Tale metodologia in pochi passi permette di affrontare in maniera sistematica diversi tipi di problemi e la rappresentazione grafica che ne deriva e’ semplice, efficace e molto comunicativa.
In questo articolo ne vediamo una applicazione in ambito Sales, per affrontare un problema di rewarding e analisi performance di un gruppo di venditori che hanno svolto la loro attività nell’arco di un mese, e l’esempio e’ tratto da una situazione reale.
E’ stato progettato un tool in Excel, “100% automated” in quanto si aveva l’esigenza di generare risultati mensili su un grosso database che in questa presentazione e’ stato per ovvie ragione molto ridotto.
L’obiettivo di questo articolo e’ presentare l’analisi parentiana e come approcciare i problemi che tramite questo metodo si vogliono analizzare, tuttavia, come valore aggiunto, chi e’ interessato può anche dare un’occhiata alle formule e come il tool e’ stato realizzato..a tal proposito ogni suggerimento o commento e’sempre molto gradito.
L’analisi di continuità e’ stata affiancata a quella parentiana e del fatturato per avere un sistema di analisi delle vendite completo.
Questo articolo si avvale, oltre che del codice del tool, anche di alcuni video e un secondo esempio applicativo (gestione dei reclami), di seguito anche dove possono essere scaricati:
Video 1 : presentazione (https://goo.gl/ynFQYv)
Video 2: aggiornamento del foglio di calcolo (https://goo.gl/PWwvFf)
Video3: aggiornamento automatico del foglio di calcolo (https://goo.gl/yJ8DyO)
Video 4: esempio di problem solving (gestione dei reclami) (https://goo.gl/LyrHoF)
Video 5: soluzione dell’esempio di problem solving (https://goo.gl/yrqRmL)
Video 6: soluzione alternative dell’esempio di problem solving (https://goo.gl/vZwWdN)
E inoltre
- Codice non protetto del tool di analisi di vendita (https://goo.gl/IV1Vr0)
- Codice dell’esempio di gestione dei reclami (https://goo.gl/qaFv4I)
La Teoria di Pareto
Fu Joseph Juran che alla fine degli anni ’40, formulò la cosiddetta legge dei "vital few" o principio della scarsità dei fattori, nozione che col tempo, prese, però, il nome di Vilfredo Pareto (15 luglio 1848 - 19 agosto 1923), sociologo ed economista italiano che nel 1906 osservò che la distribuzione della ricchezza nel suo Paese aveva una distribuzione disuguale: il 20% della popolazione possedeva l’80% della ricchezza. L’idea di base e’ che occorreva separare i "vital few" (le poche cose davvero importanti) dai "trivial many" (le molte cose meno importanti).
Su questo principio si basa la costruzione del diagramma di Pareto, uno degli strumenti più utilizzati nell’ambito della gestione economico-finanziaria, della qualità, nella gestione dei guasti e non solo.
Principio e digramma (che si compone di una serie di barre la cui altezza riflette la frequenza o l’impatto dei problemi) servono per analizzare un insieme di fenomeni e per raggrupparli a seconda della rispettiva importanza nell’originare gli effetti osservati.
In qualunque sistema sono pochi gli elementi rilevanti ai fini del comportamento del sistema ossia, per dirla con Pareto “poche cause sono responsabili della maggior parte dell’effetto finale”.
Da questo ragionamento deriva la curva 20/80 che dimostra che il 20% delle cause produce l’80% degli effetti. Consci di questo, si può decidere, con cognizione di causa, quali cause affrontare per prime.
Il principio di Pareto si basa sui grandi numeri, cioè servono un gran numero di dati o osservazioni per rilevare un andamento che riflette esattamente la regola dell’80-20, ciò nonostante quello che e’ qui rilevante e’ il principio sui cui si basa tale legge, su come devono essere ordinati i dati e come si costruisce e come deve essere interpretato il grafico che e’ la base del problem solving secondo la legge di Pareto.
Alcuni esempi classici (fonte wipikedia)
- il 20% dei clienti produce l’80% del fatturato di un’azienda
- il 20% dei dipendenti di un azienda di servizi produce l’80% del fatturato
- il 20% dei venditori produce l’80% del fatturato
- il 20% delle merci in magazzino procura l’80% della movimentazione
- l'80% dei prodotti stoccati in un magazzino fanno capo al 20% dei fornitori
- eliminando il 20% dei difetti si eliminano l’80% delle difettosità
- il 20% dei dipendenti fa l’80% delle assenze totali
- l'80% delle riparazioni in garanzia fa capo al 20% delle parti
- l’80% del tempo lo si passa facendo il 20% del lavoro
- l'80% dei ritardi nella programmazione sono dovuti al 20% delle cause
- l'80% dei visitatori di un sito vede solo il 20% delle pagine.
L'analisi di Pareto
L’analisi di Pareto si basa prima di tutto sull’analisi dei dati a disposizione, sulla loro distribuzione e rilevanza. Sostanzialmente si basa sui seguenti passi:
1) Classificare i dati
2) Ordinare i dati
3) Costruire la linea cumulativa
4) Definire la linea della percentuale cumulativa (curva di Lorenz)
5) Integrare i dati in un unico grafico per la successiva analisi.
