2 Trucchi Applicati da Google che puoi Usare anche Tu per Migliorare la Tua Organizzazione

Vuoi migliorare la tua organizzazione ottenendo maggiori risultati?

In questo articolo voglio guidarti tra le migliori strategie, che anche Google ha recentemente applicato, per ridurre la confusione nel tuo business ed aumentare la produttività oraria. Quello che imparerai in questo articolo ti permetterà di eliminare le perdite di tempo ed ottenere maggiori risultati a parità di ore di lavoro: più risultati, più energia e motivazione, più tempo per te e la tua famiglia.

Sei pronto? Si comincia!

Proprio in questi giorni Larry Page, CEO di Google, ha annunciato un’importante riorganizzazione del gruppo. Alphabet sarà il nome della holding che farà da “ombrello” al nuovo gruppo di piccole aziende in cui il colosso Google sarà diviso. Come ho scritto nell’articolo “Pensi ancora che pesce grande mangia pesce piccolo?“, il mercato di oggi è fatto di focalizzazione e velocità. Page ha compreso che l’enorme crescita di Google era diventata allo stesso tempo anche il limite, spostare una nave è più lento che virare con un motoscafo ed il CEO di Google vuole ottenere risultati veloci. Google riduce il suo campo d’azione ai servizi internet ed ogni nuova società sarà indipendente nello sviluppare i propri obiettivi, sotto il cappello della holding Alphabet guidata sempre da Page.

Come questa informazione può esserti utile?

In oltre 22 anni di business mi sono trovato a far crescere le mie attività per poi trovarmi in un punto cruciale: ero così pieno di lavoro da non avere più tempo per me, la mia famiglia e lo sviluppo di nuove attività. Ti è mai capitata la stessa cosa?

La crescita implica anche un incremento della complessità operativa (in pratica occorre fare più cose rispetto all’inizio): ad esempio la gestione amministrativa all’inizio è semplice da fare ed occupa poco tempo, ma già dopo un anno richiede un’attenzione molto più ampia. Quindi ti ritroverai che alcune funzioni saranno coperte parzialmente con notevole dispersione di tempo e bassa produttività.

Stufo di non vivere e subire il business come un obbligo, ho compreso cosa servisse per uscire da quelle sabbie mobili e fare un salto di livello, proprio lo stesso che ora Larry Page sta facendo fare al suo gruppo. Le parole magiche sono focalizzazione e velocità. Ma cosa significa nella pratica? Cosa devo fare?

FOCALIZZAZIONE significa messa a fuoco di un obiettivo e precisa individuazione degli aspetti essenziali di un problema. Dividere una macro attività (o una grande azienda come Google) in attività più piccole significa focalizzare l’attenzione e lo sforzo nell’ottenere risultati più piccoli con più velocità, che messi insieme portano al macro obiettivo finale. Facciamo un esempio: se coordini 40 persone su attività diverse, la cosa migliore da fare è creare 4 gruppi da 10 (o comunque per divisione omogenea), nominare un responsabile per gruppo, formarlo in modo da garantirti il risultato del gruppo da lui coordinato. Ora avrai 4 persone da seguire: il tuo focus sarà maggiore, lo sarà anche il loro, avrai più tempo per lo sviluppo e per la tua vita, ci sarà maggiore motivazione ed anche responsabilità, aumenterà efficienza ed efficacia.

VELOCITA’ significa ottenere maggiori risultati a parità di tempo impiegato. La focalizzazione aiuta la velocità: è stato statisticamente provato che dedicarsi ad una sola attività per volta ne aumenta la velocità di esecuzione. Se ogni area deve pensare a produrre solo il suo risultato ed ha chiaro come realizzarlo, il resto è solo esecuzione che nel tempo sarà sempre più veloce e precisa. Pensa a quante cose oggi fai più velocemente rispetto al passato, cosa è successo? La ripetizione abbinata ad un incremento di esperienza pratica ha creato velocità. Il multitasking è un’attitudine femminile, noi uomini riusciamo meglio nel fare una cosa per volta in quanto abbiamo una maggiore attitudine al risultato. Questa diversità è insita nella nostra natura primordiale: l’uomo andava a caccia e doveva portare a casa il cibo (risultato di sopravvivenza); la donna pensava ad accendere il fuoco, ai figli, a cucinare, a tener lontani gli animali dall’accampamento (multitasking di sopravvivenza). Quindi se sei una donna, non esagerare con il multitasking e segui i consigli che adesso ti darò per aumentare le tue capacità. Se sei un uomo, non pensare minimamente al multitasking, piuttosto organizzati come ora ti insegnerò.

