Quante volte ti è capitato di trovarti a parlare in pubblico per spiegare, insegnare o semplicemente proporre qualcosa di nuovo ai tuoi collaboratori o ai tuoi clienti potenziali o acquisiti? Come ti sei sentito in quella circostanza? Quali erano le tue aspettative, i timori e soprattutto i risultati che hai ottenuto? C’è qualcosa che avresti voluto fare diversamente? Conoscere in anticipo le tue aspettative, ma soprattutto le aspettative del tuo pubblico, può aiutarti a razionalizzare e strutturare al meglio i tuoi interventi pubblici.
Infatti, il primo passo per sviluppare una presentazione efficace è capire bene chi sono i destinatari e quali sono le loro richieste, bisogni o aspettative. Puoi anche creare e sviluppare un discorso eccellente, ma se lo rivolgi ad un pubblico non interessato verrà percepito come non adatto e poco utile.
- Chi sono i destinatari della mia sessione?
- Cosa si aspettano i partecipanti da me?
- Cosa mi aspetto io dai partecipanti?
Queste tre domande sono fondamentali per sviluppare correttamente la sessione e per definire e strutturare in modo specifico anche l’obiettivo che ti poni tu per primo. Perché stai costruendo la tua presentazione? Che obiettivo vuoi raggiungere? Per rispondere in modo completo devi confrontarti il più possibile con i destinatari, facendo loro delle domande mirate e cercando di costruire la tua presentazione rispondendo alle aspettative che emergono dalle risposte.
La prima delle 3 domande ti è utile per identificare chi sono i partecipanti e le loro peculiarità. Certo, non puoi fare un identikit dettagliato di ciascuno, soprattutto se hai a che fare con platee di oltre 20 persone, però, capire quali sono gli elementi comuni ti permette di delineare le fondamenta del tuo intervento e costruire una base comune adatta a tutti o quasi.
Per raggiungere questo obiettivo sono molto utili le interviste che puoi rivolgere sia agli organizzatori che ai singoli partecipanti. Le risposte potrebbero svelarti informazioni molto utili. Le interviste, infatti, ti permettono di identificare il posizionamento del pubblico rispetto al tema trattato. Il posizionamento ti serve per calibrare i contenuti, ovvero per capire come trattare l’argomento in maniera interessante, in modo che tutti siano il più possibile coinvolti e possano comprendere quanto viene spiegato e condiviso.
Se ad esempio affronti un argomento tecnico, legato al tuo lavoro, è fondamentale sapere, almeno a grandi linee, il livello di conoscenza di base dei partecipanti, altrimenti rischi di dare per scontate alcune informazioni che per te sono ovvie o di trattare solo informazioni già conosciute e di annoiare il tuo pubblico.
Quindi, rispetto ai contenuti da trattare è fondamentale chiedersi e chiedere ai destinatari, sia agli organizzatori che ai singoli partecipanti:
- I partecipanti conoscono già i temi trattati?
- Perché devono impararli?
- Che utilizzo ne faranno nel loro quotidiano?
- Cosa può essere davvero utile per loro?
Devi cercare di aver chiaro fin da subito che beneficio trarranno i partecipanti dalla tua presentazione, a cosa gli servirà e come la metteranno in pratica. Solo così potrai costruire con loro e per loro, un qualcosa di concreto ed efficace.
Oltre all’aspetto professionale del singolo è importante conoscere alcune informazioni personali: fascia d’età, quanti uomini e donne, con o senza famiglia, interessi rispetto al tema affrontato ecc. Questo ti permette di identificare alcuni elementi che accomunano i partecipanti e utilizzarli come esempi per interagire con loro.
Se la maggioranza delle persone ad esempio sono sposate, puoi utilizzare alcuni esempi presi dalla vita familiare quotidiana: questo coinvolgerà le persone, che si sentiranno più vicine all’argomento trattato. Se invece il tuo pubblico si trova in una fascia di età particolarmente giovane, puoi creare un clima più vivace, interattivo, toccando alcuni aspetti che possono attrarre i giovani.
Conoscere questo tipo di dettagli non è scontato, soprattutto perché non puoi fare un interrogatorio di terzo grado su tematiche personali, puoi però ricavare alcune informazioni in modi differenti. Se ci sono degli organizzatori, potranno darti alcune indicazioni rispetto a ruolo, età, interesse e competenze sul tema trattato.
Invece, tutto quello che non è ricavabile in anticipo, puoi chiederlo all’interno della sessione stessa, utilizzando le giuste domande. Inoltre puoi anche decidere di utilizzare una scheda con delle domande per i partecipanti, come ad esempio un questionario online o da inviare via email: su internet ne trovi di tutti i tipi.
A prescindere dal metodo che nel tuo caso ti sembra più adatto, l’importante è riuscire a tracciare un minimo di cornice per identificare la platea, in modo da evitare un incontro “al buio”.
Per il momento è tutto. Per scoprire altre tecniche per conoscere il tuo pubblico e preparare una presentazione di successo, scarica il report gratuito “8 Passi per un Discorso Efficace”.
A presto.
Simone.