Se hai intenzione di realizzare una presentazione per un evento ma non sei dotato della creatività necessaria per arrivare ad ottenere i risultati sperati potrai seguire dei consigli che ti aiuteranno a termine il tuo lavoro.
Ricordati che l’obiettivo di una presentazione è quello di comunicare al pubblico in modo efficace dei concetti, cercando di tenere viva la loro attenzione dall’inizio alla fine. Se vuoi che un evento, sia online che sul web, diventi un successo, avrai a disposizione alcune regole che permetteranno a quanto presentato di risultare originale e completo.
1. Evita di aggiungere informazioni eccessive alle slide
Innanzitutto, dovrai considerare che chi prenderà parte all’evento non potrà, allo stesso momento, ascoltare le tue parole e leggere tutte le informazioni presenti sulle slide con lo stesso grado di attenzione. Pertanto, è perfettamente inutile inserire nelle diapositive tutto quanto verrà spiegato a voce.
Allo stesso modo, al pubblico potrà risultare fastidioso ascoltare un relatore ripetere esattamente quanto riportato sui documenti mostrati.
Un errore molto comune è quello di considerare una presentazione niente più che un documento. In realtà, quest’ultimo, al contrario delle slide, è concepito per essere recepito anche in assenza di un relatore.
Le slide, pertanto, devono costituire un “supporto visivo” al discorso fatto a parole, ma non devono essere eccessivamente ricche di informazioni. È importante, da questo punto di vista, inserire un concetto per ognuna delle slide proposte, in modo che il pubblico abbia l’opportunità di “focalizzarsi” sui diversi aspetti uno alla volta.
Evita di ricorrere troppo spesso ad avverbi e ad aggettivi, preferendo aggiungerli a voce. Chi assisterà all’evento, infatti, vorrà vivere quanto presentato nelle slide principalmente attraverso le parole del relatore.
Se l’evento prevede un numero esiguo di partecipanti potrai anche decidere di limitare al minimo le parole contenute all’interno delle slide, magari creando due versioni delle stesse; la prima verrà utilizzata per la presentazione dell’evento mentre la seconda, contenente maggiori informazioni, potrai consegnarla ai partecipanti terminato il tutto.
2. Realizza la presentazione in base al pubblico cui è rivolta
Per poter coinvolgere a sufficienza il pubblico dovrai concepire la presentazione non come una “lezione”, ma come una vera e propria performance. Dovrai riuscire a conquistare i presenti e a stupirli; più sarai in grado di coinvolgerli, maggiore sarà il ricordo di quanto avvenuto all’interno dell’evento.
In pratica, sarai tenuto ad ottimizzare la “Audience Experience”; per farlo, prima di creare la tua presentazione dovrai essere in grado di rispondere alle seguenti domande:
- A che pubblico mi sto rivolgendo?
- Perché è venuto ad assistere alla presentazione?
- Cosa vuole sentirsi dire?
- Come posso ottenere la fiducia del pubblico e rendermi comprensibile?
- Che conoscenze ha il pubblico in merito all’argomento proposto?
- Quali sono i maggiori dubbi che il pubblico ha in materia?
- Come posso anticipare le domande del pubblico?
Nel caso in cui non hai la minima idea di chi farà parte del pubblico, dovrai cercare di creare qualcosa che sia in grado di soddisfare diverse tipologie di partecipanti.
Ad esempio, se l’evento nel quale farai da relatore prevede un intervento formativo, ma non sai se la sala sarà riempita da principianti oppure da esperti, dovrai inserire nella presentazione stessa sia informazioni di base che altre informazioni destinate a chi conosce in modo avanzato l’argomento.
Ti troverai costretto ad agire allo stesso modo quando non hai idea se a seguire il tuo intervento saranno manager oppure operatori del settore.
3. La fase di progettazione
Il primo passo per ottenere una presentazione di alto livello sarà quello di puntare in alto, con l’obiettivo di ottenere qualcosa di memorabile. Per tale motivo, prima di sederti al computer per lavorare sulle slide dovrai iniziare dalla fase di progettazione.
Si tratta di un aspetto essenziale che permetterà di affrontare con maggiore facilità e tranquillità tutte le fasi successive. Fare “brainstorming” tenendosi lontani dalla tastiera è il modo migliore per cominciare; saranno sufficienti un foglio e una penna, da utilizzare per appuntare tutte le informazioni che desideri appaiano nella presentazione.
Non è necessario che siano scritte in ordine di importanza o in base alla loro apparizione all’interno delle slide; in questo momento è importante solamente avere sotto gli occhi le informazioni complete.
Una volta terminato rileggerle a voce alta, cercando di far emergere un’idea principale, che dovrà essere compresa e, soprattutto, memorizzata dai partecipanti. Tale idea, per essere efficace, dovrà essere riassumibile in una sola frase e dovrà apparire, al pubblico, come appetibile.
A questo punto potrai mettere in ordine le informazioni scritte in precedenza, provando ad immaginare un’introduzione, una parte centrale e una fase conclusiva. Solo dopo aver operato in questo modo potrai creare uno “storyboard” di quanto verrà mostrato nelle singole slide e, successivamente, inizierai ad utilizzare il computer per dar vita al prodotto.