Il modo migliore per procedere e’ integrare appunto i dati in un unico grafico che vede in ascissa il dato principale oggetto di analisi, in ordinata la variabile principale in osservazione e poi, in un sistema di assi secondario la curva di Lorenz, cioe’ la percentuale cumulativa di impatto.
La classificazione dei dati e l’individuazione della variabile principale dipende strettamente dal problema in esame (es. se si e’ interessati al numero di guasti rilevati o al costo da sostenere per risolverli)
Individuata la variabile principale e’ necessario ordinarla in modo decrescente. Fatto ciò, la prima parte del grafico di Pareto può essere disegnata tramite un grafico ad istogrammi
Successivamente, dalla variabile principale ordinata in modo decrescente va ricavata la somma incrementale, dato per dato.
Noto quindi il totale, e’ necessario ricavarne la percentuale cumulativa.
La linea di Lorenz non e’ altro che la rappresentazione della percentuale cumulativa tramite un sistema di assi secondario, disegnato sempre nello stesso grafico.
A questo punto e’ possibile analizzare il risultato ottenuto.
L’esempio del problem solving sull’analisi dei reclami mostra passo passo come ottenere il grafico di Pareto.
Il grafico di cui sopra e’ tratto dall’esempio del problem solving allegato a questo articolo. Sostanzialmente si tratta di analizzare un certo numero di reclami ricevuti da una struttura alberghiera inerenti a varie “cause” ( servizio in camera non al’altezza, biancheria vecchia, impianto di condizionamento non funzionante a dovere e altro).
Per ogni causa il numero di reclami ricevuti ne delinea quindi l’importanza, e ovviamente, non potendo risolverli tutti, si e’ interessati a risolverne I più rilevanti (ad esempio quelli che concorrono all’80% del totale delle lamentele)
Gli istogrammi blu rilevano il numero dei reclami ricevuti per ogni “causa” di reclamo, mentre la curva (di Lorenz) rossa rappresenta l’impatto percentuale di tali reclami sul totale. Tracciando ad esempio una linea all’80% della curva di Lorenz si puo’ rilevare la percentuale di reclami che ne e’ causa, e che corrisponde al 35% sul totale dei reclami stessi (come vedremo costruendo tale grafico).
Quindi possiamo affermare che risolvendo il 35% delle cause andiamo a risolvere l’80% dei problemi.
Personalmente ho trovato l’analisi di Pareto molto utile e I casi si applicazione in ambito aziendale sono innumerevoli e possono spaziare dal Resource Management all’analisi delle vendite, all’assessment dei clienti, all’analisi del portfolio prodotti, nonché al project management.
L'analisi si continuità
Infine, per tornare al tool che ha dato il titolo a questo lavoro, vediamo una introduzione all’analisi di continuità, che a volte e’ usata come strumento ulteriore con il quale incrociare I dati dell’analisi parentiana.
Per continuità si riferisce a quanto un problema si manifesta “continuamente” nell’arco di un periodo assegnato.
Nell’analisi delle vendite, ad esempio, si era interessati a capire quanto “continuamente” un venditore aveva emesso fatture nell’arco di un mese, e si era interessati a rapportare tale valore con il fatturato del venditore stesso.
Dato quindi un periodo ad esempio di 30 giorni, se un venditore emette almeno una fattura al giorno ha una continuità del 100%, e se invece emette almeno una fattura per 15 giorni, avrà una continuità’ del 50%.
Se I dati sono pochi, non ci sono problemi ad ottenere la continuità’, ma se I dati sono migliaia nell’arco ad esempio di un semestre (come in effetti era il caso), e’ necessario avere un tool (excel) con un elevato indice di automazione per non impazzire…
Di seguito un esempio di analisi di continuità rapportata alle vendite:
Il sistema di rappresentazione e’ simile a quello di Pareto, anche se in questo caso ho scelto di graficare nel sistema secondario una percentuale non cumulativa. Gli istogrammi rappresentano I giorni del periodo nei quali il venditore ha emesso almeno una fattura e la curva rossa ne da la percentuale sul periodo: seller3 ha fatturato per 20 giorni a Luglio, cioe’ il 70% circa. A questo punto si puo’ ricavare, per esempio, un trade-off tra il fatturato del venditore e la sua percentuale di continuità.
Note sull'autore
Articolo redatto dal Doct. Eng. Massimo Zucchini - Program/Project Manager,PMP, Chief Consulting Engineer, PMO Analyst, Specialized in Microelectronic (mail: [email protected])
Result-oriented high experienced PMP, Project and Program Manager and PMO Analyst with 8 years of expertise in electronic design and more than 10 years of expertise in consulting and temporary management. Quality Director under ISO 9001:2008 certification standards. Now I decided to invest part of my time also in coaching and sharing my experience.
Pacman
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