Di solito avviene che le idee arrivino a fiumi e spesso occorre arginarle per metterle assieme, in un ordine logico e consecutivo.
Ma, in fondo, il problema non è neanche la scarsità di idee, anzi. Il problema fondamentale è ordinare certi assunti e limare in modo corretto le locuzioni, affinché chi legge non avverta neanche di striscio l’idea che più desideriamo allontanare da noi: quella di “voler fare i professoroni”…
Perché quello in cui stiamo per imbatterci è davvero un campo minato: i verbali delle riunioni sindacali!
Nessuno ce ne voglia, ma occorre dirlo: spesso, rileggendo i verbali di una riunione sindacale, ci sembra proprio di aver partecipato a tutt’altro evento!
Com’è capitato molte volte, nei verbali tutto viene riassunto alla bell’e meglio, senza un criterio logico; a volte mancano addirittura i cardini fondamentali, ovvero le proposte dettate dalla parte pubblica e, a rileggerli, sembra che i rappresentanti delle organizzazioni sindacali concordino o contestino cose che non risultano da nessuna parte. Quasi come in preda ad un delirio …
Anche se la riunione ha saputo sviscerare tutti i problemi ed è stata condotta in modo ineccepibile, buona parte della sua efficacia va persa se poi non ne resta una corretta traccia scritta: si hanno ritardi, conflitti, incomprensioni, le osservazioni si perdono, le decisioni si dimenticano, le scadenze non si rispettano, non è chiaro cosa ciascuno deve fare, le persone non si riconoscono nell’attività.
È quindi essenziale, per assicurare il buon risultato, una scrupolosa stesura del verbale della riunione.
Ma come si fa un buon verbale?
Proviamo qui di seguito a suggerirne delle linee guida che (ovviamente) non sono farina del nostro sacco ma che opportunamente prendiamo in prestito da chi dello scrivere ne fa un’arte.
La buona stesura di un verbale, innanzitutto, dipende da poche ma determinanti caratteristiche:
- essenzialità: dev’esserci solo il necessario (naturalmente il grado di sintesi dipende dai destinatari del verbale: maggiore se essi sono gli stessi partecipanti alla riunione, minore se il verbale è destinato invece a più persone);
- esaustività: dev’esserci tutto il necessario;
- chiarezza e oggettività, senza interpretazioni personali e fuorvianti
I contenuti della scaletta ideale devono essere:
1) carta d’identità della riunione: dove si è, quando, per fare che cosa (le motivazioni: informare, confrontare, decidere), chi è presente (anche chi non è presente, se era stato convocato, perché conosca comunque le decisioni prese in sua assenza) e relativa funzione;
2) eventuali riferimenti a incontri precedenti, se utili;
3) argomenti all’ordine del giorno;
4) una breve traccia che riassuma le fasi essenziali del dibattito;
5) suggerimenti, proposte e decisioni prese, piano d’azione concordato, passi successivi a cui attenersi : “chi fa che cosa”, scadenze imminenti, data del prossimo incontro;
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6) in caso di votazioni (almeno quelle di particolare rilevanza), va indicat 6) in caso di votazioni (almeno quelle di particolare rilevanza), va indicato se una decisione è stata presa all’unanimità o a maggioranza, con indicazione dei contrari.
Infine appare utile riportare le doti stimate necessarie per scrivere un verbale, che sono:
- saper trascrivere: riportare su carta il succo di un linguaggio parlato;
- saper disporre in sequenza, senza sovrapporli o confonderli, i vari punti di una discussione;
- saper sintetizzare, attribuendo la giusta importanza a ogni informazione e disponendola in ordine gerarchico;
- saper definire, ossia presentare dati e risoluzioni in modo rigoroso, oggettivo, non ambiguo.
Come abbiamo detto in apertura, è ben lungi da noi l’idea di voler salire in cattedra.
Questo nostro vuole essere solamente un suggerimento, un aiuto, un modo utile perché si raggiunga uno scopo comune: quello di avere un verbale di riunione che rispecchi veramente la riunione stessa!
Chissà, magari si riesce a centrare l’ obiettivo.
E tutto potrebbe diventare anche più semplice … da leggere.
E da capire.
La Segreteria Provinciale Federazione Co.I.S.P.
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