Accreditamento olimpico: due chiacchiere con Alessandro de Franzoni

Inizia con questo post una nuova serie di event zone: le interviste a chi lavora nell’event management. Non mi interessa solo ascoltare gli esperti e conoscere i meccanismi che stanno nel back stage degli eventi. Mi interessa altresì conoscere o farvi conoscere le persone in carne e ossa che mandano avanti la macchina operativa. L’Italia è piena di professionisti che all’inizio raccoglievano esperienze di evento in evento e che e oggi sono riconosciuti come esperti chiamati a costruire con il  loro specifico know how i grandi eventi globali.

Chi è Alessandro de Franzoni.

Il nostro incontro a Vancouver 2010

Alessandro de Franzoni, il primo intervistato in questa serie, l’ho conosciuto in Valtellina, nella preparazione dei Mondiali di Sci di Bormio 2005. Era il mio assistente anche se lui poi i Mondiali li visse davvero e io per motivi professionali, ahimè, ci dovetti rinunciare. La chimica è stata da subito perfetta. Al punto che poi, a Torino 2006 ci siamo ritrovati a lavorare insieme, ma con i ruoli invertiti. Io press manager di una delle venue per soli due mesi, lui supervisore dei centri stampa della montagna, quindi MIO supervisore.

Questa è la magia dei grandi eventi: ci si ritrova sempre e sempre di nuovo e le amicizie che ne nascono sono per la vita. Forse perché si condividono momenti di tensione e di emozioni, si è frullati insieme nelle centrifughe, si affrontano compatti le enormi onde dell’evento che arriva, ci si lamenta, ci si conforta, si gioisce insieme.

Con Alessandro ci siamo rivisti poi a Vancouver 2010. Io ero lì come study group  e lui era press manager delle discipline nordiche. Non ci vedevamo da mesi e ed è stato il Canada a farci riabbracciare. Purtroppo non l’ visitato ai Commonwealth Games di Delhi nel 2010, dove si è occupato di nuovo di media management. L’ho rivisto però a Londra, dove io ero una semplice “turista olimpica” e lui Accreditation Manager, la sua prima esperienza in questo settore. Non posso non citare la lunga colazione fuori Earls Court con un cappuccino enorme e schiumoso e le sue parole che, prima ancora di varcare i gate dell’Olympic Park, mi avevano lanciato dentro le storie di Londra 2012.

Chi è dunque Alessandro de Franzoni? Un italiano che negli ultimi anni ha vissuto tra l’Italia, il Canada, l’India e l’Inghilterra dentro il cuore dei grandi eventi sportivi. Non è però un cervello in fuga. No, direi piuttosto un vero professionista cittadino del mondo.

Per integrare il mio ultimo post sugli accreditamenti, Alessandro mi è parsa la persona più giusta. Le sue risposte sono molto stimolanti per entrare nella complessità olimpica e per comprendere come un accreditamento sia davvero un “mondo” immenso.

Buona lettura.

L’intervista.

Un breve viaggio nel back stage di uno dei punti più sensibili di un grande evento: accreditation management.

Alessandro, quale è stato  il tuo ruolo alle Olimpiadi di Londra: obiettivi e competenze?

A Londra mi sono occupato di accreditamento, soprattutto dal punto di vista operativo. Il team di cui facevo parte ha sviluppato l’accredito Olimpico insieme al CIO, definito i piani di controllo accessi dei siti Olimpici, pianificato e gestito le strutture di distribuzione degli accrediti. Durante i Giochi io ero responsabile per l’operatività degli uffici di accredito in una serie di venue esterne al Parco Olimpico.

Cos’é un accreditamento per il comitato olimpico?

In termini pratici, l’accreditamento olimpico e’ un documento di identità che permette il riconoscimento degli individui che hanno titolo a partecipare ai Giochi, il loro ruolo nella manifestazione e i loro privilegi di accesso. L’ingresso alle venue (e alle diverse zone all’interno delle venue) è infatti regolato per evitare che persone non autorizzate si trovino in aree particolarmente sensibili (pensiamo al campo di gara, o agli spogliatoi degli atleti), ridurre il sovraffollamento e garantire migliori condizioni operative alle diverse categorie di addetti ai lavori. Da diversi anni ormai l’accredito Olimpico viene anche usato per semplificare le procedure di emissione dei visti di ingresso nel paese ospitante.

Come vengono gestiti i flussi e le destinazioni delle diverse categorie?

