5 suggerimenti per dialogare con il cliente

Durante la fase di definizione di un accordo quadro nel campo Office Products End User, IT services, Informatica di consumo, Largo consumo, Antinfortunistica, Mobili per ufficio, occorre utilizzare una serie di strumenti e tecniche che possono risultare strategicamente utile per un immediato ed efficace approccio d’ingresso.

Strumenti e suggerimenti per dialogare con il Cliente
Analizziamo pertanto quali sono gli strumenti e i tips  da tenere ben presente durante il processo di definizione di un accordo quadro.
1) Company Profile della società completo della casa madre e delle eventuali filiali presenti a livello worldwide; occorre specificare anche la tipologia di servizio.
Ad esempio:
-    spedizione in 24 ore,
-    consegna  al piano,
-    desk to desk, logistica,
-    tracking on line,
-    possibilità di crearsi report in f.to excel/csv dell’acquistato, suddiviso per bolla/ordine/cdc.
2) Modalità di acquisto del cliente
Le alternative possono essere:
-     “on demand”
-      magazzino economale, facendo scorte.
In questa fase occorre verificare se ad esempio il cliente ha contratti di costo copia sulle stampanti e se può fornire una “core list” dei primi 50 prodotti usati annualmente dal Gruppo in questione. Sulla base di queste informazioni è possibile  formulare una prima offerta e proporre un “saving” interessante. Per esempio, nel caso di alti consumi di determinati prodotti può rendersi possibile il coinvolgimento diretto del produttore chiedendo special bid o rebeate a fine anno su determinati articoli.
3) Verificare la Presenza o meno di un B2B, un marketplace tipo Ariba, dove si paga una fee per ogni transazione, via mail, fax, telefono e capire se gestisce tutto la sede centrale o le filiali hanno potere d’acquisto autonomo o hanno un proprio budget di spesa per reparto;quale sono gli attuali fornitori, come si trova,see seguito etc….
4) La fase detta ”l’icebreaker”, avviene tramite contatti telefonici con la persona, che solitamente e l’ufficio acquisti (il buyer) o nel caso di conoscenze all’interno, chiedere l’appoggio di tali persone per entrare ed avere un primo colloquio. Talvolta la risposta è subito negativa; la riposta più usuale è la seguente:
“La ringraziamo ma ci troviamo bene con l’attuale fornitore……..Tra l’altro il contratto e di Global Service e include altri tipologie, tipo telefonia, energia,stampanti costo copia, ritiro toners esausti,tutto via internet…..”
5) In altre situazioni si può iniziare da subito una sorta di  trattativa preliminare, dove più che altro si cerca di comprendere e captare i punti deboli dell’azienda nel processo di approvvigionamento; una leva importante può essere quella di far intendere la possibilità di risparmiare ulteriormente o proponendo soluzioni innovative di E-procurement.
RDA - la richiesta di acquisto
Talvolta grandi società acquistano in modo tradizionale, formulando una RDA (Richiesta d’Acquisto al proprio fornitore) tramite mail/fax. proveniente dai vari reparti interni o ogni ufficio gestisce un proprio budget di spesa, indipendente dall’ufficio acquisti.
Oltre a chiedere la core list, è opportuno conoscere se le filiali acquistano autonomamente o tramite la sede per poter creare un unico listino nazionale o internazionale, parametrandolo al resto delle filiali estere.
Molte volte, l’ufficio acquisti, ci usa per redigere l’offerta e proporla al proprio fornitore per fargli abbassare i prezzi, perché  il più delle volte, non vuole cambiarlo,anche se non si trova molto bene, per paura di non trovare quello che ha già o per abitudine.
Che cosa sono le matrici di domande
Le matrici di domande, servono per “portare alla luce” la fotografia esatta del cliente.
Bisogna in tutti i modi, capire chi ha il potere decisionale sulla spesa in azienda, talvolta può essere il solo Amministratore Delegato, quindi occorre trovare la via per arrivare a un contatto con questa figura, anche per interposta persona, cercando di non “scavalcare” altre figure aziendali, come l’ufficio acquisti, ma innescando la tecnica del coinvolgimento.
Risorse utili
Articolo di approfondimento
Se vuoi apprfondire tematiche relative alle tecniche di negoziazione nell'ambito della definizione di un accordo quadro ti suggeriamo di leggere anche l'articolo: Tecniche e Strategie di negoziazione: l'accordo quadro.
Ebook
Leggi anche l'ebook realizzato da Pierangelo Cozzani dal titolo "Tecniche e Strategie di negoziazione: l'accordo quadro", una guida pratica e ricca di suggerimenti per chi opera nel campo Office Products End User, IT services, Informatica di consumo, Largo consumo, Antinfortunistica, Mobili per ufficio.

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