installazione e previa verifica di Genuine. Con OpenOffice già da tempo, ed ancora lo si può creare con ‘Document’ di Google. Insomma una caterva di applicativi ci aiutano, oltre ad una serie di software di terze parti che convertono qualsiasi documento nel desiderato file formato PDF. A volte sono creati al volo anche da pagine di alcuni siti per condividerne i contenuti. Ma a questo formato si stanno rivolgendo molte attenzioni, specie se si ha a che fare con la conservazione ed in particolare con quelle problematiche di lunga conservazione. Per esempio una pagina scritta con un particolare font, per ovvie ragioni di rintracciabilità dello stesso nel tempo e nello spazio, deve aver il font stesso inglobato nel file, ma non deve richiamarlo da zone del PC esterne allo stesso file o da qualche parte da internet. In quanto può accadere che il font su proprio PC venga cancellato, o che il file venga visualizzato su altri PC, magari anche non collegati ad internet. PDF è l’acronimo di Portable Document Format. PFD/A ne è un sottoinsieme che presenta soluzioni pensate, appunto, per l’archiviazione di lunga durata, similmente al formato PDF/X per la grafica di qualità. Si tratta di uno standard che prevede lettori-software che rispecchino alcune precise caratteristiche. Pertanto ad esempio chi genera i file deve ricordare di non includere audio o video, script e codici eseguibili in genere, deve specificare i colori in modo assoluto e non dipendente dalla macchina (Apple o Microsoft, ecc), vietata anche la crittografia. Deve però ricordare di includere font nel file e questi devono essere di dominio pubblico e non soggetti a copyright. Per ultimo il file PDF/A può contenere annotazioni e commenti. Il formato PDF/A in Italia è molto usato in molti uffici privati ma anche pubblici, in specie per l’archiviazione e la conservazione in quanto più efficace del formato TIFF. Quanti di voi ha un lettore di file TIFF? (cmq. in genere lo è il vostro visualizzatore di fax). Inoltre data la sua importanza e diffusione il Decreto del Presidente della Consiglio dei Ministri del 10 dicembre 2008 lo introduce per il bilancio e gli atti di rilevanza fiscale e legale. Gli utenti interessati a maggiori informazioni possono avvalersi del PDF/A Competence Center, si tratta di un’associazione che ha per scopo il monitoraggio e la promozione dell’utilizzo del PDF/A per l’archiviazione dei documenti, ed è presente su Internet qui: www.pdfa.org I dispositivi di legge nati in Italia in favore del formato PDF/A ha in effetti dato un ulteriore grande impulso alla sua diffusione, tanto che quest’anno la quarta edizione della Conferenza Internazionale del PDF/A si terrà a Roma dal 29 settembre al 1° ottobre. Un evento formativo senza precedenti, tre giornate di studio e approfondimento volute dal PDF/A Competence Center, un’associazione che riunisce esperti di tecnologie PDF e numerose aziende leader a livello internazionale. L’evento è curato per questa edizione italiana da 4IT Group, società che sviluppa contenuti e aggrega competenze e relazioni nel mercato dell’InformationTechnlogy e nella BusinessCommunicationLa conferenza include uno spazio espositivo in cui sono presentati i prodotti per la conversione in PDF/A e l’archiviazione. Il programma dell’evento, che prevede la traduzione in Italiano per tutte le sessioni tenute da relatori stranieri, e tutte le modalità di partecipazione sono disponibili al link: http://www.pdfa.org/doku.php?id=events:pdfa_conference_rome_2010:en Articolo di Antonio Conte La Rubrica “Formazione in Pillole” è a cura di Antonio Conte