La normativa introdotta con il Decreto Legislativo 231/2001 ha inserito in Italia, la Responsabilità amministrativa degli Enti.
Sulla base del D.Lgs. 231/2001, le aziende e gli enti in genere possono essere chiamati a rispondere in sede penale per taluni reati commessi nel proprio interesse o vantaggio dai propri amministratori o dipendenti.
La normativa ed i principi espressi per costruire un buono Modello Organizzativo ai sensi del decreto sopra annunciato non sono stati ideati, come spesso viene percepito, per le imprese di grandi dimensioni, ma tale strumento nasce anche per tutelare le c.d. PMI.
Vi è da considerare che le PMI molte volte, nonostante le loro ridotte dimensioni, assumono nelle loro rispettive attività, responsabilità molto grandi soprattutto nei confronti di clienti per cui lavorano che hanno strutture enormemente superiori alle PMI stesse.
A mio parere, il rischio che dipendenti, collaboratori, ausiliari ecc.. dell’ Ente possano commettere i reati di cui al D.Lgs. 231/2001 sono praticamente identici tanto per le imprese di grandi dimensioni quanto per le PMI e la tipicità della commissione del reato potenziale deriva più dalla tipica attività compiuta dall’azienda che dalla sua effettiva grandezza.
La problematica legata alle PMI è quella di fornirsi di un adeguato piano di compliance 231 con spesso risorse umane ed economiche scarse da destinare a tale adempimento.
Da qui la necessità di strutturare un modello ed una struttura di Modello Organizzativo quanto mai snella ed in grado di rispettare le regole aziendali.
La normativa sulle PMI viene in soccorso attraverso disposizioni normative per dare una dimensione affrontabile al modello 231: ad esempio, una disposizione del testo normativo prevede, in merito all’organo di vigilanza, che nelle imprese (enti, come genericamente li definisce la legge) di piccola dimensione i compiti del medesimo possano essere svolti direttamente dall’organo dirigente (Anche se da me sconsigliata).
La norma dell’articolo 30 del Testo Unico Sicurezza (Dlgs 81/2008) introduce poi il principio di “procedure semplificate per l’adozione ed efficace attuazione dei modelli di organizzazione e gestione della sicurezza nelle piccole e medie imprese” con la possibilità di ottenere progetti di investimento e “… formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro rivolti in particolare alle piccole, medie e micro imprese e progetti volti a sperimentare soluzioni innovative e strumenti di natura organizzativa e gestionale ispirati ai principi di responsabilità sociale delle imprese”.
Il Modello Organizzativo potrebbe quindi essere strutturato attraverso una parte generale ed una parte speciale.
Nella parte generale inserire soprattutto le regole di comportamento nell’azienda da esprimere in un sintetico e quanto mai accessibile Codice Etico.
Il Codice Etico deve indicare i contenuti minimi che deve avere la società, consistenti essenzialmente nel rispetto delle norme vigenti, nel monitoraggio di ogni operazione effettuata e nella espressione di una serie di principi cui dovrà essere improntata l’attività dell’Ente ed affidare il tutto all’organismo amministrativo della società.
Naturalmente tali principi si dovranno tradurre nella parte generale in protocolli che sfoceranno in procedure (Quali ad es. procedure per gli acquisti, procedure per le spese, ecc..).
Infine, occorre alla luce di quanto sopra esposto, effettuare la mappatura dei rischi a cui va incontro la società a seconda dei vari reati previsti dalla 231, prevedendo dettagliatamente su di essi il grado di probabilità che il reato in questione possa essere commesso, ovvero probabilità bassa, media o alta.
Due elementi essenziali che devono essere poi definiti e deliberati dall'organo amministrativo, sono il sistema sanzionatorio e l'organismo di vigilanza. Per quanto riguarda il sistema sanzionatorio devono essere definiti il tipo di sanzioni e le modalità di erogazione verso ogni soggetto che collabora con l'organizzazione, inclusi anche professionisti esterni, membri del CdA, membri del collegio sindacale, fornitori ecc. Ovviamente l'irrogazione delle sanzioni sarà in proporzione della rilevanza delle violazioni. Per quanto riguarda, invece, l'Organismo di Vigilanza, che con i suoi requisiti di autonomia e di indipendenza deve essere scelto dall'organo amministrativo, devono essere definiti il mandato e le modalità di relazione fra l'OdV e l'organo amministrativo.
La parte speciale, quindi operativa è conseguentemente sottoposta ai vari aggiornamenti ed adattamenti del Modello Organizzativo, potrà essere esternalizzata attraverso deleghe ad hoc a professionisti dotati delle competenze professionali specifiche per rispondere a tali problematiche.
Naturalmente l’operato di tali figure dovrà essere monitorato dall’ Organismo amministrativo, attraverso l’Organismo di Vigilanza che verifica che il Modello Organizzativo sia rispettato evidenziandone le criticità che si manifestano di volta in volta.
Dotarsi del Modello Organizzativo è anche un occasione per analizzare la società attraverso lo studio degli organigramma e delle mappature dei processi e si potranno delineare oltre alla distribuzione delle mansioni del personale anche le eventuali criticità presenti nell’organizzazione societaria attuale ed essere contestualmente un occasione per rivedere l’ottimale alloca mento delle risorse umane ed economiche dell’ Ente.
E’ possibile quindi per le PMI dotarsi di buoni Modelli Organizzativi seguendo modelli semplificati adatti alle loro strutture.
Consideriamo però, che semplificare la costruzione del Modello Organizzativo non vuol dire creare dei “copia e in colla” dalla rete, ma un buon Modello dovrà essere perseguito con modalità di costruzione ad hoc, come fatti da un buon sarto, perché ogni società è diversa dall’altra.
Prendiamo atto, infine, che numerose aziende trascurando le potenzialità e sottovalutando altresì i rischi a cui vanno incontro nelle rispettive attività, non si sono ancora dotate del Modello Organizzativo ai sensi della 231 adatti alla proprie strutture.
Per approfondimenti: Mabe Studio Legale