Produttività e organizzazione: alcuni strumenti gratuiti per lavorare meglio

3 strumenti compatibili tra loro per organizzare e tenere sotto controllo i progetti e risparmiare tanto tempo

Non sono un fanatico dell’organizzazione modello asburgico, ma un minimo è fondamentale. E se stai leggendo questo post significa che non ti devo spiegare quanto sia importante la gestione del tempo, perchè lo sai già. In ogni contrario, su internet ci sono un’infinità di articoli, soprattutto in inglese, che ci ricordano l’importanza di queste cose.

Ma riflettici un attimo: pensi davvero di aver bisogno di qualcuno che ti ricordi che l’organizzazione ti aiuta nel tuo lavoro? Dai…

Quindi andiamo sul pratico: ti indico alcuni strumenti che uso normalmente e che trovo molto utili. Non sono perfetti, presi singolarmente, ma nel complesso risolvono alcuni problemi, quali, ad esempio

gestire meglio il tempo ottimizzando alcuni processi e individuando attività ruba-tempo
organizzarti meglio, sia che lavori da solo, sia per progetti in collaborazione con altri professionisti.
tener traccia dei progetti senza dover perdere tempo a far mente locale tutte le volte (particolarmente utile per progetti che hanno tempi dilatati e numerose pause)

Di strumenti di questo genere ne ho sperimentati tanti. Le caratteristiche cercavo erano:

che fossero in cloud.
che fossero semplici da usare
che fossero gratuiti (o in extremis freemium)
che potessero essere usati sia online che offline
che rendessero più agile il lavoro in remoto
per poter riportare la mail al suo compito originale, che non è quello di portare avanti progetti in maniere strutturata ed efficiente

Ho scelto queste caratteristiche perchè son le cose che mi premono di più e nel caso poter farli adottare da clienti e colleghi con cui collaboro questi strumenti senza problemi.

Ho adottato l’approccio del “good enough”: era sufficiente che funzionassero abbastanza bene per un numero abbastanza grande di casi. E pace se non avevano tutte le caratteristiche richieste: per casi specifici avrei trovato un’altra soluzione al momento. Ero quindi pronto al compromesso, fino ad un certo punto. Naturalmente un solo strumento che avesse tutte queste funzioni e che mi piacesse non l’ho trovato.

Quindi mi sono mosso cercando una soluzione che prevedesse l’utilizzo del minor numero possibile di tool, perchè il mio lavoro è altro, non passare ore ad organizzare e imparare nuovi strumenti riguardanti la produttività.

Ognuno di quelli provati aveva dei pro e dei contro, alla fine ho trovato l’equilibrio con questo tre che vi elenco qui sotto. Uno dei motivi per cui alla fine ho accettato i compromessi inevitabili è che questi tre possono essere collegati, dandomi quindi la possibilità di creare un ecosistema funzionale.

To do list: creare progetti e task con Asana

Tra i tanti disponibili alla fine mi sono affezionato ad Asana (gratuito). Puoi creare task e sub task: quest’ultima cosa, strano a dirsi, non tutti i tool suoi parenti hanno. Puoi quindi programmare le cose da fare molto semplicemente e tener traccia delle cose fatte.

Pro (le cose per me principali):

Puoi aprire tutti i progetti che desideri, dividerli in task (ad esempio Campagna adwords) e ognuna di esse in sub-task (collegare google analytics ad awords, selezione key) ecc.
Puoi assegnare una task (o anche solo una sub-task) a un membro del team.
Gli puoi attribuire una data entro la quale deve essere completato o quando deve essere iniziato.
Puoi aggiungere commenti, documenti e note (così hai tutto lì)
Puoi aggiungere dei tag: così non solo puoi scorrere per progetto, ma anche per azioni. Ad esempio: puoi vedere nel dettaglio tutte le cose da fare per il Progetto xy, ma anche vedere tutte le azioni che prevedono un pagamento (ad esempio) indipendentemente da chi sia il cliente.
Puoi rendere ricorrenti alcune task.
Puoi collegare Asana a google calendar (Ha comunque una schermata calendar molto intuitiva).
Puoi inoltrare una mail contente cose da fare (una richiesta di un cliente) ad asana.
E’ uno strumento web based: ci accedi da ovunque, basta avere una connessione internet.
Si collega benissimo al time tracker Toggl (vedi oltre).

I contro:

Da smartphone e tablet l’utilizzo per me è stato pessimo. Me ne sono fatto una ragione.
E’ uno strumento web based. Sì, lo so: l’ho scritto anche sopra. Ma vale la pena ribadire che se non hai connessione non lo puoi consultare (puoi ovviare a questo stampando le cose cose da fare, se sai che per un periodo avrai difficoltà di acceso a internet).
Non si può segnare un tempo presunto per lo svolgimento di quella task (puoi aggiungerlo nelle note, ma non è la stessa cosa) e quindi avare una panoramica immediata e intuitiva del carico di lavoro per una settimana specifica (ho ovviato con i tag: compiti da meno di mezz’ora, da circa due ore ecc, così visivamente mi faccio un’idea, ma non è la soluzione ottimale e non è questo strumento migliore per queste cose).