4. Come prepararsi alla stesura delle slide
In pratica, riassumendo quanto appena indicato, per giungere alla scrittura delle slide dovrai:
- mettere su carta delle informazioni sotto forma di appunti;
- estrapolare da tali appunti un messaggio che si ritiene fondamentale;
- riordinare quanto scritto in precedenza tenendo conto dell’obiettivo;
- creare una storyboard (cercando di visualizzare sia le immagini che i testi);
- mettersi al computer per iniziare a realizzare le slide.
Potrai verificare l’efficienza di quanto realizzato fino a questo punto provando ad “illustrare” la struttura della presentazione in circa 30 minuti, quindi potrai provare a fare la stessa operazione in metà del tempo e, infine, cerca di dimezzare ulteriormente i minuti a disposizione.
Se riuscirai a farlo, questo indicherà che i concetti sono stati ordinati in maniera fluida. Molto probabilmente, chi ascolta, troverà il discorso coerente, poco dispersivo e molto facile da ricordare.
Evita di creare un numero di slide troppo elevato solo per cercare di rendere più lunga la presentazione; infatti, ogni slide deve risultare funzionale all’obiettivo preposto, evitando sia diapositive inutili (o addirittura fuorvianti), ma anche slide che siano completamente fuori tema (o che richiedano uno sforzo eccessivo ai partecipanti per collegarle al discorso generale).
Elimina tutto quello che potrebbe essere in grado di complicare inutilmente il discorso; ricordati che il messaggio finale deve essere compreso perfettamente.
8 passi da seguire per creare una presentazione con slide efficace.
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5. La Cover e il Layout
Un aspetto molto importante all’interno di una presentazione è rappresentato dalla Cover iniziale. Si tratta, infatti, del primo contenuto che viene proposto al pubblico. Dovrai cercare di dotarla di una grafica originale, anche se sarà importante non esagerare, in modo che rimanga in linea con il tipo di evento.
Ancora più importante è la scelta del titolo principale, che dovrebbe essere proposto creando un efficace contrasto con i colori presenti sullo sfondo.
Soprattutto quando l’evento ha per oggetto la condivisione della storia di un’azienda si dovrebbe fare ricorso ad elementi grafici e a colori primari che facciano parte del brand, in modo che quest’ultimo possa essere ben presente nella mente del pubblico dalla prima all’ultima slide. Una volta deciso il layout, questo dovrà essere mantenuto immutato per tutte le diapositive.
6. L’importanza del font e delle icone
Se il layout non deve essere modificato all’interno di una presentazione, l’impiego di diverse tipologie di font ha la possibilità di chiarire maggiormente il contenuto delle slide.
Infatti, sarà possibile rendere visibili i paragrafi, i titoli principali e quelli secondari, dando un’importanza diversa ai contenuti e, allo stesso tempo, rendendo decisamente più accattivante e stimolante la lettura.
Fare ricorso ad un solo font finirebbe per trasformare la presentazione in un documento. Ovviamente, la scelta dei font ai quali fare ricorso dipenderà dalla tipologia di pubblico al quale dovrai rivolgerti, oppure al settore di riferimento.
Tenere conto di tali informazioni sarà fondamentale per capire quale livello di eleganza dovranno raggiungere le tue slide. Potrai fare ricorso anche alle icone, che ti permetteranno di aggiungere dei dettagli utili a far capire in maniera immediata al pubblico di cosa parlano le diapositive.
7. Il ricorso ai Capitoli
Se hai intenzione di proporre una presentazione piuttosto corposa, potrai rendere più semplice la lettura (e quindi la comprensione) delle slide facendo ricorso alle cosiddette “slide di capitolo“. Queste consentiranno di inserire una pausa nel flusso di informazioni.
Ti sarà sufficiente inserire il titolo titolo del capitolo in una slide, arricchendola con elementi grafici e colori e, nelle successive, riproponendo gli stessi elementi per fare in modo che le informazioni contenute possano essere ricollegate allo stesso titolo del capitolo.
8. La cover finale (o di ringraziamento)
Si tratta di un modo di ringraziare il cliente per l’attenzione rivolta nel corso della presentazione. Soprattutto quando si è trattato di un discorso piuttosto lungo, con decine di slide, inserire una diapositiva nella quale è presente un testo di ringraziamento (in genere si tratta di una breve frase), ed eventualmente inserendo un’immagine sullo sfondo, farà sicuramente piacere ai partecipanti.
Ricordati di scrivere, nella stessa slide, i riferimenti tuoi e quelli della tua azienda. Si tratta di un modo originale per concludere un evento che dovrai abituarti ad utilizzare anche per le presentazioni che avrai intenzione di proporre in futuro.
Per rendere la tua presentazione ancora più efficace potrai fare ricorso al prodotto presente su questa pagina. Ti consentirà di avere a disposizione un esperto in formattazione, che riuscirà ad organizzare nel modo migliore le informazioni, rendendo la tua presentazione memorabile per chi parteciperà.
In pratica, ti verranno offerte fino ad 8 slides di presentazione, con una revisione, con l’opportunità di aggiungere servizi extra.
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