Archiviare le email

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Il problema che abbiamo con i provider di posta è che, per quanto spazio concedano, non è mai abbastanza per alcune persone. Come salvare dunque tutte le email di Mail con relativi allegati senza perdere il sonno? Buona lettura!

Problema
Salvare tutte le email ed allegati passati, presenti e futuri in modo compatto sul disco fisso, in modo da poter svuotare il nostro account e recuperare, così, spazio prezioso per nuovi messaggi. Il problema si pone per chi utilizza sistemi personali (GMail per esempio concede 10 GB) o aziendali (dove i limiti possono essere ancora più restrittivi). Stiamo lavorando su Mac OS X, utilizziamo Snow Leopard e Mail è il nostro programma di posta elettronica.

Soluzione
Quando le mail da archiviare sono tante e lo spazio rimasto è finito (o siamo passati oltre al limite consentito) è meglio utilizzare lo spazio sul disco fisso, viste le capienze attuali (con un disco da 160 GB -parlando di dischi piccoli- 10 GB di mail come backup è una goccia nel mare).
Andiamo quindi sull’App Store (vi serve un sistema da Snow Leopard 10.6.8 in poi) e acquistiamo l’applicazione eMail Archiver; con 18 euro (prezzo attuale a dicembre 2012, potrebbe variare) vi scaricate un programma che risolve questo problema per voi, in modo trasparente e veloce.

Come funziona
Una volta definita la cartella di destinazione (se non l’avete potete crearla all’istante con il tasto “New folder”) lanciate il backup e ve ne scordate: il programma andrà a scandagliare i meandri del vostro Mac alla ricerca di tutte le mbox di Mail, in modo da convertire tutta la vostra corrispondenza in PDF (un formato universale gratuito sempre accessibile) e creando cartelle con gli allegati dei vari messaggi (cartella e pdf hanno la stessa denominazione, così l’abbinamento risulta immediato).

Ovviamente ciò significa che, una volta che Spotlight avrà finito di indicizzare il backup appena creato, potrete accedere alle vostre mail semplicemente cercando poche parole e sarete svincolati dal formato proprietario, in quanto il PDF è compatibile con tutti i sistemi operativi.

Difetti
Come di consueto guardiamo anche all’altra faccia della medaglia; ecco i difetti principali.

• Funziona solo con Mail. Zimbra e Outlook sono esclusi (dovete creare un account di posta su Mail per utilizzarlo).
• È solo in inglese (è a livello elementare, ma alcuni possono trovarlo irritante).
• Essendo venduto tramite App Store non è possibile scaricare una demo. Ma fa quello che promette.

Pregi
Vediamo perché valutare l’acquisto di questa app (anche a livello aziendale).

• Backup in background di intere caselle di posta, potendo così liberare spazio sul server
  (magari di annate passate, così si possono cancellare le annate 2000-2008 ad esempio e conservare 2009-2012)
• Backup in PDF, formato aperto e disponibile multipiattaforma
• Lo spazio su disco fisso ha costi nettamente inferiori a quello offerto dal provider aziendale
• Scaricabile ed installabile in pochi minuti, è leggero
• Mail al riparo da formati troppo specifici e non compatibili in futuro

Verdetto finale
Scoperto per caso sull’App Store, ho avuto modo di testarlo la settimana scorsa e si è rivelato all’altezza delle aspettative.
Il costo è adeguato in base alle esigenze personali: se la quantità di mail non supera un certo quantitativo potrebbe risultare una spesa eccessiva.
In contesti aziendali dove le caselle magari arrivano a 20/30.000 messaggi e 14/20 GB di spazio occupato, per ridurre le spese legate allo spazio sui server occupato dai singoli utenti, conviene valutare un “trasferimento” delle caselle in locale, in modo da poter cancellare le annate più vecchie sul server senza rimorsi o perdita dei dati.

Marco