A Londra, sull’esempio delle esperienze precedenti, abbiamo predisposto due tipi di strutture: i centri di accreditamento e gli uffici di venue. I quattro centri di accreditamento, situati in località strategiche del sistema Olimpico, erano strutture a servizio completo, ognuno dedicato a uno specifico gruppo di clienti (workforce, famiglia Olimpica, media, atleti e delegazioni) e progettati per gestire alti volumi di richieste e periodi di “picco” (quando si verifica la maggior parte degli arrivi). Gli uffici di venue erano invece strutture più piccole, pensate per rispondere in maniera rapida e flessibile ai problemi di più facile soluzione (ad esempio la ristampa di un accredito smarrito) e demandando ai centri di accredito le questioni più delicate (ad esempio incongruenze nei dati di registrazione o richieste di diritti di accesso aggiuntivi). In tutto per i Giochi Olimpici abbiamo processato circa 300.000 richieste di accredito.

Chi controlla l’attendibilità delle richieste?

Ai Giochi Olimpici non si accettano richieste individuali di accreditamento. Le richieste vengono trasmesse dalle cosiddette “Organizzazioni Responsabili” – enti che sono riconosciuti dal CIO (Comitati Olimpici Nazionali, Federazioni Sportive Internazionali, ecc.) o che in alternativa hanno un rapporto contrattuale con il Comitato Organizzatore (i fornitori di servizi, per esempio). Sono loro a fungere da “garanti” delle richieste. Per molte categorie il sistema prevede anche delle quote fisse di accreditamento e specifiche condizioni di eleggibilità che i singoli candidati devono soddisfare per poter ricevere l’accredito.

Esistono i last minute? Ci sono eccezioni alla regola? Esiste una black list?

I last minute esistono, ma l’accreditamento Olimpico è un processo abbastanza lungo e complesso, e come tale non si adatta molto bene alle “emergenze”. Le condizioni di eleggibilità – compreso il controllo di sicurezza obbligatorio operato dalle autorità su ogni candidato – vanno comunque sempre rispettate e in questo senso non esistono eccezioni. Non c’e’ una black list vera e propria, ma il CIO ha piena facoltà di rifiutare (o ritirare) un accredito se le circostanze lo richiedono.

Il momento più duro delle Olimpiadi?

A Londra il primo centro di accreditamento ha aperto a più di tre mesi dall’inizio dei Giochi. Per noi è stata una maratona! Direi che la cosa più difficile e’ stata mantenere elevata la concentrazione per un periodo così lungo, garantendo la stessa qualità del servizio anche quando fatica e stanchezza si facevano sentire.

Quello più gratificante o più divertente?

Vedi, io ho sempre questa grande preoccupazione per l’esperienza dei volontari, loro ci regalano il proprio tempo e io penso sempre, si staranno annoiando, sono delusi, vorrebbero essere da un’altra parte? Alla fine quando ti confidano che hanno fatto un’esperienza meravigliosa o che porteranno con sé un bel ricordo dell’evento, magari mostrandoti dei dettagli che tu non avevi neanche notato, o avevi analizzato solo con un certo distacco “professionale”, se mi passi il termine, ecco, io trovo quei momenti molto gratificanti. E’ una cosa che serve anche a me per mantenere viva quella passione che è poi la ragione principale per cui facciamo questo mestiere, e che ogni tanto viene travolta dalle tante cose che succedono durante un evento.

Puoi dare un consiglio a chi gestisce gli accreditamenti per eventi sportivi e/o culturali?

Il mio primo consiglio è quello di investire in largo anticipo del tempo per educare e familiarizzare la propria organizzazione e i propri clienti con le procedure di accreditamento. In particolare trovo sempre utile sottolineare come l’accredito sia uno strumento operativo e non un simbolo di status o – anche peggio – un “biglietto gratis” per accedere alla manifestazione. E’ una cosa che se viene compresa rende le cose estremamente più facili da gestire durante l’evento.

Il secondo è quello di semplificare, semplificare tutto, dalle procedure di accreditamento al design dell’accredito, dal numero di aree riservate alle modalità del controllo accessi. Un sistema di accredito snello e’ più facile da capire per i clienti e per chi deve effettuare i controlli, e’ più flessibile in caso di necessità e in definitiva garantisce migliori risultati di un sistema complesso che magari sembrava funzionare sulla carta, ma di cui si rischia di perdere il controllo una volta sottoposto alle pressioni dell’evento.