Mi rivolgo a chi ricoprirà il ruolo di Responsabile amministrativo: a meno che tu non voglia commettere l’errore che hanno commesso la maggior parte dei tuoi colleghi (me compreso), non pubblicare neanche un volantino senza prima aver individuato il gestionale che fa per te. Perché un gestionale? Perché quando (si spera) il volume d’affari supererà certi livelli e i libri cominceranno a essere parecchi, sia in termini di titoli che quantitativi, è indispensabile un supporto informatico che permetta di essere costantemente aggiornati, ad esempio, su scadenze contabili e giacenze in magazzino, offrendoci inoltre la possibilità di fare previsioni mediante l’analisi dello storico.
Ecco a mio avviso le caratteristiche base di un gestionale adatto a una casa editrice:
- Assistenza tecnica e garanzia d’intervento entro 48 ore (vi servirà sicuramente i primi tempi).
- Anagrafica clienti/fornitori con supporto per indirizzi e referenti multipli.
- Gestione dei documenti: ordini cliente, DDT, fatture, fatture accompagnatorie, fatture d'acconto, note di credito/debito, ritenuta d'acconto...
- Analisi vendite tramite grafici e tabelle riassuntive.
- Gestione magazzino con carico/scarico tramite documenti di acquisto (gestione di più magazzini).
- Prima nota (tenendo distinte cassa, c/c bancario, carta di credito, ecc.).
- Danea EasyFatt. Possiede tutte le caratteristiche elencate precedentemente e il suo punto di forza è senza dubbio la gestione del magazzino, a dir poco eccellente (inutile stare a sottolineare l’importanza di sapere che fine fanno i libri per una casa editrice). Il suo unico difetto è che alla data odierna non esiste una versione per Mac.
- SimplyFatt 2. Interfaccia minimalista e intuitiva. Sebbene disponga di meno funzioni e accortezze, non ha nulla da invidiare a EF. Gira anche su Mac e iPad ma il suo vero punto di forza è la competenza e la rapidità del centro assistenza che offre soluzioni ai quesiti in tempi incredibilmente brevi (spesso anche in tempo reale).