Come organizzare in modo efficace il tuo lavoro da freelance?

Per ottimizzare la tua produttività come web designer o grafico freelance, è preferibile creare un ambiente di lavoro più produttivo che permetta di concentrare la tua attenzione sui compiti più importanti. Ma come fare in pratica? Qui sotto trovi alcuni consigli, esempi e tool che puoi usare fin da subito. Dacci un’occhiata.

Migliora l’archiviazione dei tuoi lavori

Quando devi raccogliere del materiale per realizzare un sito, creare l’impaginazione di un ebook o creare una brochure, cerca di usare sempre lo stesso metodo. Ti suggerisco ad esempio il mio.

Immagina di organizzare i tuoi file raccogliendoli come se fossero copie cartacee da mettere in ordine in un vero schedario, in modo tale da rendere facile trovare ciò che ti serve anche dopo qualche mese. Puoi scegliere di archiviare il materiale dei tuoi clienti per anno e per singolo progetto, come faccio io, oppure puoi raccoglierli anche per lavori incompleti o terminati. Sta a te scegliere ciò che reputi più facile da trovare quando avrai bisogno proprio di quel file.

Se scegli di creare una cartella per progetto, io la divido per anno, in questo modo:

Archivio dati. All’interno di questa cartella inserisco, dopo il colloquio preliminare con il cliente, tutte le informazioni per la creazione di un sito web. Di solito organizzo una skype conference dove mi appunto su una mappa mentale tutte le modifiche da fare per un sito, le mie idee o le proposte del cliente. Poi metto in ordine la mappa mentale, me la stampo in PDF e la raccolgo in questa cartella.

Aggiungo inoltre anche tutti i dati sensibili o le informazioni che mi servono per accedere via ftp al sito, o al blog in wordpress. Creo infatti in questa cartella un semplice file di testo, in cui butto giù tutte le password che il cliente mi passa durante la nostra collaborazione. In questo modo non perdo minuti o ore nel trovare quella specifica password, anche dopo mesi che non tocco più quel progetto.

Lavori realizzati. Spesso mi capita di gestire clienti fidelizzati, con cui collaboro da anni, non solo per un singolo progetto ma per più siti. Con alcune aziende lavoro quasi da quando ho iniziato la mia carriera di web designer freelance.

Proprio per questo motivo per evitare di entrare in confusione, divido la cartella lavori realizzati per data (esempio: novembre-2014 – dicembre 2014). In questo modo, soprattutto quando si tratta di piccole modifiche, posso trovare facilmente le informazioni che mi interessa riutilizzare o che mi servono per portare avanti nuovi progetti.

Lavori da fare. In questa cartella invece aggiungo, sempre per i clienti con cui ho più progetti in corso, una cartella di lavori da aprire e chiudere. Una volta terminato il lavoro, sposto tutti i dati raccolti nella sezione lavori realizzati. In questo modo tengo tutto ordinato e posso caricare nuove informazioni nella cartella lavori da fare di quel cliente.

Puoi creare quindi anche delle sottocartelle all’interno delle cartelle principali. Sviluppa il tuo metodo organizzativo. E’ un processo che richiedere molto tempo, ma ti aiuterà a rendere più facile e veloce la ricerca di vecchi progetti a cui hai lavorato in passato, così come le commesse a cui stai lavorando in questo momento.

Organizza la tua Posta

Usa il tuo account di posta elettronica per archiviare tutti i tuoi lavori da web designer freelance. E’ utile creare delle cartelle nella tua casella di posta. Io uso Gmail con grande soddisfazione. Con la creazione di cartelle all’interno della tua e-mail, sei in grado di recuperare email importanti o messaggi con richieste di preventivo o accettazione di contratti, a colpo d’occhio.

Esempio pratico. Puoi creare diverse cartelle divise per ogni tuo cliente in modo tale che tutta la corrispondenza sia tenuta separata.

Puoi inoltre organizzarti anche delle sottocartelle, in modo da mantenere le informazioni separate. Puoi per esempio raccogliere email generiche di un cliente in una cartella e dividerla poi in sottocartelle che potrebbero essere divise in:

• progetti da completare
• idee e proposte
• progetti accettati
• pagamenti ricevuti
• etc.

Questo ti permetterà di dare uno sguardo al volo alle cartelle e alle sottocartelle in modo da trovare nel minor tempo possibile ciò di cui hai bisogno. Io ad esempio, ho creato una cartella fatture con questo percorso di sottocartelle: fatture > fatture 2014 > fatture di acquisto / fatture di vendita.

Tieni pulito il tuo account di posta. Elimina i messaggi di posta che non leggi, che non ti sono utili o che non sono pertinenti al tuo lavoro. Hai mai pensato di cancellare vecchie cartelle create da tanto tempo che non usi più da una vita? Dai una bella ripulita. Se vuoi salvare dei documenti che reputi comunque da non cestinare, puoi archiviarli anche nel tuo hard disk o in uno spazio su DropBox o su servizi simili. Assicurati inoltre di aggiornare la tua rubrica e mantieni attivi solo i contatti più importanti.

Prova questi tool

Scopri ora invece come questi strumenti possano facilitarti il lavoro di organizzazione:

• Trello. E’ un servizio che ti permette di gestire un progetto da solo o in collaborazione con altri colleghi. Puoi assegnare task e scadenze a tutti i partecipanti al progetto che riceveranno poi una notifica delle modifiche apportate al lavoro in comune. Puoi inoltre usarlo anche come un blocco note avanzato per prendere appunti e archiviare idee.
• Pomodoro. Ottimo metodo per gestire le tue ore davanti al pc. Se perdi tempo in giro per social e non riesci a rispettare le scadenze, hai bisogno di un metodo per lavorare meno ma in modo più intensivo. La tecnica del pomodoro ti permette di dividere le ore in blocchi di lavoro da 25 minuti e pause da 5. Io uso spesso questa tecnica, e se la segui con costanza vedrai risultati immediati.
• BoomerangGmail. Applicazione per gmail che ti permette, tra le tante cose, di programmare dei messaggi da inviare ai tuoi clienti o collaboratori. La funzione più interessante è quella di ricevere delle notifiche quando il mittente riceve il messaggio che hai inviato. Utile per non perdere tempo nell’inviare continui promemeria o nel capire se il tuo cliente ha ricevuto un messaggio importante, come l’invio di un preventivo o l’invito a firmare un contratto.

Quali sono i tuoi metodi di lavoro?

Questi consigli potrebbero sembrare informazioni banali, ma vedrai che se riesci a organizzare al meglio la tua attività, avrai più tempo per trovare nuovi clienti, per dedicarti ai tuoi hobby, ai tuoi amici e alla tua famiglia.

Dopo aver organizzato il tuo metodo di lavoro, è il momento di trovare clienti e progetti entusiasmanti su cui lavorare!

Trova progetti

Oltre alle dritte che ti ho suggerito qui, che metodo di lavoro usi per il tuo lavoro? Parliamone nei commenti qui sotto.