Strumenti per la gestione del tempo: Toggl.

Toggl è un time-tracker: significa che ti serve per segnarti le ore che dedichi alle tue attività. Semplicemente cliccando su start inizia il conteggio. Così alla fine sai dove sta andando il tuo tempo: per quel progetto che pensavo di svolgere in 16 ore, quante ce ne sto mettendo effettivamente?

Anche questo strumento è gratuito (con alcune funzioni base) o premium (il più delle volte non necessarie). Prima usavo Invoice di Zoho, ma poi l’ho sostituito sia per la contabilità, che per la gestione del tempo. A Toogl ci sono arrivato dopo averne sperimentati diversi: un altro non male è l’app Timesheet – ma solo per mobile- ma toggl è decisamente superiore.

Pro:

Si collega ad asana, semplicemente aggiungendo un bottoncino, così puoi segnarti le ore delle singole task in maniera semplice.
Stessa cosa anche per i file di google drive: così se stai lavorando su un documento puoi far partire il time tracker senza spostarti.
I dispositivi sono sincronizzati in tempo reale (se attivi il time tracker su pc e apri l’app sul tablet vedi l’attività in corso e da quanto tempo gli stai dedicando).
Puoi creare progetti e attribuirgli dei tag.
Puoi creare dei report molto puliti e chiari.
Le app per tablet e smartphone funzionano bene.

Contro

incredibile: per adesso non ne ho trovati.

Scrivere progetti, prendere appunti, raccogliere materiale: Evernote.

Evernote. Per me è vitale. Lo uso per quasi tutto. Quando inizio con l’analisi di un progetto, creo un Taccuino (si chiamano così) e lì inizio a prendere appunti sulla strategia da adottare. Via via che raccolgo materiale lo aggiungo qui. Se scatto una foto utile la posso aggiungere qui. O registrare un appunto vocale.

Molto interessante anche il web clipper: un bottoncino da aggiungere a chrome, così se mentre navigo trova del materiale da salvare con un click posso catturare la schermata, solo le immagini o solo il testo, aggiungere delle frecce, delle scritte ecc e cosa più importante ti salva in automatico anche la fonte.

Qualcuno potrebbe pensare che sia un clone di google drive. Assolutamente no: ha un’enormità di funzioni che con drive o no puoi fare, o fai peggio. anche solo il sistema di ricerca interna google drive se lo sogna. Secondo me sono complementari: li uso entrambi (evernote per raccogliere e organizzare, drive per finalizzare e consegnare).

Ah, è sia in versione gratuita che a pagamento. Dopo un po’ sono passato a pagamento e penso che siano assolutamente soldi bene spesi.

Pro

Lo puoi usare online e offline, da qualsiasi dispositivo (si sincronizzano tra loro)
Puoi creare taccuini (progetti) al cui interno inserire note (se il progetto è complesso, o se devi appuntarti una serie di idee per dei post, ad esempio, e taggare le note (ad esempio se vuoi vedere tutte le note dove ha preso appunti su analisi tramite google analytics).
Anche se in maniera un po’ rudimentale, puoi usarlo come to do list (se la tua priorità è avere tutto insieme)
Puoi allegare alle note dei pdf, delle immagini, e tutto quel che vuoi
Puoi inoltrare una mail a evernote (magari delle informazioni di un prospect su cui lavorare)
Puoi collaborare con altre persone, se vuoi che modifichino delle note
Puoi creare presentazioni (ma openoffice ha molte più funzioni)
Puoi collegarlo ad asana, così se ti segni al volo una to do list la ritrovi poi di là.
Puoi scrivere una nota e poi condividerla sui tuoi canali social collegati (ci sono strumenti migliori e più specifici per questo: vedi buffer, o hootsuite)

Contro:

L’esportazione delle note è in formati poco comuni (non in pdf, ad esempio) quindi per creare dei documenti più curati dal punto di vista grafico ti devi appoggiare a strumenti esterni (google drive va benissimo, per rimanere su tools che siano in cloud)
Puoi usarlo come unico strumento (rinunciando ad asana, ad esempio, e segnarti le ore che dedichi ad un attività): semplifichi tanto, nel bene e nel male.

Conclusioni.

Non sono un feticista degli strumenti. Con questi tre ho trovato però quello che mi serviva, senza diventare per questo schiavo delle procedure, nè un maniaco della produttività. Tu quali usi? E come ti trovi?