Carta bianca e pennarelli: ecco come organizzare un evento.

Il panico da pagina bianca è una sofferenza frequente  per gli scrittori. Come inizio? Cosa scrivo? Lo stesso stato di ansia lo può provare un event manager. Dove inizio? Cosa devo fare? Per superarlo esiste un modo semplice, dinamico e molto efficace: la mappa mentale.

Le mappe mentali sono un modo razionale e creativo per fare piani, fare ordine, fissare tappe e priorità.

Io le uso dai tempi dell’università, quando riassumevo i tanti libri per esame in un unico magnifico foglio A3, tutto colorato. È stato naturale spostare questo metodo di studio al lavoro.

Sento già le obiezioni:  “Ma va, io uso le tabelle excell e funzionano!” Oppure: “A me non serve, organizzo lo stesso evento ogni anno, ormai procedo a occhi chiusi.” O ancora: “Per un evento enorme, un foglio A3 non basta, sono troppe le cose da fare.”  Queste obiezioni contengono qualcosa di vero. Le mappe mentali non sostituiscono strumenti per la gestione dei processi. Aiutano ad andare oltre. Aiutano a usare le due parti del nostro cervello, quella razionale e quella creativa.

Prendiamo il mio lavoro. Ogni anno lo stesso evento. La stessa data. Le stesse cose. Ci lavoro 12 mesi, ma arriva un punto in cui devo fissare in una fotografia l’intero paesaggio. Prima mi sono occupata di analisi, poi di progetti e valutazioni di fattibilità per singole funzioni, ma poi devo mettere tutto insieme. Devo ragionare in termini di sistema. Se prendessi in un colpo unico tutte le funzioni, le sottofunzioni, le attività primarie e indirette che sono legate e intrecciate tra loro mi verrebbe un vero attacco di panico. Ho contato note, attività, “reminder”, funzioni, azioni che all’inizio della fare implementativa (a 4 mesi dall’evento) devono passare necessariamente sotto la mia supervisione (il riferimento è dell’edizione 2008). Sono 107!

La psicologia cognitiva dice che il nostro cervello è in grado di concentrarsi solo su 7 + o – 2  gruppi di informazioni. Cioè, in parole semplici, possiamo mantenere attenzione solo su al massimo 9 progetti contemporaneamente. Si parla di memoria di lavoro. Oltre questo numero andiamo in tilt.

Come organizzare le 107 cose da tenere a mente senza impazzire? Con un bel foglio bianco e pennarelli. I colori aiutano molto a fare ordine, classificare, distinguere. Si parte senza ordine razionale, ma man mano che vengono in mente le cose, le si scrivono. I collegamenti si fanno poi con linee, nuvole e colori. Nel mio caso (l’immagine qui sotto) ho raccolto le 107 cose da non dimenticare in:

• 3 macro gruppi: direzione generale, funzioni primarie, funzioni di supporto
• e dentro questi 3 macro gruppi ho individuato altre sotto categorie che a sua volta possono avere altre sottocategorie.

Lo so, visto così non si capisce niente. Infatti non è uno strumento per gli altri. E’ il MIO strumento di lavoro. L’importante è che io ci capsica qualcosa e mi senta a casa dentro questo foglio.

Sia chiaro, inoltre:  qui non compare il calendario, non compare il processo. Questa è una carta di navigazione che va poi integrata a seconda delle attività con strumenti ad hoc. Vi assicuro però che per i 4 mesi successivi sovente la riprendo in mano, la seguo, la integro. O magari, ne faccio altre, per altri settori.

Sulla mia scrivania non ho solo noiose penne blu e un computer. Ho soprattutto  pennarelli e fogli bianchi che  mi aiutano a organizzare e tenere sotto controllo l’intero sistema. E a farlo, divertendomi e liberando la mente da griglie troppo razionali e inibitorie.

Per approfondire ecco alcuni link d’aiuto:

• Un sito sull’uso delle mappe mentali per il lavoro
• Un blog ispirante in ogni suo segno
• Un quaderno sulle mappe mentali e la scrittura

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