Chi è responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

da wikipedia: ” [consiglio]Il Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, con riferimento ad un’organizzazione complessa, è un ruolo di raccordo che ha la responsabilità di gestire tutte le fasi del flusso, dell’accesso e della conservazione dei documenti, anche informatici.[/consiglio]

È ruolo e figura professionale distinta dall’archivista o dai responsabili amministrativi, in analogia con quanto avviene all’estero con la figura del records manager.

È stata istituita nell’ordinamento italiano con decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 rendendola obbligatoria per tutte le pubbliche amministrazioni, a cui è affidata la gestione dei procedimenti amministrativi.

Sulla base di questo decreto, per ogni area organizzativa omogenea deve essere individuato il responsabile, con peculiari caratteristiche e funzioni.”

dal discorso di Fabio Pistella, Presidente del DIGITPA “”Il punto di partenza realistico è che la gestione dei flussi documentali viene percepita in alcune strutture amministrative, in particolare pubbliche, come un adempimento imposto dall’esterno che si aggiunge alle “normali” procedure; la norma del così detto protocollo elettronico – mai termine più infelice è stato utilizzato perché ha ridotto questo strumento a semplice registrazione delle uscite e delle entrate – ha avuto un percorso altalenante e molto difficile. Il protocollo elettronico non si aggiunge, direi anzi che sostanzia le normali procedure, ma va interpretato nel senso pieno come strumento in grado di razionalizzare la gestione dell’informazione nel senso più pieno del termine; le interazioni tra soggetti (persone e persone giuridiche) e in particolare le transazioni tra le diverse componenti della P.A. e tra questa e i cittadini; e il complesso delle procedure utilizzate e l’interazione fra le diverse parti che le compongono….(omissis)….. La parola religiosamente coltivata nel nostro contesto è quella delle procedure: la logica della produzione normativa e la logica della guida del funzionamento della PA in realtà fanno riferimento al termine “procedura”. Non mi è chiaro, dal punto di vista statistico, qual è la prevalente interpretazione dei ruoli tra gestione dei flussi documentali e dematerializzazione: si passa da un termine all’altro con eccessiva disinvoltura.

Tanto per cominciare: è evidente l’interconnessione tra gestione dei flussi documentali e dematerializzazione. Per semplificare, si può sostenere che la gestione dei flussi documentali è strumentale per la dematerializzazione, ma sarebbe riduttivo limitarsi a questa affermazione.”

Normativa di riferimento:

Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 4 gennaio 2005, punto 2 - “Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione.”
G.U. 12 febbraio 2005, n. 35
Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 18 dicembre 2003, punto 3, lett. c) - “Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione per l’anno 2004.”
G.U. 4 febbraio 2004, n. 28
Circolare AIPA 21 giugno 2001, n. 31 - “Art. 7, comma 6, del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000, recante ‘Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428′- Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili commercialmente.”
G.U. 12 luglio 2001, n. 160
Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28 - “Art. 18, comma 2, del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 novembre 2000, n. 272, recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 – Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati.”
G.U. 17 maggio 2001, n. 113
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445
“Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.”
G.U. del 20 febbraio 2001, n. 42, Supplemento Ordinario
Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 - “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428.”
G.U. 21 novembre 2000, n. 272
Legge 15 marzo 1997, n. 59, art. 15, comma 2 - “Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa.”
G.U. 17 marzo 1997, n. 63 – Supplemento

1. Provvedimenti di carattere generale

Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, art. 10, comma 2 - “Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137.”
G.U. 24 febbraio 2004, n. 45 – Supplemento Ordinario n. 28
Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004 - “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici.”
G.U. 27 aprile 2004, n. 98
Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 6 dicembre 1996, n. 694 - “Regolamento recante norme per la riproduzione sostitutiva dei documenti di archivio e di altri atti dei privati.”
G.U. 5 febbraio 1997, n. 29
Legge 24 dicembre 1993, n. 537, art. 2, comma 15 e art. 6 - “Interventi correttivi di finanza pubblica.”
G.U. 28 dicembre 1993, n. 303 – Supplemento Ordinario n. 121
Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 11 settembre 1974 - “Norme per la fotoriproduzione sostitutiva dei documenti di archivio e di altri atti delle pubbliche amministrazioni.”
G.U. 25 novembre 1974, n. 306

2. Principali disposizioni di conservazione della documentazione in materia tributaria

Circolare 19 ottobre 2005, n. 45 dell’agenzia delle entrate - “Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 – attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA.”
Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 - “Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA.”
G.U. 28 febbraio 2004, n. 49
Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 gennaio 2004 - “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.”
G.U. 3 febbraio 2004, n. 27
Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 17 maggio 2002, n. 127 - “Regolamento recante disciplina delle modalità di pagamento dell’imposta di bollo dovuta sulle domande, le denunce e gli atti che le accompagnano, presentate all’Ufficio del registro delle imprese in via telematica, nonché la determinazione della nuova tariffa dell’imposta di bollo dovuta su tali atti.”
G.U. 2 luglio 2002, n. 153
Decreto del Presidente della Repubblica 5 ottobre 2001, n. 404 - “Regolamento recante disposizioni in materia di utilizzo del servizio di collegamento telematico con l’Agenzia delle entrate per la presentazione di documenti, atti e istanze previsti dalle disposizioni che disciplinano i singoli tributi nonché per ottenere certificazioni ed altri servizi connessi ad adempimenti fiscali.”
G.U. 16 novembre 2001, n. 267
Decreto del Presidente della Repubblica 22 luglio 1998, n. 322 - “Regolamento recante modalità per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive e all’imposta sul valore aggiunto, ai sensi dell’articolo 3, comma 136, della legge 23 dicembre 1996, n. 662. ”
G.U. 7 settembre 1998, n. 208

3. Principali disposizioni in materia di conservazione della documentazione concernente la tenuta dei libri paga e matricola

Circolare del Ministro del lavoro e delle politiche sociali 20 ottobre 2003, n. 33, concernente il decreto ministeriale del Ministro del lavoro e delle politiche sociali 30 ottobre 2002 - “Modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola.” ;
Decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali 30 ottobre 2002 - “Modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola.”,
G.U. 2 dicembre 2002, n. 282

4. Principali disposizioni in materia di conservazione della documentazione sanitaria

Decreto del Ministro della sanità 14 febbraio 1997 - “Determinazione delle modalità affinché i documenti radiologici e di medicina nucleare e i resoconti esistenti siano resi tempestivamente disponibili per successive esigenze mediche, ai sensi dell’art. 111, comma 10, del d.lgs. 17 marzo 1995, n. 230.”
G.U. 11 marzo 1997, n. 58

5. Principali disposizioni vigenti nell’ambito della giurisdizione civile, amministrativa e contabile

Decreto del Ministro della giustizia 14 ottobre 2004, artt. 21, 29 e capo VII - “Regole tecnico-operative per l’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile.”
G.U. 19 novembre 2004, n. 272
Decreto del Presidente della Repubblica 13 febbraio 2001, n. 123 - “Regolamento recante disciplina sull’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei conti.”
G.U. 17 aprile 2001, n. 89

6. Principali disposizioni emanate dal Ministero dell’interno

Legge 28 febbraio 2001, n. 26, art. 2 – quater - “Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 27 dicembre 2000, n. 392, recante disposizioni urgenti in materia di enti locali.”
G.U. 1 marzo 2001, n. 50
Decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396, art. 10 - “Regolamento per la revisione e la semplificazione dell’ordinamento dello stato civile, a norma dell’articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127.”
G.U. 30 dicembre 2000, n. 303

Fonte: http://www.digitpa.gov.it/