Ora ti insegnerò come abbinare focalizzazione e velocità per ottenere risultati straordinari nel business e nella qualità di vita.

Il primo passo è fare proprio come il CEO di Google: prendere la macro azienda e dividerla in micro aziende, che per te significa prendere i tuoi macro obiettivi e spezzettarli in sotto obiettivi. Puoi seguire questo mio metodo.

Come centrare un obiettivo importante:

1. scrivi su un foglio, in alto a sinistra, il macro obiettivo ed entro quando raggiungerlo
2. ora scrivi tutte le macro azioni da fare per centrarlo con le scadenze di ognuna (saranno i tuoi sotto obiettivi)
3. a destra di ogni sotto obiettivo segna se devi farlo tu o puoi delegarlo ed a chi (poi sviluppa anche il come e quando lo farai)
4. per ogni sotto obiettivo, scrivi le macro azioni da fare per centrarlo nei tempi stabiliti (stai creando il piano d’azione)
5. ora stabilisci le priorità delle varie macro azioni
6. fai la stessa cosa (punti da 1 a 5) per la parte personale, di coppia, famigliare
7. ora scrivi quali macro azioni strategiche farebbero fare un grande salto al tuo business
8. ora programma il tutto in agenda su base settimanale e giornaliera: la settimana deve comprendere almeno 3 sotto obiettivi completati, uno spazio personale, uno di coppia, due di famiglia, uno strategico. Fissa tutti i giorni un obiettivo da completare, quello che scrivi va fatto quindi non riempire l’agenda di cose che non farai, lascia il 30% del tempo senza impegni per poter gestire gli imprevisti.

Come gestire più attività diverse tra loro o più aree aziendali:

1. dividi il foglio in colonne (una per ogni attività o divisione aziendale)
2. una colonna alla volta, fai lo stesso lavoro che ti ho appena insegnato
3. in fase di programmazione finale, è preferibile dividere i giorni in slot (spazi) di attività omogenee: ad esempio mezza giornata all’area x, l’altra mezza all’area y. Organizzarti in slot ti aiuta a non disperderti saltellando da un’attività all’altra perdendo di efficacia.

Altro segreto importante: indaffarato non significa essere produttivo, per ogni cosa che fai chiediti: quale obiettivo devo raggiungere attraverso questa azione? mi avvicina al mio macro obiettivo (sì, fallo; no, eliminalo o delegalo)? come posso velocizzare l’azione?

Mantenere un focus 100% su ciò che si fa aumenta del 200% la tua efficacia e quella del tuo team, inoltre vi fa viaggiare a velocità sempre maggiori. Ad esempio, io ho l’abitudine di usare il lunedì mattina per la programmazione settimanale (faccio tutte le azioni che servono a rendere produttiva la settimana ed organizzo i giorni come hai appena imparato), questo mi consente di vedere giornalmente cosa fare (senza disperdermi) ed essere rapido nell’agire (non devo pensare a cosa fare, lo so già).

Un regalo per te.

Bene. Ho cercato di riassumere gran parte delle strategie che io stesso utilizzo per organizzare più attività mantenendo alta la produttività e la qualità di vita, applicandole, anche tu potrai goderne i benefici.

Ho creato per te una selezione di articoli utili ed il linea con l’argomento risultati:

• La via d’uscita dal “faccio tutto io, troppo!” dell’imprenditore
• “P” come preparazione
• Il problema irrisolvibile
• 10 rimpianti da evitare per chi fa business
• Il talento della concretezza

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