Nessuno vuole ricevere e leggere 1000 email e cancellare infiniti spam al giorno. Nei giorni di oggi abbiamo tanti strumenti per la comunicazione, che ci fanno confondere e fanno perdere il tempo inutilmente.
Nella nostra vita quotidiana questi strumenti sono diventati un divertimento. La gente installa nuovi apps nel smartphone e sui computer. Le chat su yahoo e adesso facebook, non ci lasciano molto tempo libero.
Ma sul lavoro tutti questi strumenti possono ridurre la tua produttività per cui presta attenzione al modo in cui usi questi strumenti.
1. Email
Usa l’email, spesso, al posto del telefono. É economico ed più libero. È utile anche quando devi lasciare le prove della conversazione.
Le email sono un buon strumento se devi inviare lo stesso messaggio a tanti dei tuoi clienti. Ma stai attento alla scelta della cc ( indirizzi visibili a tutti) oppure ccn ( indirizzi nascosti).
2. Telefono
Telefono si usa per ricordare una cosa veloce oppure per coordinare qualcosa nel tempo reale. A volte, tanti non preferiscono ricevere telefonate.
Telefonando, magari, c’è anche il problema di disturbare la persona dall’altra parte. Le chiamate telefoniche sono personali e ogni tanto bisogna avere una comunicazione telefonica per mantenere le relazioni forti.
La chiamata telefonica non deve essere lunga, se no il risultato lo vedi mese dopo nella bolletta.
Tanti usano skype e videocall per le loro convenzioni che si vedono in bolletta. Per coordinare in tempo reale, si può inviare un messaggio tramite skype.
3. Segreteria
Lasciare un messaggio nella segreteria è più veloce dal telefonare e scrivere un email. Invece se il tuo messaggio è composto da tanti numeri ed indirizzi, per non confondere la persona dall’altra parte, ti conviene usare l’email.
Non mai lasciare i messaggi importanti nella segreteria, magari si capiscono male per qualche problema nella linea, come la voce non chiara, interruzioni ecc.
4. SMS
Mandare un sms dal posto di lavoro viene visto un pò male. L’Sms può funzionare meglio di skype, se monitorato bene. Perchè ognuno di noi ha sempre il proprio cellulare con se, tranne quelle poche volte.
Uno può rivedere il messaggio nell’inbox. Ma scrivere sul telefono può chiedere un po’ di tempo e soldi.
5. Intranet ed altri Software
Nelle grandi aziende, si usa molto la comunicazione tramite intranet e dei software per collegarsi tra di loro.
Nei posto di lavoro, dove non c’è bisogno di un certo tipo di software per le comunicazioni interni, non bisogna perdere tempo con questi giochi tecnologici.
Non è necessario che devi usare tutti i tipi di strumenti per la comunicazione. I più cost-effective sono le email e i messaggi tramite skype.
Dipende da te, come meglio usi questi strumenti per aumentare la tua produttività.
image: lefthandrotation
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