[BACK TO BASIC] Come fare una programmazione efficace e centrare i tuoi obiettivi

Per pianificazione si intende l’attività volta ad assolvere il compito di valutare la fattibilità delle idee, convertirle in linee precise, specificando gli obiettivi ed individuando le alternative per la loro realizzazione.

La programmazione, invece, riguarda il processo di determinazione operativo, sulla base dei dati previsti, degli obiettivi realizzabili in rapporto ai mezzi a disposizione.

In pratica, la pianificazione, sulla base della definizione delle strategie aziendali, va a mostrare come le stesse possono essere sviluppate nell’arco temporale. La programmazione, invece, si concentra sulla traduzione delle strategie evidenziate nel piano in programmi operativi. Quindi, i due concetti sono direttamente collegati rispettivamente alla visione strategica e a quella operativa.

PIANIFICAZIONE ANNUALE 

A dicembre si elabora il target per l’anno successivo con le macro azioni strategiche da mettere in campo per fare un salto di livello (compresi mezzi, risorse e strade da intraprendere). Si utilizzano i dati dell’anno che sta per terminare e si fa una previsione di quello che si vuole creare per il successivo e come realizzarlo (sia in termini numerici che progettuali).

Le fasi sono:

• Analisi della situazione di partenza e della sua prevedibile evoluzione
• Individuazione ed analisi dei punti di forza e di debolezza dell’impresa
• Definizione degli obiettivi
• Formulazione delle strategie
• Redazione del piano
• Approvazione, esecuzione e controllo del piano

Vale per l’azienda ed a cascata per singole aree e le singole persone.

PROGRAMMAZIONE MENSILE

Il target annuale viene ripartito in target mensili che tengono conto della stagionalità di alcune attività in modo da avere una stima vicina alla realtà ottenibile, si evita di fare il semplice calcolo: target anno/12= target mensile.

Ogni primo lunedì del mese occorre creare un report con i target del mese e le azioni che verranno messe in campo per ottenerli.

Si fa un’analisi dei dati del mese precedente (azioni di successo da replicare, azioni da correggere perché non efficaci), si confrontano con il preventivato e si elabora il piano d’azione con i target per il mese in oggetto. Il confronto tra il preventivato ed il realizzato consente di mettere in campo i giusti correttivi.

Per elaborare il piano d’azione, si parte dai target e ci si chiede “cosa dobbiamo fare per..?”. Si crea una ToDoList (lista delle attività da fare) assegnando le priorità (da 1 a 4 in ordine di urgenza ed importanza dove 1 è urgente+importante e quindi va fatta subito), vanno messe anche le attività personali e familiari per dedicare il giusto tempo a tutta la propria vita (lavorativa e personale/affettiva). Quindi avremo:

1. urgente+importante (va fatta subito verificando cosa delegare)
2. non urgente+importante (va programmata in agenda)
3. urgente+non importante (delegare)
4. non urgente+non importante (da cancellare)

A questo punto si parte con la programmazione di tali attività e risultati attesi nelle settimane che compongono il mese. Chiaramente, ad inizio mese, la prima settimana sarà molto attendibile (80%), la seconda un po’ meno (60%), la terza ancora meno (40%), la quarta da programmare (20%).

Se sei un “operativo” farai il tuo piano d’azione tenendo conto dei risultati che devi produrre e dei sottoprodotti (le azioni di base, che se fatte e fatte bene, ti consentono di ottenere risultati; ad es. per un commerciale alcuni sottoprodotti sono i contatti clienti e contatti nuovi clienti). Se hai dei clienti, passa attraverso la lista clienti (significa vedi per ogni cliente quali azioni mettere in campo), vale anche per i clienti “dormienti” (quelli che non comprano da qualche mese).

Se sei un responsabile, analizza le statistiche delle persone che coordini e fatti un’idea di cosa gestire con ognuno di loro (qual è la scena, sono “on target”? cosa sta accadendo? su cosa e come devi intervenire? come puoi supportare o correggere la persona? servono riunioni individuali? servono esercizi di simulazione? serve formazione?). Fatti inviare il loro piano d’azione del mese con programmazione settimanale prima della riunione settimanale (io preferisco farla il lunedì mattina in modo da mettere in azione i miei uomini il prima possibile), inizialmente fatelo insieme (anche in gruppo come spiegazione e poi ognuno compila il suo). In questo modo arrivi alla riunione con tutte le informazioni per dirigere le persone verso i risultato.

PROGRAMMAZIONE SETTIMANALE

La gestione ottimale è fare una programmazione a due settimane.

Ogni sabato mattina si dedica un’ora a questa attività per programmare le due settimane successive. Si fa un’analisi dei dati della settimana precedente (azioni di successo da replicare, azioni da correggere perché non efficaci), si confrontano con il preventivato e si elabora il piano d’azione con i target settimanali.

Per elaborare il piano d’azione, parti dai target e chiediti cosa devi fare per. Crea una ToDoList assegnando le priorità (da 1 a 4 in ordine di urgenza ed importanza dove 1 è urgente+importante e quindi va fatta subito), metti anche le attività personali e familiari per dedicare il giusto tempo a tutta la tua vita (lavorativa e personale/affettiva).

Il lunedì mattina dovremmo avere un’agenda piena all’80% per questa settimana ed al 60% per la successiva, abbiamo il piano d’azione con i target, non ci resta che entrare in azione e fissare il resto della programmazione delle due settimane.

NOTA: lasciare sempre uno spazio di circa due ore al giorno per le emergenze e fissare in agenda anche i momenti di back-office (relazioni, mail, offerte, ecc..).

Se sei un responsabile, analizza le statistiche delle persone che coordini e fatti un’idea di cosa gestire con ognuno di loro (qual è la scena, sono “on target”? cosa sta accadendo? su cosa e come devi intervenire? come puoi supportare o correggere la persona? servono riunioni individuali? servono esercizi di simulazione? serve formazione?). Fatti inviare il loro piano d’azione settimanale (a due settimane) prima della riunione settimanale. In questo modo arrivi alla riunione con tutte le informazioni per dirigere le persone verso i risultato.

PROGRAMMAZIONE GIORNALIERA

Tutte le mattine dedica 20 minuti per rifocalizzare l’attività del giorno ed apportare i correttivi che occorrono.

Fai una lista delle 6 attività da completare perché prioritarie e decidi quando farle, in pratica dovresti arrivare la mattina che almeno 4 sono già programmate quindi non resta che aggiungere le altre.

Analizza velocemente i dati del giorno prima e verifica se sei “on target” o meno, chiediti cosa puoi fare per centrare il target (a me è sempre piaciuto giocare a superarlo, male che va lo centro).

Se sei un responsabile, avrai già tutte le informazioni che ti occorrono per gestire efficacemente i risultati della settimana. Giornalmente fai una veloce riunione per verificare se le persone sono sul pezzo (questo ti consente di motivarle, guidarle, supportarle, correggerle) e dargli la carica per centrare il risultato del giorno.

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